ohs管理體系文件資料控制程序
ohs管理體系文件和資料控制
組織應建立并保持程序,控制本標準所要求的所有文件和資料,從而確保:
(1)它們能夠被恰當定位;
(2)對它們進行定期評審,必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性;
(3)職業安全健康管理體系的關鍵崗位,都能得到有關文件和資料的現行版本;
(4)及時將失效文件和資料從所有發放和使用場所撤回,或采取其他措施防止誤用;
(5) 法律、知識性文件和資料,予以適當標識并保存。
1.理解要點
對ohs管理體系文件的管理,如文件的標識、分類、歸檔、保存、更新、處置等等,是文件控制的主要內容。文件的保存要有一定場所,有專人保管,并有一套機制保證文件的時效性。過期作廢的文件要及時收回處置,新的文件要及時到達使用者手中,文件控制是對整個體系所有文件的控制和要求,為了實施對文件和資料的控制,除管理手冊和程序文件外,還應有適當的支持文件。組織可結合自己的特點和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發文件登記表等。文件控制在iso9000系列中已有較嚴格的要求,可參照執行。
另一方面,ohs管理體系著重在體系的運行和危險因素的有效控制,而不是建立過于繁瑣的文件控制系統,在建立體系和運行體系中要注重實效。
2.審核要點
1)組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序,是否對有關的文件包括相關方的資料都實施了控制(如:是否建立ohsms文件和資料管理程序、設計文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等)。
2)是否能保證體系運行的各個重要崗位,都能及時得到相應文件的現行版本。
3)不論出于什么原因而保留的已作廢文件,是否都進行了適當的標識和管理。
4)文件的收發、復制、歸檔是否都有編號,有責任人員簽字。
5)文件更改、修訂是否有原審批部門審批。
6)文件發布前是否由授權人員審批其適用性。
7)文件修訂時,是否制定了相應記錄和更改清單或一覽表。
