第1篇 檔案管理工作程序
1.目的
為全面加強物業集團系統檔案管理工作,確保物業集團各類檔案資料(材料)的充分、有效利用,特制定本制度。
2.范圍
本規定適用于物業系統所有檔案的管理。
3.職責
物業集團行政管理總部是物業系統檔案管理的職能部門,所屬各單位及各部門是檔案管理的執行部門。
4.0工作內容
4.1 定義:物業集團檔案是指物業系統在企業發展過程中形成的具有查閱利用價值的、各種形式(紙質、電子、聲像、實物等)的行政文書、資質證件、經濟合約函件、業戶資料以及音像圖表等檔案資料(材料)。
4.2 機構設置
4.2.1 物業集團本部設立專門的檔案室,隸屬于行政管理總部。
4.2.2 物業集團所屬各物業公司(管理處)經報批可設立自己的檔案室,隸屬于行政管理部。
4.2.3 物業集團本部各部(室)不設立專門的檔案室。
4.3 管理體制
4.3.1 物業集團本部檔案室接受恒大集團檔案管理中心的業務指導;負責指導所屬各物業公司(管理處)檔案室的工作;負責物業集團本部檔案的具體管理工作。
4.3.2 各物業公司(管理處)檔案室接受所在單位行政管理部的行政領導和管理,業務上接受檔案管理部門監督和指導。
4.3.3 物業集團全質辦為檔案管理的督察機構。
4.3.4 為保證檔案管理的實效性,物業集團根據實際需要,可成立檔案鑒定小組。
4.4 人員配備及要求:
4.4.1 各級檔案管理機構根據檔案的數量、工作量,本著精簡、高效的原則,配備相應的檔案管理人員。物業集團檔案室專職1人,所屬物業公司(管理處)檔案室為兼職1人。
4.4.2 檔案管理(兼職)人員要由工作認真、責任心強、具有本專業知識和相應工作經驗的大專以上人員擔任。
4.4.3各級檔案管理人員應保持相對穩定。如因工作變動或離職,必須在相應行政管理部門負責人的監督下做好交接手續的辦理工作。
4.5 物業集團檔案室的工作職責
4.5.1 參照國家有關標準和規定,結合集團公司有關規定,制定物業集團的檔案管理辦法,制定物業集團本部檔案管理的實施細則,并組織實施;
4.5.2 收集、整理、保管物業集團本部的檔案::,并做好檔案鑒定、統計和利用工作;
4.5.3 監督和指導所屬各單位檔案室的檔案管理工作;
4.5.4 根據需要組織開展業務知識培訓,開展經驗交流;
4.5.5 承辦有關檔案管理工作的其他事宜。
4.6 下屬單位檔案室的職責
4.6.1 認真落實和執行物業集團檔案室和本單位有關檔案管理的規定和辦法,制定本單位檔案管理實施細則,并組織實施;
4.6.2 收集、整理、保管本單位的檔案,并做好檔案鑒定、統計和利用工作;
4.6.3 根據需要組織相關人員的業務培訓;
4.6.4 承辦有關檔案管理工作的其他事宜。
4.7 歸檔范圍:凡物業系統在生產經營活動中產生的有備查和持續利用的檔案資料(見定義)均應歸檔。
4.8檔案管理
4.8.1歸檔要求:
1)檔案管理人員應及時督促文秘人員,對已辦理完畢、有留存價值、使用頻率趨低的檔案資料(材料)向檔案室移交;
2)各類檔案原則上要求在辦理完畢后兩個月內及時組織歸檔。個別檔案已辦理完畢而使用頻率較高者,可適當延期歸檔,但必須由所在(使用)部門知會檔案室,并嚴加保管。
3)歸檔的文件材料應當完整、準確,按照實際情況進行科學分類,組成保管單位(卷、冊、袋、夾等),填寫保管單位封面和目錄;
4)歸檔的文件材料應當質地優良,字跡工整,規格統一。填寫歸檔文件材料應當使用毛筆或不褪色鋼筆,使用標準簡化字。
5)歸檔的文件以“件”為單位,正文與原稿、正件與附件、請示與批復、來函與復函要同時存檔;文件前附有領導及相
關人員批辦意見、簽名的公文處理單,要正確裝訂后,隨同文件一同存檔。
6)行政文書歸檔數量為一式三份,其他檔案材料根據實際情況確定留存份數。
收歸的檔案要確保原件歸檔。個別確實難以追回原件的檔案資料(材料),要及時保留復印(制)件;對于十分重要、珍貴、奇缺的檔案 資料(材料)要及時備份,將復印件或復制品一同歸檔。
4.8.2管理要求:
1)檔案室按照規范,并提出初步意見,將移交的檔案資料(材料)或需要鑒定的現有檔案交由行政管理部門、檔案移交部門、全質辦以及公司領導組成的鑒定小組進行鑒定,確定保存期限,決定解、降密級的事項,并確保檔案管理內容的有效性等。
2)編制檔案目錄和檢索工具應以便于查找為原則,力求科學簡便,規范標準。
3)檔案室內要做到庫房布局合理、清潔、整齊。
4)除檔案室工作人員外,其他人員不得隨意進入檔案庫房。確須進入庫房,經集團主管領導批準后方可進入。
5)存放檔案必須有適宜的設備和庫房,采用防盜、防火、防潮、防光、防有害生物和污染等必要的防護措施,使檔案庫房溫濕度符合規定標準,以維護檔案的完整和安全。
6)庫房內嚴禁吸煙和存放易燃品及其它雜物。
7)每年應對庫存檔案的數量、質量和保管情況進行一次檢查,發現問題時向主管領導匯報,采取積極有效措施,保護檔案安全。
8)檔案管理工作要在提升傳統管理方法的基礎上,應用現代管理手段和方法,即采用計算機管理,便于檢索、利用。
4.9 檔案的利用與銷毀
4.9.1 檔案查閱必須在檔案管理人員指定的位置進行查閱,查閱須有檔案管理人員在場;
4.9.2 檔案的借用或查閱,以復印件優先為原則,即復印件能夠利用者,盡量使用復印件,但對復印件同樣要加強管理;
4.9.3 檔案借用必須嚴格按照規定辦理借用手續。
4.9.3.1 普通檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單),并經本單位(部門)負責人簽字,檔案室負責人審批后,方可借出。
4.9.3.2 秘密、機密檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單),并經本單位(部門)負責人簽字,檔案室負責人審核,所在單位(部門)主管領導審批后,由借用單位(部門)助理級以上人員借出。
4.9.3.3 絕密檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單),并經本單位(部門)負責人簽字,檔案室負責人審核后,所在單位(部門)主要領導審批,由借用單位(部門)負責人借出。
4.9.4 外借檔案的歸還時間,由各級檔案管理機構在檔案借用單中予以明確,原則上在三天內及時歸還。個別特殊原因需延期歸還者::,須在檔案借用最后期限(借用第三天)辦理延期歸還手續,并說明延期使用理由,否則公司要給予相關責任人一定的經濟處罰和紀律處分。
4.9.5 延期歸還手續按照借用檔案的密級和程序進行辦理。
4.9.6 檔案歸還時,檔案管理人員要認真對歸還檔案進行檢查,如發現檔案被轉借、拆撕、抽換、污損和散失,應及時報告,采取補救措施,并予以追查。
