小區業主檔案管理控制工作程序
物業程序文件
--小區業主檔案管理控制程序
1.0目的
規范對業主檔案保管與查詢工作。
2.0適用范圍
適用于物業服務中心對業主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責
3.1客服部負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服部資料專管員負責具體實施業主檔案的保管與跟蹤。
4.0工作程序
4.1業主資料的整理,內容包括:收樓資料和裝修資料。
4.1.1收樓資料
4.1.1.1住戶資料登記表
4.1.1.2(前期)物業服務合同
4.1.1.3業主規約簽約頁
4.1.1.4證件辦理申請表
4.1.1.5消防安全承諾書
4.1.1.6業主收樓物品/資料簽收單
4.1.1.7樓宇情況驗收檢查表
4.1.1.8業主/住戶身份證復印件
4.1.1.9收樓通知書/物業交付使用通知書
4.1.1.10交款通知書等
4.1.2裝修資料
4.1.2.1裝修申請表復印
4.1.2.2相關圖紙及裝修單位證件復件
4.1.2.3業主授權/委托書
4.1.2.4閉水試驗確認書
4.1.2.5房屋裝修工程、防水工程質量、防火安全承諾書
4.1.2.6消防安全承諾書
4.1.2.7整改通知單
4.1.2.8裝修驗收申請表等
4.2錄入電腦:由資料專管員負責將4.1項相關資料錄入電腦物業系統,并保證準確率達100%。
4.3資料裝訂:將業主檔案分類進行裝訂在檔案夾內,裝訂為收樓資料、裝修資料。
4.4建立目錄:左右兩邊分邊建立《資料目錄》,并清楚注明文件名稱、歸案日期、歸案人、頁數/碼等。
4.5業主檔案的跟蹤:當發生下列情況變化時,資料專管員應將變化資料記錄在業主檔案中
4.5.1通訊電話聯絡方式發生變化時;
4.5.2業主發生更替時。
4.6業主檔案查閱按《質量記錄控制程序》執行。
4.7屬絕密檔案,不得外泄。
4.8業主檔案應歸為永久保存性文件。
5.0支持性文件
5.1《質量記錄控制程序》
6.0質量記錄
6.1《資料目錄》
6.2《記錄查閱審批表》
編制: 審核:批準:
