第1篇 qms質量手冊管理職責
qms質量手冊:管理職責
1.目的
確定公司總經理應承諾和實施的活動。
2.范圍
適用于公司總經理為建立和改進質量管理體系的承諾提供依據。
3.要求
3.1管理承諾
公司總經理通過以下的活動對其建立和改進質量管理體系的承諾提供證據;
3.1.1向組織傳達滿足顧客和法律、法規要求的重要性;
a.總經理應樹立質量意識、清楚了解讓顧客滿意是最基本的要求;
b.總經理應清楚了解質量管理體系的有效性與公司每一個成員對質量的認識緊密相關;
c.總經理應采取培訓、內部刊物、例會等各種方式使全體員工能樹立質量意識,都能認識到滿足顧客的要求和法律法規的要求對公司的重要性;并能經常持續地加強員工對質量意識;使他們積極參與提高質量的有關的活動中來。執行《與顧客有關的過程控制程序》關于'與產品有關要求的確定'、'顧客溝通'、《顧客滿意程度調查程序》等的有關規定。
3.1.2總經理負責制定和批準公司的質量方針和質量目標,參見《質量方針和目標》、《質量管理體系策劃控制程序》。
3.1.4總經理應對質量管理體系的適宜性、充分性、有效性進行評審,評估持續改進質量管理體系的機會,使管理承諾得到落實。應按策劃的時間間隔主持管理評審,執行《管理評審控制程序》。
3.1.5總經理應確保公司質量管理體系運作能獲得必要的資源,執行《資源管理》的規定。
3.2以顧客為關注焦點
總經理應以增強顧客滿意為目的,確保顧客的要求得到確定并予以滿足,為此應做到:
3.2.1確定顧客的需求和期望
通過市場調研、預測,或與顧客的直接接觸來實現,執行《與顧客有關的過程控制程序》。
3.2.2將顧客的需求和期望轉化為公司的產品要求及運行過程的要求。如對產品特性的要求、各種檢驗規范等。
3.2.3使轉化成的要求得到滿足
a.公司必須滿足法律法規及強制性國家和行業標準的規定;
b.顧客的期望和需求、法律法規及強制性國家和行業標準的要求也會隨時間的推移和修訂,因此組織轉化的要求及已建立的質量管理體系也應隨之更新,執行《管理評審控制程序》和《文件控制程序》的規定。
3.3為實現上述要求,本章編制了下列文件:
標題gb/t19001
5.1質量方針和質量目標 5.3,5.4.1
5.2質量管理體系策劃控制程序5.4
5.3職責、權限和溝通5.5
5.4管理評審控制程序5.6
第2篇 物業質量手冊-管理職責
物業質量手冊:管理職責
1管理承諾
zz物業按照《質量管理體系-要求》標準,組織編寫了質量管理體系文件,文件即質量管理體系的具體內容。要求全體員工認真執行和長期保持,同時不斷改進,使體系達到和超越預期的效果。為確保體系取得預期的效果,最高管理層必須做好以下工作:
1)最高管理者每年召開一次員工大會,專題講解業戶對物業管理服務的要求,分析其合理性及盡可能滿足業戶合理要求的重要意義,講解物業管理服務應遵守的法律、法規。通過這種專題宣傳教育,提高員工的質量意識,樹立'質量第一、業戶至上'服務意識,從而自覺地做好各項工作,獲得業戶的廣泛贊譽。專題會議應有專題會議紀要,在會后進行學習,不斷強化。
2)制定zz物業的質量方針,作為全體員工的工作指導原則。
3)制定zz物業質量目標,并分解到各部門,作為全體員工的工作目標。
4)主持召開管理評審會議,確保質量管理體系的充分性、適宜性和有效性。
5)提供必要資源,滿足質量管理體系運行和持續改進的需求。
2以顧客為關注焦點
zz物業的最高管理者必須以'讓業戶滿意'為目的,提高全體員工的思想意識。在每項工作中首先和業戶進行溝通,明白其具體要求,并從業戶的角度去理解這些要求,在法律法規允許的情況下,盡力去滿足業戶的需求,讓業戶滿意。這就要求zz物業各部門、物業項目(管理處)要努力提高業戶對其服務項目的滿意度,要求各崗位人員嚴格按程序文件、作業文件的要求提供服務,確保提供給顧客的服務是優質服務。
3質量方針
zz物業根據業戶要求和行業標準制定質量方針,具體內容在《質量方針和質量目標頒布令》中闡述清楚。為確保質量方針得到切實執行,在質量方針框架范圍內,又制定了質量目標。將質量方針寫入《質量手冊》,通過學習質量管理體系文件,讓全體員工理解和掌握質量方針的內涵,以此作為指導自己工作的行為準則,自覺地按質量方針的要求做好本職工作。每年管理評審時,對質量方針的執行情況進行一次評審。必要時予以修改,確保方針的持續適宜。
4策劃
4.1質量目標
根據質量方針要求,分四個層次建立質量目標,即zz物業質量目標、部門質量目標、物業項目(管理處)質量目標及其各部門質量目標,具體見《質量方針和質量目標頒布令》,這些目標既是工作追求方向,也是衡量工作效果的標準,全體員工應圍繞實現這些質量目標努力工作。
zz物業和物業項目(管理處)的質量目標每半年統計一次。各相關部門將質量目標統計結果填入《質量目標統計記錄》,上交品質管理部。品質管理部根據每年統計的數據進行綜合分析,編寫書面報告,提交管理評審會評審,以確定是否需要修改質量目標。
4.2質量管理體系策劃
為實現上述質量目標,在確定建立zz物業的質量管理體系時,zz物業召開了工作領導小組會議,對體系內容進行了策劃。同時zz物業成立了貫標工作小組,負責質量管理體系文件的編寫。今后,若zz物業的組織結構、服務項目、內容、范圍及環境等發生變化,需要對質量管理體系進行重新策劃,才能付諸實施。為確保質量管理體系的完整性,以質量管理體系文件的版本號為界線,所有規定均以新版本的質量管理體系文件為準,舊版本規定的內容同時廢止。
5職責、權限與溝通
5.1職責、權限
本組織制定了zz物業質量管理架構圖、質量管理職能分配表,規定了最高管理層、zz物業各部門、物業項目(管理處)及其各部門的職責、權限,以及各崗位的職責與權限(具體見《部門職責、崗位職責及任職條件》)。各層次、各部門、各崗位要按規定切實履行自己的職責和行使自己的權利,在工作中互相溝通,做到責權一致,既有明確分工,也要相互配合,使工作的開展井然有序。
5.2管理者代表
最高管理者發布了《管理者代表任命書》,任命 袁志強 同志為管理者代表,并賦予以下職責和權限:
1)負責協助最高管理者按gb/t19001-2000idtiso9001:2000標準要求實施、保持和改進質量管理體系;
2)負責向最高管理者報告質量管理體系的運行效果,并提出相關的改進需求,確保質量管理體系的有效性;
3)促進全體員工充分理解'讓業戶滿意'的服務理念,不斷提高員工滿足業戶要求的服務意識;
4)協助最高管理者做好管理評審的組織工作;
5)負責組織內部審核的組織工作;
6)負責質量管理體系的有關事宜與外部相關單位聯絡。
5.3內部溝通
內部溝通是指zz物業高、中、基層間的縱向溝通,各部門之間的橫向溝通以及部門內部、員工之間的溝通。對質量管理體系的運行情況,各溝通主體都要及時地進行溝通,以促使整個體系的運行達到預期的效果。
內部溝通包括,但不限于以下內容:
1)最高管理者每半年組織召開一次負責人會議,專題研究質量管理體系運行情況。
2)品質管理部每半年組織召開一次會議,向各部門、物業項目(管理處)負責人及員工通報zz物業管理服務質量檢查情況。
3)在內審后、管理評審后、認證機構監督評審前后要以部門(含物業項目(管理處)各部門)為單位召開溝通專題會議;各部門、物業項目(管理處)每季度組織召開一次會議,總結質量管理的經驗,分析、研究質量管理中存在的問題,制定解決問題的措施。讓全體成員了解、理解與質量管理體系有關信息,達到全員參與的目的。
4)溝通可以采取多種形式,例如會議、通報、授課培訓等,其他溝通的時機和方式予以鼓勵。
5)上述內部溝通和重要內部溝通,由zz物業各部門、物業項目(管理處)負責主持并進行記錄,予以保存。
內部溝通具體按《內部信息溝通控制程序》執行。
6 管理評審
6.1總則
為保證zz物業質量管理體系的充分、適宜和有效,管理評審一般每年進行一次。當內部組織結構,服務項目、內容及環境等發生重大變化,物業管理服務出現重大質量事故,業戶對同一服務項目多次投訴或質量管理體系存在重大問題時,應增加評審次數。管理評審的組織與實施:
1)品質管理部負責編制管理評審計劃,經最高管理者審批后發放到相關部門、物業項目(管理處)。
2)各相關部門、物業項目(管理處)按計劃要求提供本部門的相關評審資料,交品質
管理部匯總后,提交管理評審。
3)管理評審由管理者代表負責組織,最高管理者主持,參加人員有zz物業領導層、相關部門、物業項目(管理處)負責人及由最高管理者決定需要參與的其他人員。
4)根據管理評審結果,由品質管理部負責編寫《管理評審報告》,經管理者代表審查,最高管理者批準后,發放到相關部門及人員。
5)品質管理部、客戶服務部負責對管理評審所提出的質量改進措施的實施情況進行跟蹤、檢查和驗證,并將驗證情況向品質管理部、管理者代表報告。
6.2評審輸入
1)內審、外審的審核結果(內審報告及相關資料和第三方認證審核報告),由品質管理部提出書面報告。
2)業戶意見反饋(包括業戶投訴及反饋意見、業戶滿意度調查報告及回訪記錄等),由各物業項目(管理處)客戶服務部負責收集,品質管理部匯總并提出書面報告。
3)物業管理服務過程中各部門的質量目標的實現情況,取得的成績與存在的問題,由各物業項目(管理處)職能部門提交書面報告。
4)糾正和預防措施的實施情況(物業項目(管理處)及其各部門實施預防和糾正措施情況的報告及相關證實性記錄和材料),由相關部門提交書面報告。
5)管理評審情況(對前一次管理評審實施效果的報告),由品質管理部負責提出書面報告。
6)質量方針和質量目標的適應性及完成情況,由品質管理部提交書面報告。
7)可能導致質量管理體系發生變更的各種因素(如組織機構、職能職責發生重大變化等)及其具體影響程度,由zz物業領導層提供資料,由公司總部編寫書面報告。
8)質量管理體系改進建議,由品質管理部提出書面報告。
6.3 評審輸出
管理評審后,品質管理部負責組織、整理管理評審有關資料,編寫《管理評審報告》,經最高管理者或管理者代表批準后,發放到各部門、物業項目(管理處)。《管理評審報告》包括以下內容:
1)評審的目的、時間、參加人員、提交報告的名稱及內容摘要,管理體系運行的主要成績和問題。
2)提出質量管理體系的改進措施。
3)與業戶要求有關的物業管理服務質量改進的措施。
4)質量管理體系有效運行所需各類資源的適當調配。
第3篇 物業公司質量手冊管理職責
物業公司《質量手冊》之管理職責
本章規定了物業總經理對建立、實施和改進質量管理體系的承諾,明確以增強客戶滿意為目的,制定質量方針的原則和要求,對實現質量目標所需資源提供及對質量管理體系進行策劃,定期進行管理評審,以確保質量管理體系的持續適宜性、充分性和有效性。
本章適用于最高管理者對質量管理體系的管理與承諾。
1管理承諾
物業總經理通過以下活動,實現對建立、實施質量管理體系并持續改進其有效性所作出的承諾.
1.1采取培訓、工作通知和會議等方式,向全體員工傳達滿足客戶和法律法規要求的重要性,增加員工的質量意識和客戶意識。
1.2制定和批準質量方針,并確保在物業管理公司相關職能和層次上確定和實現質量目標。
1.3按策劃的時間間隔主持管理評審,以保持質量管理體系的持續改進。
1.4確保質量管理體系的運行能獲得必要的資源。
1.5為質量管理體系的建立和實施提供指導和框架;確定物業管理公司結構。
1.6任命管理者代表,指定其負責質量管理體系的建立、實施和保持的具體事宜。
1.7為質量管理體系的建立、實施和改進提供人、物、設備、設施、原材料、技術等資源支持并確保資源的獲得。
2以客戶為關注焦點
2.1物業總經理應遵循以客戶為關注焦點的原則,即應全面理解客戶當前和未來的需求,實施預防控制方案,在法律法規、國家、行業標準規定的范圍內,滿足客戶要求并爭取超越客戶的期望。
2.2物業總經理應遵循以客戶為關注焦點的原則,樹立以增強客戶滿意為目的和客戶的需要就是物業管理公司追求的理念;確保客戶的需要和期望得到確定,并將其轉化為物業管理公司的要求,以測量達到客戶滿意。
2.3物業管理公司制訂的服務宗旨為:'誠信第一、效率第一 、客戶至上、服務至上',體現了以客戶為關注焦點的思想。