4.9.7 檔案銷毀,物業集團本部檔案由行政管理總部提出銷毀意見并附上銷毀清單,經鑒定確無保管價值的檔案,應登記造冊,領導審查批準后,予以銷毀;下屬單位檔案室檔案的銷毀,必須向物業集團行政管理總部專題報告,核查確認后,方可在指定地點銷毀。
4.9.8 銷毀檔案時,應由物業集團全質辦人員在場監銷。檔案銷毀后,監銷人在清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并簽名蓋章,銷毀清冊由檔案室留存。
4.10 檔案室保密規定
4.10.1檔案工作人員要嚴格遵守公司有關保密規定,維護檔案的完整和安全。
4.10.2 按照檔案文件密級劃分范圍,控制借閱范圍。
4.10.3 查閱檔案人員,未經許可,不準私自抄錄和復制,不準攜帶外出,更不準擅自將檔案轉借他人。一旦發現有違反規定者,公司將對相關責任人進行嚴肅查處。
4.10.4 查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱。
4.10.5 檔案室內檔案柜應做到隨開隨鎖。
4.10.6 檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發現失密、竊密情況,應及時報告主管領導,查明情況嚴肅處理。
4.11 檔案密級劃分
4.11.1 集團各類已注明密級的行政文書,按照已劃定保密級別進行管理;
4.11.2 尚未明確的各種檔案資料(材料::)按照以下劃分
進行管理:
a. 絕密文檔,包括集團董事局重要的決議、決定,董事局有關股權與人事組成情況,中層以上人員人事檔案、極其重要的經營報表和財務報表、極其重要的合作協議,上級重要批示、公司章程。
b. 機密文檔,包括公司重要的證照、公司合同,商洽性文件、呈請性文件、函、證明、業戶資料、工程合同、行政合同、申報表、審核書、規劃資料、各種協議、規劃設計圖、施工圖紙(含變更資料)、預算書、結算審核表、施工方案、各類測試報告、竣工驗收資料、會計憑證、會計帳簿、人才履歷材料、員工登記表、晉升審批表、調資審批表、各類契約、銀行按揭資料、住戶資料、音像資料、照片資料。
4.11.3 秘密文檔,包括需要保密的通知、決定、決議、會議紀要、年度計劃、總結、公司各種制度及條例等。
4.11.4 其他普通檔案。
4.12 監督和獎罰
4.12.1 監督檢查:
4.12.1.1 物業集團全質辦為公司檔案管理和利用的日常監督部門,接受所有員工對公司檔案管理和利用情況的監督投訴。
4.12.1.2 每年3月初,由物業集團行政管理總部會同全質辦對各單位檔案管理情況進行全面檢查。
4.12.2 獎罰:
4.12.2.1物業集團每年對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻的部門、個人給予表彰和獎勵;
4.12.2.2因檔案管理不當、使用不當,給單位造成損失的單位、部門及其責任人,公司要給予相應的經濟處罰和行政紀律處分;
4.12.2.3具體獎罰措施和標準在各級檔案管理機構制定的實施細則中予以明確。
4.13 附則
4.13.1 下屬單位檔案管理部門根據實際情況制定檔案管理實施辦法(細則),并報物業集團行政管理總部備案。
4.13.2 本制度由行政管理總部負責解釋。
5.0 相關文件
無
6.0 記錄表格
第2篇 公司企業職工檔案管理工作規定
企業(公司)職工檔案管理工作規定
第一章總則
第一條為加強企業職工檔案管理,有效地保護和利用檔案,提高科學管理水平,為社會主義現代化建設服務,根據《中華人民共和國檔案法》有關規定,制定本規定。
第二條企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據,是國家檔案的組成部分。
第三條企業職工檔案工作,在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下,由勞動主管部門領導與指導,實行分級管理,同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。
第四條企業職工檔案管理工作必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度。
第二章機構和職責
第五條職工檔案由所在企業的勞動(組織人事)職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位,檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。
第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當地勞動行政部門代為保管。
第七條職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業綜合檔案部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業綜合檔案部門按規定向有關檔案館移交。
第八條企業職工檔案管理部門的職責:
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續;
(四)登記職工工作變動情況;
(五)為有關部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)定期向企業檔案室(館)移交檔案。
(八)辦理其它有關事項。
第三章檔案的內容
第九條企業職工檔案的內容和分類:
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料);
(五)政審材料;
(六)參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料;
(七)獎勵材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動合同,調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章檔案的收集、保管和銷毀
第十條職工所在企業的勞動(組織人事)職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十一條立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條企業職工檔案材料統一使用十六開規格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
第十三條按規定需要銷毀檔案材料時,必須經單位主管檔案工作的領導批準。
第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規格實行統一的制作標準(見附件一)。
