某營銷平臺協議日常管理規則
營銷平臺協議日常管理規則
1 協議存檔
1.1 管理制度
1、各有關人員應定期將履行完畢或不再履行的協議有關資料(包括與有關的文書、圖表、傳真件以及協議流轉單等)交檔案管理人員存檔,檔案管理人員按照協議編號進行整理、登記、歸檔,有關人員保存好復印件,任何人不得隨意處置、銷毀、遺失。
2、已簽訂的協議,后續產生的重要附件(重要業務往來傳真、信函、對賬單等資料),有關人員應及時交檔案管理人員存檔,自行保管好復印件。
3、協議終止或信息變更,各有關人員應在3個工作日內以郵件、萬信、短信等有痕資料方式告知檔案管理人員,同時提供紙質說明。
1.2 存檔流程
1、廣場負責人提交存檔協議前,首先自行核對協議紙版與電子協議信息是否一致,協議內信息填寫是否正確。。
2、廣場負責人將信息正確的協議轉給檔案管理員存檔,并填寫協議交接表(見附件4-1)。
3、由檔案管理員整理協議信息電子版,以便查詢。
2 協議流轉
2.1管理制度
1、有關人員需借用協議原件時,需在檔案管理員處登記,在營運部協議管理登記簿進行登記(見附件4-2)。未經部門領導人批準不得擅自領取歸檔協議。
2、協議借出后要妥善保管,不得損壞或丟失。
3、按照營運部協議管理登記簿簽訂的時間歸還協議。
2.2 流轉流程
1、出借:有關人員登記協議出借信息,檔案管理員核對后出借協議(須附審批手續)。
2、歸檔:檔案管理員核對協議信息(編號,份數等),核對無誤后存檔,在營運部協議管理登記簿中找到相應記錄,勾選“已歸還”選項并簽字。
