印章介紹信使用管理規定范本

印章介紹信使用管理規定范本

印章、介紹信使用管理規定

為了規范公司印信的使用程序,明確印信的管理與使用責任,避免誤用印信給公司造成經濟損失和法律責任,特制訂本管理規定:

一、印章的使用與管理

1、公司印章的種類及保管

公司的公章及合同章由公司指派綜合辦專人負責保管使用;財務專用章、法定代表人章以及收款專用章由財務部負責保管使用;公司各部門的印章由所屬公司負責保管使用。

2、使用印章的審批程序

(1)、凡需加蓋公司公章時,先填寫《用印審批表》,經部門負責人、主管經理、總經理批準簽字后,持《用印申請表》或經總經理簽批的文件到綜合辦辦理蓋章手續。

(2)、加蓋合同印章時,憑借總經理簽批后的《合同會簽單》到綜合辦辦理蓋章手續。

(3)、公司公章、合同章原則上不得拿離公司使用,如有極特殊情況,必須拿離公司時,須填寫《印章離司申請表》,經總經理批準簽字后,有關人員在印章保管人的陪同下方可將印章拿離公司使用。

(4)、公司其它印章的使用程序按照印章保管部門制定的使用規定執行。

3、印章保管人的工作要求

(1)、所有需要加蓋印章的文件,只有見到總經理簽字后方可加蓋,若因總經理外出而無法履行審批程序時,只有取得口頭同意后,方可加蓋印章,并要在事后補簽《用印審批表》。

(2)、印章保管人對沒有公司總經理簽字的用印申請,有權予以拒絕加蓋印章。

(3)、印章保管人不得委托他人代辦蓋印。不準在空自信件上蓋印,不準沒經批準加蓋印章。

(4)、凡在落款處加蓋印章時,必須騎年蓋月。

(5)、與外單位的合同、協議等文件,篇幅超過兩頁者,要加蓋“騎縫章”。

(6)、印章保管人應做好印章的保管工作,平日隨用隨鎖,假日加封,嚴防私用、盜蓋用公章,如因保管人工作失職,給公司造成損失和不良影響的,公司將追究其行政責任和經濟責任。

(7)、印章保管人需對《用印審批表》進行登記,編號及存檔。

4、其它

(1)、加蓋印章的文字材料的行文。格式必須符合有關規定要求。

(2)、新使用印章在啟用前,應將啟用時間、印章式樣通知公司有關部門。

(3)、當印章報廢,停止使用時,應將原件及時上交公司,并向有關部門及時通報,說明原因,標明停用印模,停用時間。公司須及時收回廢用印章,銷毀或歸檔封存。

(4)、印章遺失時,除要立即報告公司領導和公安機關備案外,還應依法公告作廢。

二、介紹信的使用與管理

1、介紹信的印制

(1)、公司介紹信由綜合辦負責印制。

(2)、印制的介紹信,應按照統一格式設計,經公司經理會審核備案后,可以安排印刷、使用。

2、介紹信僅為本公司員工外出開展業務時證明本企業員工身份和擬辦業務時使用,不可以作為其它事項的證明材料。

3、介紹信的保管和使用

(1)、介紹信由公司綜合辦設專人保管,實行使用審批制度。

(2)、公司各部門及所屬公司員工到外出開展企業經營范圍內的工作業務時,經過所在部門負責人和主管經理簽字同意后憑《介紹信使用審批單》,到公司綜合辦開具介紹信。介紹信使用審批單與介紹信存根一起存檔。

(3)、介紹信使用審批單上應寫明對方單位名稱,本單位外出人員姓名、人數。具體業務內容和介紹信有效期限。

(4)、使用介紹信要蓋兩處公章,一處蓋在介紹信存根連接線上,一處蓋在落款上。

三、本規定由公司綜合辦負責解釋。

四、本規定自下發之日起實施。