第十五條嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者,應視情節輕重,嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的,要依法處理。
第十六條職工檔案管理單位應建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章檔案的提供利用
第十七條因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規定:
(一)查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業職工檔案的單位,應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應事先提交報告,說明理由,經企業或企業受權的主管檔案工作的領導批準,嚴格履行登記手續,并按期歸還。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者,應視情節輕重予以批評教育,直至紀律處分,或追究法律責任。
(六)因工作需要從檔案中取證的,須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。
第六章檔案的轉遞
第十八條企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準備錄用的,其檔案由原所在單位保管。
第十九條轉遞檔案應遵守下列規定:
(一)通過機要交通或派專人送取,不準郵寄或交本人自帶。
(二)對轉出的檔案,必須按統一規定的“企業職工檔案轉遞通知單”(見附件二)的項目登記,并密封包裝。
(三)對轉出的材料,不得扣留或分批轉出。
(四)接收單位收到檔案經核對無誤后,應在回執上簽名蓋章,并將回執立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問,以防丟失。
第七章附則
第二十條本規定由勞動部負責解釋。
第二十一條本規定自下達之日起執行。各省、自治區、直轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則。
第3篇 檢疫局檔案工作管理辦法
檢驗檢疫局檔案工作管理辦法
第一章 總則
第一條 為進一步加強*檢驗檢疫局(以下簡稱'*局')檔案管理工作,充分發揮檔案在檢驗檢疫工作中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)的有關規定,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案,是指本局在工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄(文書、科技、會計、聲像等各類檔案)。它是檢驗檢疫系統機關職能活動的重要查考依據。
第三條 *局的檔案工作,是維護本局歷史真實面貌的重要工作,是機關工作的組成部分,對提高工作效率和質量有重要作用。
第四條 *局檔案工作實行統一領導,分級管理的原則。在工作活動中形成的檔案均由局檔案室統一管理。*局檔案工作受國家質檢總局和*省檔案局的指導、監督和檢查。
第五條 檔案室必須加強對檔案工作的領導和科學管理,建立健全各項規章制度,提高工作質量,保證檔案工作的規范性、系統性和延續性。
第六條 對在檔案工作中成績顯著的單位和個人,應給予表彰和獎勵;對工作失職,造成損失的,要追究責任,給予一定行政處罰,構成犯罪的,按《檔案法》有關法律責任的規定進行處理。
第二章 檔案工作機構和職責
第七條 *局檔案室負責指導、監督、檢查局機關及下屬各分支機構檔案管理工作,各分支局、企事業單位應配備專職或兼職檔案人員管理本單位的檔案工作。
第八條 檔案工作的基本任務是:
(一)宣傳貫徹《檔案法》及有關規定,提高干部職工的檔案意識及檔案工作管理水平。
(二)負責管理*局的全部檔案,建立科學的管理制度,做好檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索及編研工作,積極提供利用,為檢驗檢疫各項工作服務。
(三)指導文書或業務部門文件材料的立卷歸檔工作,并按規定時間向檔案室移交。
(四)對分支機構的檔案工作進行指導、監督和檢查,負責對專兼職檔案人員的業務技能培訓。
(五)加強檔案現代化建設,負責檔案數據庫的建立、完善和維護。
(六)進行檔案的鑒定工作,對已超過保管期限的檔案提出存毀意見。
(七)收集、整理、保管與本局工作活動有關的參考材料。
(八)貫徹執行黨和國家的保密制度,確保檔案安全。
(九)定期向檔案館移交檔案。
第九條 各級檔案人員要堅持黨的路線,認真執行黨和國家的各項方針、政策,熱愛檔案事業,刻苦鉆研業務知識,努力提高政治思想覺悟和業務水平,以保證檔案工作的順利進行。
第三章 文件資料的立卷、歸檔
第十條 *局在工作活動中形成的具有保存價值的文件資料,均由文書人員收集齊全,分類整理、立卷,按規定時間(次年第二季度)向檔案室移交,集中統一保管,任何單位或個人都不得將應歸檔的文件資料據為己有。移交檔案資料時應填寫*檢驗檢疫局檔案移交清單(見附件1)。
第十一條 文書人員應在次年五月底前將上一年度應歸檔的文書檔案移交檔案室;其他門類和載體的檔案接收,按有關規定執行。
第十二條 文件整理原則是:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件材料之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。具體應做到:
(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
(二)歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復制件為一件,轉發文與被轉發文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件。
(三)歸檔文件應按件裝袋。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發文在前,被轉發文在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。
(四)分類。歸檔文件采用年度--機構(問題)方法分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
