物業管理公司檔案管理辦法7

物業管理公司檔案管理辦法7

物業管理公司檔案管理辦法(七)

第一章總則

第一條為加強公司檔案管理工作,完整地保存和科學地管理公司檔案,充分發揮檔案在公司發展中的作用,根據國家有關檔案法律法規,結合公司實際情況,特制定此辦法。

第二條公司檔案包括公司在各項經濟活動中形成的全部檔案的總和,按保存時間分為永久保存(五十年以上)、長期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。

第三條公司檔案管理遵循統一領導,集中管理的原則,由綜合部加強對公司檔案管理的領導,負責建立健全檔案工作制度,以達到檔案完整、準確、安全和有效利用的目的。

第二章檔案管理工作機構和管理員職責

第四條公司檔案管理由綜合部統一領導,由業務素質過硬,熱愛公司的專職人員擔任,同時其他各部門要設置兼職的檔案管理員。

第五條檔案管理人員基本職責:

一、認真貫徹集團公司有關的檔案管理制度;

二、忠于職守,嚴格執行檔案管理制度,維護檔案的完整與安全。

三、負責統一管理公司全部檔案(除公司另有管理規定的特殊資料外)。

四、負責建立健全公司檔案管理的工作方針、工作目標、工作程序。

第三章檔案的形成

第六條歸檔文件要求書寫工整,圖樣清晰,材料完整,能準確地反映公司本次活動的真實內容和整個過程。

第七條檔案材料必須遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。

第八條檔案管理員必須按集團公司檔案管理的有關制度和要求定期編制各類材料的歸檔范圍。

第九條各部門工作人員因公外出參觀學習等活動中帶回的材料要及時歸檔。

第十條各項經濟活動中形成的文件材料在次年5月份前必須完成歸檔,公司檔案管理員要督促各部門執行。

第四章檔案管理

第十一條公司檔案管理員必須對公司各部門移交的檔案按規定進行分類:

一、根據集團公司檔案分類編號的有關規定進行檔案分類編號,并要求保持一定的穩定性,不得隨意改動。

二、分類和編號要遵循材料的形成規律,要求為檔案的保管和利用提供方便。

三、公司各項經濟活動、技術性及財務等管理性文件,要按其文件內容分別歸入各類檔案中統一編號。

第十二條公司綜合部要根據需要編制案卷總目錄、全引目錄、專題目錄、分案目錄、底圖目錄等不同形式的檢索工具,并且進行檔案著錄工作,便于查找利用。

第十三條檔案保管要求:

一、對底圖保管必須采取平放或卷放,不允許折疊保管。

二、聲像檔案要統一分類編號,單獨存放。

三、實物檔案要統一編號集中保管。

第十四條經鑒定需要銷毀的檔案,要編制銷毀清冊,經批準后指派專人負責監銷,并由監銷人員在銷毀清冊上簽字。

第五章移交和利用

第十五條公司檔案室要按集團公司檔案有關規定及時向集團檔案室移交有關檔案。

第十六條公司檔案應簡化借閱程序,做到科學而不繁瑣,利于公司員工查閱檔案。

第十七條公司檔案原則上不借出,若特殊情況,須由檔案主管領導簽字,并進行登記,但不得超出三天。

第十八條公司檔案原則上不外借,僅供內部參閱。若情況特殊,經主管領導簽字同意,可借出復印件,原件概不外借。

第六章附則

第十九條本辦法自下發之日起執行,解釋權歸綜合部。