2.4按《與客戶有關過程控制程序》要求,識別客戶的要求,并予以滿足。
2.5物業管理公司制定并實施物業服務的監視和測量程序指導書,通過對物業服務及其過程進行監視和測量,確保客戶滿意。
2.6通過市場調研預測或與客戶的直接溝通的方式統籌確定客戶的要求和期望,將其轉化為具體要求。
2.7客戶服務部和工程部應負責組織各項物業服務工作,通過對客戶及相關方滿意度的測量,如進行客戶調查、收集客戶抱怨和投訴等,評價物業管理公司的競爭能力,識別改正機會,制定并實施相應措施,滿足客戶要求并爭取超越客戶的期望。具體按本手冊8.2.1要求進行控制。
2.8物業管理公司制訂并實施《內部審核控制程序》和《管理評審控制程序》,通過對質量管理體系的內審及評審,來證實體系的符合性、充分性、適宜性、有效性及客戶的要求是否得到滿足。
2管理者代表
物業總經理任命為物業管理公司管理者代表,并授權其代表物業總經理按照gb/t19001-2000標準對物業管理公司質量管理體系的建立、實施、保持和持續改進工作負責,具體職責見本手冊03管理者代表任命書及1.2條款。
3內部溝通
物業管理公司應確保在不同層次和職能部門之間,就質量管理體系的過程及其有效性進行溝通。制定并執行《數據分析程序》,以便及時、準確地收集、傳遞及時反饋有關信息。
2.9相關文件
《文件控制程序》
《與客戶有關的過程控制程序》
《客戶滿意度測量控制程序》
《信息溝通和數據分析控制程序》
《管理評審控制程序》
《內部審核控制程序》
5.3 質量方針
物業總經理以八項質量管理原則為基礎,結合物業管理公司的實際,并考慮客戶的要求制定質量方針并形成文件,傳達到全體員工。并貫徹質量方針的要求。
3.1質量方針應確保:
a.與物業管理公司的宗旨相適應,并適合行業性質和規模;
方針中應包括對滿足質量管理體系的有效性和持續改進體系有效性的要求的承諾,從內容上要體現與服務質量特性有關的要求和增強客戶滿意的保證,為實現承諾應堅持服務、體系和過程的持續改進,并把改善服務和過程的有效性和效率相結合,追求最佳結果;
b.方針應為制定和評審質量目標提供框架和基礎,便于質量目標逐層分解、
落實;
c.質量方針應形成文件,在物業管理公司范圍內進行宣傳貫徹,在各層次上達到充分溝通和理解一致;應不斷地對其適宜性進行評審,當客戶的要求和物業管理公司內外的環境變化時,應通過管理評審活動,分析判定質量方針對變化的適應性,必要時修改質量方針的內容;
d.質量方針由物業總經理批準、發布實施,方針的評審和修改應得到控制。
3.2質量方針內容是:
遵守法律法規;
營造舒適環境;
完善服務管理;
增強客戶滿意。
其內涵是:
遵守法律法規--嚴格遵守和執行國家頒布的法律法規及各級標準,自覺履行環抱方面義務;
營造舒適環境--通過廢棄物控制、資源節約、污染預防,實現服務與環保協調發展,營造與大自然協調的辦工和居住環境。
完善服務管理--在物業服務、日常運作及項目管理全過程每個環節上恪盡職守,精益求精,持續改進。
增強客戶滿意。--采用科學管理模式,引入新型服務管理,在健全完善管理體系時履行企業責任,并實現對客戶的承諾。
3.2質量方針的傳達和實施
3.2.1 傳達途徑
物業管理公司通過培訓、信息交流、板報、工作簡報、宣傳手冊等方式,將質量方針傳達到全體員工。
3.2.2 實施
物業管理公司通過制定質量目標,在過程控制和運行控制中得到貫徹實施。
3.3質量方針的評審
在管理評審時或出現以下情況之一時,應考慮對方針進行評審:
a.法律法規和其他要求及有關標準發生變化;
b.組織機構發生較大變動;
c.客戶提出新的合理要求;
d.其他需要評審的情況。
3.4質量方針的修訂和改進
a.&nb
sp; 物業管理公司應營造一個激勵改進的氛圍和環境;
b.通過數據分析、內部審核等采取適當的改進措施;
c.實施糾正和預防措施等實現持續改進;
d.在管理評審中應評價質量方針的適宜性和有效性,需修改時,由最高管理者予以修訂和發布。
4質量目標策劃
4.1質量目標