(五)排列。歸檔文件應在分類方案的最低一級目錄內,按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
(六)編號。歸檔文件應依據分類方案和排列順序逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。
(七)編目。歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
(八)裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
(九)歸檔文件材料要去掉金屬物,對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱。
(十)歸檔文件目錄、備考表、檔案盒、檔章的格式,按照《歸檔文件規則》(da/t22-2000)執行。其他門類和載體的檔案格式,應按有關規定執行。
第十三條 應根據檔案的來源、產生時間、內容和形式的不同進行科學分類、系統排列。文書檔案按年度--組織機構進行分類;科技檔案按項目進行分類;聲像檔案、實物檔案按年度--載體形式分類;會計檔案按年度--名稱進行分類,設備檔案按儀器設備項目進行分類。
第十四條 *局文書檔案的保管期限,分為永久和定期.定期一般分為30年.10年?？萍紮n案保管期限,分為永久、長期、定期三類。會計檔案保管期限分為永久、定期二類。定期保管期限分為五年、十五年、二十五年三類。聲像檔案、實物檔案的保管期限分為永久、定期二類。
第四章 檔案的管理、鑒定、銷毀和移交
第十五條 *局在工作活動中形成的全部檔案為一個全宗。檔案室按照有關規定,科學合理地分類、整理和保管。
第十六條 檔案部門應建立健全檔案規章制度,做好檔案的保管工作。
第十七條 采用科學的方法做好檔案材料的保管工作,以確保檔案材料的安全和最大限度地延長檔案的壽命。檔案材料如有破損或字跡模糊,應及時進行修補或復制。
第十八條 根據保存檔案資料的數量,設置必需的檔案庫房和柜架,做到檔案庫房、辦公用房、閱檔室三分開。庫房要堅固,并配有通風、防盜、防強光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等設施。檔案庫房溫度要保持在18-24℃,相對濕度保持在40-60%?？筛鶕n案工作需要,增配復印機、計算機、碎紙機、溫濕度計、加濕器、去濕機、吸塵器、空調設備;還應逐步增置照相機、碎紙機和掃描儀、刻錄機等設備。
第十九條 檔案庫房應由專人負責管理,并建立定期檢查和清點制度。
第二十條 應不斷加強檔案信息化建
設,實現檔案一體化,以提高檔案的科學管理水平和服務效率。
第二十一條 檔案室應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。檔案鑒定工作,應在辦公室負責人的主持下,由檔案室和有關處室組成鑒定小組共同進行。凡經過變動的案卷,都應將鑒定工作的情況(包括剔出文件內容、鑒定時間、經辦人姓名等)在案卷備考表上注明。
第二十二條 鑒定工作結束后,應提出檔案鑒定工作報告,對確無保存價值的檔案進行登記造冊,經本局領導審批后,予以銷毀。
第二十三條 銷毀檔案時,必須嚴守保密制度,指定兩人負責監銷。監銷人在完成任務后,要在銷毀清冊上簽字,并注明'已銷毀'字樣和銷毀日期。
第二十四條 單位撤銷、合并或有重大變動時,其檔案材料應由原單位按規定整理好,向上級檔案部門指定的單位移交。
第二十五條 臨時機構形成的檔案,在工作結束后,必須進行系統整理,向檔案室移交。
第二十六條 檔案工作人員調動時,必須在離職前將所整理的檔案數量和狀況交代清楚,履行簽字手續,辦好交接工作。
第五章 檔案的利用
第二十七條 檔案工作人員應積極開展檔案的編研、開發和綜合利用工作,為本局各項工作服務。
第二十八條 檔案利用工作應嚴格按規定執行,根據檔案密級程度,確定不同的利用范圍及審批手續。查閱檔案需填寫*檢驗檢疫局檔案查閱申請單(見附件2),經領導審批后方可查閱。查閱黨組會議記錄須經黨組書記批準,查閱文書、聲像、基建檔案須經辦公室主任批準,查閱科技檔案須經科技處處長、辦公室主任批準,會計檔案只有財務工作人員經財務處處長批準方可查閱。
第六章 附則
第二十九條 各分支局及*局所屬企業可根據本辦法,結合具體實際,制定本單位的檔案管理辦法,同時報*局備案。
第三十條 本辦法由*局辦公室負責解釋。
第4篇 煤礦采煤工作面經濟技術檔案管理辦法
一、成立經濟技術檔案管理領導小組
組長：礦長
副組長：總工程師、經營礦長
成員：生產技術科科長、企管科科長、機電科科長、人勞科科長、調度室主任、安檢科科長
工作人員：生產技術科采煤、掘進、防治水、一通三防、設計等相關專業人員，企管科、機電科、人勞科、調度室、安檢科等相關專業人員，生產區隊技術副隊長(技術員)等。
二、經濟技術檔案建立的內容
(一)概述
經濟技術檔案共分三部分內容，十個方面的檔案。三部分內容分別為圖紙、基礎資料和分析總結。十個方面的檔案分別是：1.設計檔案;2.支護與巷修檔案;3.日常技術管理檔案;4.防治水檔案;5.“一通三防”管理檔案;6.安全管理與生產組織檔案;7.經濟成本檔案;8.勞動工資檔案;9.機電設備管理檔案;10.煤質管理檔案。
(二)圖紙
各種圖紙要編號管理，涵蓋設計、掘進、防治水、安裝、回采、回撤期間的各種圖紙。
1.設計圖紙
設計方面的圖紙以1開頭，包括工作面設計圖、設計變更圖、斷面支護圖、生產系統圖。
2.掘進圖紙
掘進方面的圖紙以2開頭，包括施工圖。
3.防治水圖紙
防治水方面的圖紙以3開頭，包括底板改造設計平面圖、瞬變電磁物探視電阻率剖面圖、瞬變電磁物探異常區分布及注漿成果圖。
4.機電設備安裝、拆除圖紙
機電設備安裝、拆除方面的圖紙以4開頭，包括設備安裝布置圖、供電系統圖。
5.回采圖紙
回采方面的圖紙以5開頭，包括工程平面圖、生產期間的構造變化平面圖、剖面圖、停采線圖。
6.一通三防圖紙
一通三防方面的圖紙以6開頭，包括通風系統圖、防塵系統圖、監測與監控系統圖。
(三)基礎資料
基礎資料涵蓋生產期間的規程和安全技術措施、各種原始記錄、各項費用的投入、統計等，要求以日常工作為主，保存好日常作業規程、安全技術措施、工作日志、地質構造或生產條件發生改變的相關記錄，收集整理平時下達的通知單、整改單、驗收單等。建立日常發生的各種費用，包括材料、人工的統計臺帳，各工作面各個時期的相關經濟技術指標、統計臺帳。
1.設計資料
包括地質說明書、設計說明書、地質條件變化的勘察資料。
2.掘進資料
包括掘進作業規程的匯編，地質說明書，相關通知單、整改單、驗收單，材料費用統計臺帳，掘進巷道變化量統計卡片，記錄掘進工作面的軌順、皮順、開切眼以及改造巷的巷道長度、規格、用途、施工工期、起止時間。負責統計掘進巷道的煤巖類別、掘進頭數。
3.回采資料
包括地質說明書、回采期間的規程、措施，各回采單位建立的基礎臺帳，詳細記錄生產中的各月份生產經濟技術指標，工作面基本情況，生產期間材料費用統計基礎資料。相關科室要有各采煤工作面的匯總資料，包括：(1)工作面基本情況：工作面走向長度、傾斜長度、儲量、可采期、起止時間。(2)工作面經濟技術指標：煤層厚度、采高、循環產量、日產量等。(3)工作面月份產量完成指標：實際完成情況、最高、最低、平均單產等。(4)工作面月份質量標準化情況。
4.防治水資料
包括底板改造設計說明書、鉆孔變更施工通知單、工作面各鉆場施工評價、工作面各鉆場技術經濟分析評價。
5.一通三防資料
包括各階段通風構筑、通風設施、瓦斯、煤塵情況的相關數據和材料費用統計臺帳。
6.安全管理資料
包括：(1)不同支護方式下的不良操作習慣記錄;(2)建立各采掘工作面各階段安全隱患記錄;(3)建立各采掘工作面各時期質量標準驗收情況(由生產科負責提供);(4)建立各采掘工作面安全處罰記錄;(5)建立各采掘工作面各時期出現的各級別人身事故記錄。
7.經濟成本資料
建立基礎臺帳，每個工作面的材料費用消耗都要建立臺帳，分層次并分明細記錄配件、支護材料與支護用品、火工品、大型材料、建工材料、其它材料、專用工具消耗、修理費、租賃費等，并且要有合計，各種材料消耗要有地點、時間。不同工作面不能混淆。企管科要有匯總表、分月費用、分單位分地點記錄的臺帳。
8.勞動工資資料
工作面掘進、防治水、工作面安裝、回采、工作面回撤各階段(包括措施工程，如：拉底、擴幫、鋪道等相應措施工程量、工數、工資)，各月份的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數，以及從掘進到回采結束累計的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數。要求各時間點的統計要準確無誤。
9.機電設備管理資料
各安裝與拆除工作面的臺帳、生產工作面的設備臺帳，安裝、拆除工期，材料、費用統計臺帳。
10.煤質管理資料
統計各采煤工作面從安裝到回撤結束各階段的煤質指標、獎罰情況、責任人以及工作面影響煤質的構造、頂底板巖性特征、涌水情況的資料，各月份煤質計劃與完成情況的統計。
(四)分析總結
分析總結，涵蓋工作面從設計到施工再到回撤各階段遇到的各種技術管理和經營情況的分析總結，以日常遇到的生產條件、構造變化、環境改變和月份分析資料為基礎，在工作面結束后再進行全面的分析總結，分析要做到具體細致，分析出原因;分析要找出同一性和特殊性，要有定量和定性的分析?？偨Y要有結論，總結工作面在各個生產階段的科技創新及技術成果應用情況，總結出工作面各階段的亮點和不足，有哪些值得推廣的經驗，哪些問題要避免發生?；夭山Y束后要對工作面產生的經濟效益做出評價。
三、建立經濟技術檔案的職責分工
經濟部分以企管科為主，負責每個階段費用統計分析，相關科室(人勞科、機電科、調度室、安檢科、生產技術科)和生產區隊配合共同完成;人勞科負責各階段的人工費、人員效率統計分析;機電科負責各階段的設備管理，工作面安裝、回撤方式、工藝過程、設備布置等的分析總結;調度室負責全過程煤質指標、措施、系統的煤質管理分析總結;安檢科負責從掘進到工作面回撤結束各階段安全隱患統計、事故分析及其他安全管理事項;生產區隊要建立基礎臺帳與階段分析總結。技術部分以生產技術科為主，包括設計、掘進、采煤、防治水、一通三防等專業的技術管理，以及從工程設計、施工工藝到生產過程技術管理的分析總結，相關科室(調度室、機電科)和生產區隊配合共同完成。
(一)經濟部分
經濟部分由企管科總體負責，生產技術科、機電科、安檢科、調度室、人勞科、生產區隊等部門配合，各部門分工如下：
1.生產技術科負責范圍
生產技術科負責統計工作面掘進、底板注漿、工作面安裝、回采、拆除等各階段發生的火工品、支護材料、木材、建工材料以及各階段的累計消耗，分析與計劃和其他工作面相比較費用超、節原因，成本變化的關鍵點，技術原因對成本的增加和減少有何影響，如何控制與管理。
2.機電科負責范圍
提供回采工作面的安裝與拆除工期，并與相似的其它工作面進行比較，分析工期變化的原因。負責統計工作面掘進、底板注漿、工作面安裝、回采、拆除的月份電費、設備租賃費、修理費、油脂消耗、配件、大型材料消耗、專用工具消耗，以及各階段的累計消耗。分析比較各階段費用發生變化的原因，一次性投入情況，與計劃和其它工作面相比較費用超、節原因，成本變化的關鍵點，技術原因對成本的增加和減少有何影響，如何控制與管理。
3.安檢科負責范圍
負責統計工作面從掘進到拆除結束各階段的質量標準化達標及考評情況，以及輕傷、重傷級別事故和非傷亡事故;分析從掘進到拆除每個生產階段存在的安全隱患，相關責任的落實，以及與其它工作面比較吸取的教訓和成功經驗。
4.調度室負責范圍
負責從掘進到回采各月煤質計劃和完成情況的統計。煤質管理責任制貫徹落實情況，重點分析落實過程中存在問題及管理重點，各月煤質管理的獎罰情況及分階段累計情況，分析影響煤質好壞的原因，有什么好的方法可借鑒，比較相似工作面煤質指標情況。
從工作面掘進到拆除結束期間，詳細記錄生產組織安排，對生產中事故影響時間及發生事故的次數，要分類別、分單位統計，將本工作面事故發生的原因、影響時間進行分析，與其他工作面對比應該如何加強生產組織管理，并存在哪些不足和借鑒。從生產工藝、運輸系統、地質條件、生產組織上進行分析。
5.人勞科負責范圍
工作面掘進(包括車場、鉆場部分)、底板注漿、工作面安裝、回采、拆除各階段和各月份的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數，以及從掘進到回采結束累計的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數，并與條件相近工作面進行比較，分析各階段人員、工資、效率增減原因，所采取的工作制對生產效率、工資、工數變化有何影響，有哪些有效辦法和值得推廣借鑒的經驗。
6.生產區隊負責范圍
各生產區隊(采煤隊、掘進隊、通風隊、探防隊)在日常生產中要建立經濟技術管理檔案。工作面所發生的各種費用在下一個月5號前報送企管科(人工費用可到15日報送)。
7.企管科負責范圍
根據施工單位報送資料及有關科室提供資料，對掘進、底板注漿、安裝、回采、拆除各階段的費用進行綜合分析，并與相鄰或相似工作面比較取得的經驗及存在的不足。
(1)掘進成本分析。要將每米人工費、每米直接材料費、每米巷道全部成本，噸煤分攤費用，掘進出煤產值，掘進期間各項費用控制與管理辦法，起到什么效果，與其它相似掘進巷道比較費用的增減原因進行分析。