4.1.1 物業總經理負責制定物業管理公司質量目標并確保在物業管理公司的相關職能部門和各作業層次上建立質量目標,責成其進行適當分解直到為實現質量目標而進行的相關活動能受到充分的控制。
4.1.2 質量目標的制定,要建立在物業管理公司質量方針的基礎上。質量目標包括滿足服務要求所需的內容,質量目標是可測量的,并與質量方針保持一致。
4.1.3 質量目標的內容可涉及服務的具體特性及滿足服務要求所需的資源、過程和活動,并反映其對持續改進的承諾。
4.1.4 物業管理公司的質量目標為:
客戶滿意率:90%以上
報修處理及時率:98%
不合格服務處理率:100%
供方服務質量控制率:100%
治安、火災及安全責任重大事故為零。
4.1.5客戶服務部質量目標:
a.客戶滿意率:90%以上。
4.1.6 工程部質量目標:
a.報修處理及時率:98 %。
4.1.7總辦質量目標:
a.不合格服務處理率:100%。
4.1.8 秩序維護部質量目標:
a.治安、火災及安全責任重大事故為零。
4.1.9行政人事部目標
a.供方服務質量控制率:100%。
4.2 質量管理體系策劃
4.2.1 物業總經理負責組織策劃物業管理公司的質量管理體系建立和保持文件化的質量體系,確保達到質量目標,并滿足客戶的要求。物業總經理采取各種有效措施,不斷完善質量管理體系,確保實施并實現物業管理公司的質量目標和質量管理體系的總要求(4.1),策劃的內容包括:
a.體系過程的策劃(包括允許的刪減),確定需要的過程(包括與管理活動、資源提供、服務實施和測量有關的過程)、過程順序和相互作用以及過程的輸入、輸出和活動,并作出相應的規定;
b.確定對這些過程運作和控制所需的準則和方法;
c.所需資源和信息的策劃,為實現質量目標,應配備必要的資源和提供適宜的信息,以支持服務過程的運行和對它們的監視;
d.對質量目標和各層次的分目標進行評審,通過評審找出差距,尋求改進機會,采取必要的措施,以實現對這些過程策劃的結果及其持續改進;
e.確保策劃及更改在受控狀態下進行,而且在更改后也要保證質量管理體系的完整性;
f.策劃的結果應形成文件。
4.2.2 經策劃后的形成輸出文件有:質量手冊、作業指導書及其它質量記錄(表格、報告等)組成。由總辦負責編制,按規定審核、批準后,以受控文件形式發放到相關部門實施;總辦對質量管理體系策劃的執行情況進行監督、檢查及驗證。
4.2.3 當物業管理公司的質量管理體系中的質量方針、目標、組織機構、資源、客戶要求等發生變化時,經物業總經理批準由管理者代表負責采取措施,保證質量管理體系的完整性。
4.2.4 各部門經理對本部門為實現新的質量目標或因對體系進行新策劃而增加的資源或改進作出計劃,并報物業總經理批準。
5職責、權限與溝通
物業管理公司根據實際需要并經物業總經理批準設立組織機構及質量體系組織機構,同時制定了各部門職責和權限及各崗位職責,物業總經理確保上述職責和權限的規定在全公司溝通。因質量目標或質量管理體系的變化而需變更組織機構及職責時,需由物業總經理批準,以文件形式通知有關部門及個人。
質量體系組織機構圖
1職責與權限
本節規定了質量管理體系的管理要求,體系的職責權限相互關系。物業總經理根據公司實際情況確定各部門的職責權限,由總辦下發到各部門,各部門負責人根據本部門的職責權限確定本部門的崗位設置及各崗位的職責,以確保質量管理體系運行的有效性和效率。
《質量體系過程職能分配表》見附錄1
第4篇 物業質量手冊：管理職責管理承諾
5.0 管理職責
5.1管理承諾
總經理承諾:
建立、實施質量管理體系并保持持續改進。通過以下活動,提供依據:
a)制訂質量方針和目標。
b)確保提供必要的資源,使質量管理體系有效運行。
c)營造具有客戶服務意識、法律意識并持續滿足顧客要求和法律法規要求的環境。
d)持續改進質量管理體系。
e)將業主/住戶要求、質量方針、質量目標傳達給公司員工,不斷提高員工的質量意識和為業主/住戶提供合格產品和服務的客戶服務意識。
f)進行管理評審,保證質量管理體系的符合性、有效性、適宜性和充分性。