(2)注漿成本分析。噸煤注漿費用總成本，并與其它相近工作面注漿費用比較，分析出注漿費用的增減情況。
(3)回采成本分析。回采階段要分析定額的科學性，定額與實際發生的差別，直接材料費、間接材料費、分攤材料費以及電力、租賃費、修理費對成本的影響，哪些因素影響較大，哪些是降低成本的主要原因，各占多大比例，工作面拆除結束后要有總體評價，得出投入產出比、盈虧情況、噸煤成本的具體值，本工作面值得總結的經驗和不足，今后在生產經營中如何控制。
(4)安裝與拆除階段要分析工作面的費用投入情況，與其它工作面比較費用、工期有哪些變化以及變化原因。
(5)一通三防成本分析。從開始掘進到回采結束期間監測監控設施及構筑通風設施的費用投入情況，并與其它相近工作面費用比較。
(二)技術部分
技術部分由生產技術科總負責，機電科、調度室、生產區隊配合。
1.機電科負責范圍
工作面從安裝到拆除全部過程中的新技術、新工藝、創新亮點，設備的選型與配套情況、選用設備數量是否合理，還有哪些問題，使用中出現的各種事故原因分析，使用的設備與其它設備比較有何特點，巷道布置對設備布置有何影響，設備安裝、拆除時間的長短，上山運輸與下山運輸對生產管理的優缺點比較。一個工作面結束后，要與條件相近工作面進行比較，對成功經驗與不足之處進行總結，便于以后機電設備的優化選型。
2.調度室負責范圍
工作面結束后調度室要將整個煤質情況做總結，分析各階段的煤質管理成功和不足之處，塊煤率、灰分與采煤工藝的關系，煤質管理的創新點，構造對煤質的影響。
3.生產區隊負責范圍
各生產區隊(采煤隊、掘進隊、通風隊、探防隊)要嚴格按要求及時記錄和填繪圖表，生產中遇到的技術問題要認真記錄分析，建立經濟技術管理臺賬，每個月都要進行分析總結。工作面結束后，認真收集生產過程中各部門提供的技術資料(包括圖紙、各種通知單、地質資料等)及本單位生產過程中報批的規程措施等并進行整理歸檔，及時對技術與管理作全方面的總結、歸納，報送到生產技術科、機電科。
4.生產技術科具體負責范圍
(1)設計方面
工作面設計的依據，設計的優缺點比較，該設計與相同或相似工作面對比有哪些突破和改進，設計與施工有何差異，今后有哪些需要加以解決和借鑒之處，并與相近鄰或相似工作面比較進行分析和總結。
(2)掘進方面
①負責統計整理掘進工作面的軌順、皮順、開切眼以及工作面其他輔助巷道的長度、支護形式、規格、用途、施工起止時間、工期;
②負責統計掘進巷道的煤巖類別、掘進頭數;
③說明掘進期間采取的新工藝、新技術取得的成績以及如何克服地質構造因素影響，掘進期間頂底板管理等;
④對照設計分析本工作面在設計方面的不足，對設計進行更改的原因，特別是改造巷、輔助巷等巷道的總量及布置理由，百萬噸掘進率、單進水平等各項指標進行分析，并與相鄰或相近工作面進行比較。
(3)測量方面
工作面貫通后進行導線貫通精度評定。
(4)底板注漿方面
①概述工作面頂、底板情況，預測手段與實際回采揭露的差別;
②統計注漿工程量、打鉆工程量;
③掘進、回采及打鉆注漿過程中探放水、涌水情況等;
④底板改造的前期評價和后期總結。包括對2次物探、底板加固鉆孔設計，加固施工組織，存在的隱患及問題、注漿效果與相鄰工作面比較，以及對加固時間、回采時間安排等內容進行總結。
(5)一通三防方面
①掘進期間局部通風管理;
②回采期間的通風系統管理;
③通風系統調整情況;
④掘進及回采期間瓦斯涌出情況;
⑤開始掘進至回采結束通風設施的構筑情況。
(6)回采方面
①工作面基本情況：工作面走向長度、傾斜長度、儲量、可采期、起止時間、水文地質情況;
②工作面經濟技術指標：煤層厚度、采高、循環產量、日產量等;
③工作面月份產量完成指標：實際完成情況，最高、最低、平均單產與相鄰工作面比較;
④工作面月份質量標準化情況;
(7)技術檔案的整理、綜合分析
①技術檔案的整理分析：收集工作面設計、開工報告、地質報告、掘進作業規程、安裝作業規程、回采作業規程，過斷層、薄煤帶的安全技術措施，過大斷層或薄煤帶的分析總結，以及工作面收尾措施、拆除規程;工作面結束后，通過平時建立的基礎資料對生產過程中采取的新工藝、新技術、發生的重大問題、采取的技術措施進行總結分析;
②綜合分析：通過基礎資料的歸納總結和分類分項分析，對回采工作面從掘進到底板注漿改造、安裝、回采、最后拆除結束，全部過程進行總體評價，找出工作面管理的優缺點，為下個面提供借鑒和參考。針對本面的產量計劃、接替計劃、施工組織、掘進、安裝、回采、回撤等環節，對設備配套，回采工藝乃至工作面設計、巷道斷面布置、復雜地段回采措施、煤質管理以及作業規程修改補充等方面進行分析，各系統(主、輔助運輸、通風、排水、供電等)設計是否合理，薄弱環節等存在原因及應采取的對策等。
四、經濟技術檔案管理
(一)各部門在日常工作中，要建立基礎臺賬，從工作面的掘進到拆除結束，要詳細記錄。生產技術科每月進行的經濟技術檔案檢查中，把建立基礎臺賬作為一項重要檢查內容納入到考核。
(二)各項費用的統計要準確，掘進、底板注漿、工作面的安裝、回采、工作面拆除等各項工作不是一個完整月份的，要按照天數折算。統計數據從掘進到拆除結束要求有分項分月和累計數據。
(三)每月14日17：00前，各部門必須將上月經濟技術分析報告以電子文檔形式送交生產技術科，紙質版本由本單位打印保存。
(四)掘進工作面施工結束后，經有關單位聯合驗收，在30天之內掘進隊將經濟技術檔案(圖紙、基礎資料、經濟技術總結報告)紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。
(五)采煤工作面安裝結束后，在30天之內采煤隊將經濟技術檔案(圖紙、基礎資料、安裝經濟技術總結報告)紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。
(六)工作面底板注漿加固工作結束后，在30天之內探防隊將經濟技術檔案(圖紙、基礎資料、經濟技術總結報告)紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。
(七)采煤工作面回撤結束后，在30天之內采煤隊將經濟技術檔案(圖紙、基礎資料、回采經濟技術總結報告和回撤經濟技術總結報告)紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。
(八)采煤工作面回撤結束后30天之內，機電科、企管科、安檢科、人勞科、調度室、生產科通風組、生產科設計組、生產科地質組、生產科采煤組、生產科掘進組將經濟技術總結分析紙質、電子版形式一同送交生產技術科經濟技術檔案管理負責人。每推遲一天罰款50元。
(九)基礎資料收集匯總后，按掘進、回采、地質防治水三大部分分別裝訂成冊。生產技術科對各專業經濟技術總結進行審核匯總，按照標準格式進行排版裝訂成冊，最后形成一套完整的經濟技術檔案資料，由生產技術科定期向礦檔案室移交，并辦理移交手續。
五、檢查與考核
(一)月度考核與獎罰
每月15日由總工程師牽頭，生產技術科組織生產科采煤、掘進、設計、通風、地質防治水管理人員對各單位經濟技術檔案整理情況進行檢查，其中生產技術科采煤、掘進、通風、地質防治水管理人員負責對相關區隊進行檢查，生產技術科采煤、設計管理人員負責對相關科室進行檢查。并對檢查結果進行評比打分，根據得分按區隊和科室從高向低進行排名，對獲得第一、第二名區隊，每次分別獎勵其經濟技術檔案管理人員1200元、900元，獎勵單位負責人800元、600元。對得分倒數第一的區隊，對其經濟技術檔案管理人員和其單位負責人罰款300元;對獲得第一、第二名的科室，分別獎勵其經濟技術檔案管理人員900元、600元，獎勵單位負責人600元、400元。對得分倒數第一的科室，對其經濟技術檔案管理人員和單位負責人罰款200元。月度經濟技術檔案未進行總結的單位，對其經濟技術檔案管理人員和單位負責人罰款500元。獎罰結果由生產技術科每月造表報礦長審批后由人勞科執行。
(二)經濟技術檔案管理人員的獎罰
對于未按規定參加檢查的經濟技術檔案工作人員，每次罰款100元，對在公司經濟技術檔案檢查中提出批評的部分，按照責任劃分，將給予相關單位經濟技術檔案負責人500元罰款。
每半年由總工程師召開礦經濟技術檔案工作總結評價會，對于經濟技術檔案工作取得明顯進步的，有顯著成績的，視工作人員日常工作及每月檢查問題情況，將給予經濟技術檔案工作人員1000-1500元的獎勵。
(三)工作面結束后總結材料的評比與獎罰
工作面結束后進行一次總結評比打分，由生產技術科經濟技術檔案管理小組嚴格按照“xx煤礦工作面總結材料檢查評分標準”對有關單位總結材料進行評比打分，根據評比結果對各單位經濟技術檔案管理人員進行獎勵，對得分≥95分的單位經濟技術檔案管理人員獎勵1000元，90分≤得分<95分的單位經濟技術檔案管理人員獎勵800元，80分≤得分<90分的單位經濟技術檔案管理人員不獎不罰，對得分小于80分的單位經濟技術檔案管理人員罰款400元。對于未按規定時間報送總結材料單位，每推遲1天對其單位經濟技術檔案負責人罰款100元。獎罰結果由生產技術科造表報礦長審批后由人勞科執行。
(四)在集團公司組織的經濟技術檔案檢查評比中，獲得前三名的對相關責任科室經濟技術檔案管理及工作人員分別獎勵5萬元、4萬元、3萬元，由生產技術科造表報礦長審批后由人勞科執行。
(五)每個回采工作面結束后，召開由總工程師主持，礦長及相關人員參加的總結分析會，指出存在的問題，改進的方法，促進經濟與技術檔案的不斷完善。主持人負責對每個單位在經濟、技術檔案建立過程效果進行評價。
第5篇 zx小學檔案管理員安全工作職責
中心小學檔案管理員安全工作職責
1.按上級規定和學校要求妥善保管檔案資料,落實保密制度,確保檔案安全。
2.按有關要求安裝防火防盜門,按規定配齊滅火器材,并及時檢查、維護或更換,有條件的學校配備安全報警裝置,做好防火、防盜工作。
3.按天氣情況開啟空調和除濕機,維護檔案室的溫度和濕度,做好檔案的防潮、降濕、防蛀工作,確保檔案資料的安全與完整。
4.嚴格執行檔案查閱制度。
第6篇 差旅費用審核檔案管理勞保病人費用結算工作職責
1.根據財經制度規定,負責差旅費審核計算,掌握出差及進修人員歸院情況,督促及時報賬。
2.及時或按期辦理托收工作,按權責發生制的會計基礎進行結算,及時催收勞保病人欠費和旅行住院合同。
3.負責門診收費收據的收發保管、領用登記,辦理有關手續,保持完整。
4.管理會計檔案。
5.對各個崗位的記賬憑證提出規范化要求,進一步整理裝訂,每月終了,要整理各個崗位的會計資料,集中保管,年終辦理決算后,應將全年的會計資料收集齊全整理清楚,分類排列,以便查閱,需要歸檔的會計資料應按有關規定及時歸檔。
6.負責醫院門診收費收據的收發保管、領用登記,辦理有關手續,保持完整。
7.做好領導交辦的其他工作。
第7篇 壓力容器提高安全技術管理措施——必須做好檔案工作4
設備技術檔案是正確使用壓力容器的主要依據。它可以使壓力容器管理和操作人員全面掌握壓力容器歷史的當前安全技術狀況，了解壓力容器的運行規律，防止壓力容器事故的發生。每臺壓力容器均按有關規定建立檔案。
壓力容器技術檔案的內容：
1. 壓力容器登記卡片。使用單位在壓力容器投入使用前，應按《壓力容器使用登記管理規定》的要求，向地、市級鍋爐壓力容器安全監察機構申報和辦理使用登記手續。
2. 設計單位向用戶提供的設計圖樣，必要時提供的設計、安裝（使用）說明書，對中、高壓反應壓力容器和儲存壓力容器的強度計算書。
3. 壓力容器制造、安裝單位向用戶提供的技術文件和資料：
（1） 竣工圖（如在原圖上修改，則必須有修改人，技術審核人確認標記）；
（2） 產品質量證明書，其至少應包括以下內容：
a. 產品合格證；
b.產品技術特性；
c.壓力容器產品主要受壓元件使用材料一覽表；
d.產品焊接試板力學和彎曲性能檢驗報告；
e.壓力容器外觀幾何尺寸檢驗報告；
f.焊縫無損檢測報告；
g.鋼板、鑄鍛件、零件無損檢測檢驗報告；
h.壓力容器焊后熱處理報告；
i.壓力試驗報告。
如焊縫經過返修的，還應有焊縫返修記錄，包括返修部位、次數及返修的檢驗評定結論等。
（3） 壓力容器產品安全質量監督檢驗證書。
對現場組焊的壓力容器竣工并經驗收后，施工單位除提供上述技術文件和資料外，還應按有關規定，將組織和質量檢驗的資料提交用戶；
（4） 檢驗、檢測記錄，以及有關檢驗的技術文件和資料；
（5） 修理方案，實際修理記錄情況，以及有關技術文件和資料；
（6） 壓力容器技術改造方案、圖樣、材料質量證明書、施工質量檢驗及技術文件和資料；
（7） 安全附件校驗、修理、更換記錄；
（8） 有關事故的記錄資料和處理的告。
綜上所述，提高壓力容器的安全技術管理必須科學化、規范化、專業化、基礎化，才能不斷促進壓力容器安全技術的發展。
蔡 霞
第8篇 s酒店工程部檔案管理工作程序
檔案是匯集和積累設備運行狀態的最基本工作,是提供分析研究設備在使用期的改進,探索管理和檢修規律,增加對設備的認識和了解,提高維修和管理水平的有力措施。
因此酒店的各種大型設備、關鍵性設備、技術性較復雜的設備均應建立設備登記卡,記錄設備的名稱、作用、安裝地點、廠家、型號、名牌數據、設備附件、估計使用年限、易損件名稱規格及維修要求,以及維修、保養、故障的記錄。
為使檔案成為活的資料,要不斷豐富檔案的內容,使之成為酒店的重要財富。檔案管理作業程序如下10個步驟:①點數 ②登記③整理 ④分類 ⑤立案 ⑥編目 ⑦典藏⑧防護 ⑨應用 ⑩定期清理
政策制定人 審批人 執行日期
第9篇 校學院基建檔案管理員崗位工作職責
學院(校)基建檔案管理員崗位工作職責
1、負責學院基建(修繕)工程檔案管理工作:
(1)負責學院基建(修繕)工程資料整理、歸檔,歸檔資料必須列出資料清單目錄;
(2)負責做好基建(修繕)工程管理信息建檔(制成e*cel表格)、維護,工程管理內容應包括:項目名稱、合同編號、工期、施工進展、資料歸檔、進度款撥付、竣工決算資料歸入、結算初審、審計處審核及竣工結算等情況;
(3)負責基建(修繕)工程各類統計報表的填寫、上報及歸檔;
2、負責基建(修繕)工程造價咨詢,及時收集造價信息,組織科室人員對造價文件進行集體審查(由固定格式的審查表);
3、參加基建(修繕)工程圖紙會審,招標文件、合同的初審及項目竣工驗收;
4、參加開標、負責做好評標記錄;
5、負責組織科室人員學習造價信息、造價咨詢知識;
6、完成領導交辦的其他工作任務。
第10篇 實驗室工作檔案管理細則辦法
一、實驗室工作檔案內容
1.實驗室的建立、建設的各種文件和資料。
2.實驗教學過程中的各種文件和資料:實驗教學大綱、實驗教學計劃、實驗教材、實驗指導書、各類學生上課情況、學生實驗報告、成績記錄、實驗項目開發情況記錄等。
3.實驗室人員在實驗教學、科學研究、技術開發等方面的項目數及其工作量。
4.實驗教學、科學研究、技術開發等項目的全部技術文件資料,包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎等情況。
5.儀器設備及低值耐用品的總臺件數及金額、固定資產帳卡、隨機技術手冊;儀器設備的維護保養、維修、報廢等原始記錄。
6.單價5萬元以上大型精密儀器設備(包括國家科委23種儀器設備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設備)的申購報告、領導批復;開箱記錄及裝箱單、安裝調試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗收報告及文件材料、設備說明書及全套隨機文件;使用、維修、故障、事故記錄等。使用維修記錄,隨時將運行情況、使用時間、使用人、承擔任務及結果、故障過程、定期檢修或校驗情況等如實記錄,并定期歸入技術檔案。
技術檔案的主要內容包括:
(1)原始資料:申報表、論證報告書、審批計劃單、訂貨合同及有關來往信函等。
(2)設備的開箱驗收單、說明書、合格證、附件清單、隨機圖紙、外觀照片等。
(3)安裝調試記錄等。
(4)儀器設備的操作規程、維修保養制度等管理方面的資料和管理操作人員情況登記表等。
(5)使用過程中的所有記錄。
(6)降級、報廢、處理的報告、批示等。
7.自制設備的任務書、技術總結報告、鑒定材料、設備使用說明書等。
8.實驗室用房及環境條件的各種技術資料。
9.實驗室工作的各種統計報表。
10.上級主管部門下發的實驗室建設與管理文件和本實驗室制定的規章制度。
二、實驗室工作檔案的管理
1.實驗室主任負責實驗室工作檔案的收集整理、登記、分類編號、存檔等工作。
2.實驗室工作人員及時將自己工作中形成的材料交給實驗室主任。
3.實驗室工作檔案的保管期限分長期、短期和與設備共存三種。
4.學生上課情況、實驗報告、成績記錄、實驗項目開出情況記錄屬短期保存資料,一般至少應保存三年。
5.儀器設備的有關資料應與設備共存,即保存至設備報廢之日為止。
6.除上述兩項資料外,其它資料均應長期保存。
7.實驗室工作檔案的借閱要嚴格辦理借閱手續。
8.檔案管理員的工作要相對穩定,如工作變動應做好交接工作。
9.單價5萬元以上的大型精密儀器(包括國家科委23種儀器設備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設備)的設備說明書、裝箱單、保修單及全套隨機文件原件交學校檔案館長期保存,復印件由使用人保存;由使用人保存的還要包括:論證報告、開箱記錄、安裝調試記錄、驗收報告、使用、維修、故障、事故記錄等材料。材料科學與工程實驗中心
第11篇 中小學校檔案管理員安全工作職責
1.按上級規定和學校要求妥善保管檔案資料，落實保密制度，確保檔案安全。
2.按有關要求安裝防火防盜門，按規定配齊滅火器材，并及時檢查、維護或更換，有條件的學校配備安全報警裝置，做好防火、防盜工作。
3.按天氣情況開啟空調和除濕機，維護檔案室的溫度和濕度，做好檔案的防潮、降濕、防蛀工作，確保檔案資料的安全與完整。
4.嚴格執行檔案查閱制度。
第12篇 某學院重大活動重要工作檔案收集管理規定
學院重大活動、重要工作檔案收集管理規定
重大活動、重要工作檔案是學校發展軌跡的重要原始記錄,是學校檔案資源的重要組成部分。為確保學校重大活動、重要工作檔案的完整、安全以及有效利用,根據《湖北省重大活動檔案管理試行辦法》、《**學院檔案管理辦法》等規定,結合學校實際,特制定**學院重大活動、重要工作檔案收集管理規定。
一、定義
本規定所稱重大活動、重要工作檔案,是指學校在從事重大教學、科研以及管理活動過程中直接形成的具有保存價值的紙質、電子、聲像以及標志性實物等不同形式的信息載體。
二、收集范圍
1.重要領導和國內外知名人士在學校的公務活動;
2.重要創建、考核、評估、申辦等活動;
3.與省、市政府、社會團體等的重要合作活動;
4.各類重大黨政、學術會議以及重大慶典、紀念活動;
5.舉辦或承辦的重大國內外競賽、會展活動;
6.學校重大項目開工、奠基、落成(竣工)典禮、揭牌儀式等;
7.重大國家級、省市級教學、科研課題和獲獎項目;
8.重大突發事件處置活動;
9.其他具有較大社會影響的活動。
三、收集要求
1.責任人:
學校重大活動、重要工作中形成的檔案材料由主辦部門負責收集、整理、移交歸檔。主辦部門應將檔案材料的收集、整理、移交工作納入重大活動、重要工作實施方案中統一制訂,明確檔案收集的責任部門和人員。檔案館負責指導、敦促收集立卷、接受整理、編目保管并提供利用。
2.信息傳送:
在重大活動、重要工作的籌備階段,檔案館應主動了解相關信息,并積極指導收集立卷,有關職能部門也應及時向檔案館通告信息,保證學校重大活動、重要工作建檔完整歸檔及時。
3.時間:
重大活動、重要工作檔案須在活動結束后一月內由主辦部門及時向檔案館移交。承辦部門為兩個及以上的,由主要承辦部門負責立卷歸檔,其他承辦部門應積極配合,及時收集整理本部門在工作中形成的檔案材料,并在活動結束后20日內向主要承辦部門匯交。
四、利用
檔案館對于學校重大活動、重要工作檔案應積極編研以提供利用。對于所有權屬于個人的重大活動檔案,學校鼓勵檔案所有者向檔案館捐贈或者寄存,并由檔案館向捐贈者頒發收藏證。捐贈者、寄存者對其檔案材料享有優先利用權,并可以對其檔案中有保密性的部分提出限制利用的意見,檔案館應維護其合法權益。
五、重大活動、重要工作檔案的內容以及利用,將作為檔案工作考核的內容。
本規定自發布之日起試行,由學校檔案館負責解釋。
