公司企業成品倉儲管理準則
企業(公司)成品倉儲管理準則
□總則
第一條 目的
為使本公司成品的繳庫、保管、交運、銷貨退回及滯存品處理等事務流程有所遵循特制定本準則。
第二條范圍
有關成品倉儲管理作業包括庫位規劃、收發貨作業及倉儲管理等事務,依本準則的規定辦理。
□庫位規劃
第三條庫位規劃與配置
(一)物料管理科應依成品繳出庫情況、包裝、方式等規劃所需庫位及其面積,以庫位空間有效利用。
(二)庫位配置原則應依下列規定:
1.配合倉庫內設備(例如油壓車、手推車、消防設施、通風設備、電源等)及所使用的儲運工具規劃運輸通道。
2.依銷售類別、產品類別分區存放,同類產品中計劃產品與訂制產品應分區存放,以利管理。
3.收發頻繁的成品應配置于進出便捷的庫位。
4.將各項成品依品名、規格、批號劃定庫位,標明于'庫位配置圖'上,并隨時顯示庫存動態。
第四條成品堆放
物料管理科應會同質量管理科的質量管理人員,依成品包裝形態及質量要求設定成品堆放方式及堆積層數,以避免成品受擠壓而影響質量。
第五條庫位標示
(一)庫位編號依下列原則辦理,并于適當位置作明顯標示:
1.層次類別,依a、b、c順序由下而上逐層編訂,沒有時填'○'。
2.庫位流水編號。
3.通道類別,依a、b、c順序編訂。
4.倉庫類別,依a、b、c順序編訂。
(二)計劃產品應于每一庫位設置標示牌,標示其品名規格及單位包裝量。
(三)物料管理科依庫位配置情況繪制'庫位標示圖'懸掛于倉庫明顯處。
第六條庫位管理
(一)物料管理科收發料經辦人員應掌握各庫位,各產品規格的進出動態,并依先進先出原則指定收貨及發貨單位。
(二)計劃產品每種規格原則上應配置兩個以上小庫位,以備輪流交替使用,以達先進先出的要求。
□收貨管理
第七條成品繳庫方式
(一)繳庫部門開立'進倉明細表'一式二聯,連同繳庫品送至物料管理科經收貨人員簽收并存放于指定庫位后,第一聯送回繳庫部門存查,第二聯由收貨人員持回憑以核對'成品繳庫單'。
(二)繳庫部門按當日的'進倉明細表'匯總開立'成品繳庫單',送物料管理科核對簽認后第一聯送會計部門,第二聯送物料管理科據以轉記'成品庫存日(月)表',第三聯送回繳庫部門。
第八條收貨注意事項
物料管理科應就繳庫內容與成品繳庫單的內容確實核對,如發現繳庫原因代號、品名、規格、產品繳號數量、包裝或嘜頭等不符時,應即時通知繳庫部門更正。
□發貨管理
第九條交運期限控制
(一)凡遇下列情況之一者,物料管理應于一日前辦妥'成品交運單',并于一日內交運:
1.計劃產品接獲客戶的'訂貨通知單'時的交貨日期。
2.內銷、合作外銷訂制品、依客戶需要的日期。
(二)直接外銷訂制品繳庫后,配合結關日期交運。
第十條發貨注意事項
(一)物料管理科接到'訂貨通知單'時,經辦人員應依產品規格及訂貨通知單編號順序列檔,內容不明確應即時反映業務部門確認。
(二)因客戶業務需要,收貨人非訂購客戶或收貨地點非其營業所在地的,依下列規定辦理:
1.經銷商的訂貨、交貨地點非其營業所在地,其'訂貨通知單'應經業務部主管核簽方可辦理交運。
2.收貨人非訂購客戶應有訂購客戶出具的收貨指定通知始可辦理交運。
(三)物料管理科接獲'訂制(貨)通知單'才能發貨,但有指定交運日期的,依其指定日期交運。
(四)訂制品(計劃品)在客戶需要日期前繳庫或'訂貨通知單'注明'不得提前交運'的,物料管理科若因庫位問題需提前交運時,應先聯絡業務人員轉知客戶同意,且收到業務部門的出貨通知后始得提前交運,若系緊急出貨時,應由業務部主管通知物料管理科主管先予交運,再補辦出貨通知手續。
(五)未經辦理繳庫手續的成品不得交運,若需緊急交運時需于交運同時辦理繳庫手續。
(六)訂制品交運前,物料管理科如接到業務部門的暫緩出貨通知時,應立即暫緩交運,等收到業務部門的出貨通知后再交運。緊急時可由業務部門主管先以電話通知物料管理科主管,但事后仍應立即補辦手續。
(七)'成品交運單'填立后,須于'訂貨通知單'上填注日期、'成品交運單'編號及數量等以了解交運情況,若已交畢結案則依流水號順序整理歸檔。
第十一條承運車輛調派與控制
(一)物料管理科應指定人員負責承運車輛與發貨人員的調派。
(二)物料管理科應于每日下午4點以前備妥第二天應交運的'成品交運單',并通知承運公司調派車輛。
(三)如承運車輛可能于營業時間外抵達客戶交貨地址者,成品交運前,物料管理科應將預定抵達時間通知業務部門轉告客戶準備收貨。
第十二條內銷及直接外銷的成品交運
(一)成品交運時,物料管理科應依'訂制(貨)通知單'開立'成品交運單',由業務部門開立發票,客戶聯發票核對無誤后寄幸免客戶,存根聯與開剩的發票于下月二日前匯送會計部門。
(二)'訂貨通知單'上注明有預收款的,于開立'成品交運單'時,應于'預收款'欄內注明預收款金額及發票號碼,分批交運的,其收款以最后一批交運時為原則,但'訂貨(制)通知單'內有特殊規定的,從其規定。
(三)承運車輛入廠裝載成品后,發貨人及承運人應于'成品交運單'上簽章,第一、二聯經送業務核對后第一聯業務部存,第二聯會計核對入帳,第三、四、五聯交由承運商于出貨前核點無誤后始得放行。經客戶簽收后第三聯送交運客戶,第四、五聯交由承運商送回物料管理科,把第四聯送回業務依實際需要寄交指運客戶,第五聯承運商持回,據以申請運費,第六聯物料管理科自存。
第十三條客戶自運
(一)客戶需要自運時,物料管理科應先聯絡業務部門確認。
(二)成品裝載后,承運人于'成品交運單'上簽認,依第十二條規定辦理。
第十四條直接外銷的成品交運
(一)物料管理科應于結關前將成品運抵指定的碼頭或貨柜場以減少額外費用(如特驗費、監視費等)。
(二)成品交運時,物料管理科應依'外銷訂貨通知單'開立'成品交運單'一式六聯,第四、五聯,交由承運商送碼頭或貨柜場的報關行簽收后,第四聯免送客戶,依存于物料管理科,第五聯經報關行簽收后由承運人持回,據此申請費用。
(三)外銷發票正聯送業務部門收存,存根聯與開剩的發票則于下個月二日前匯總送會計部門。
(四)成品需于廠內裝柜時應依下列規定輸:
1.物料管理科應于接到業務部門通知后,即聯絡貨柜入廠裝運。
2.裝柜時應依客戶要求的裝柜方式作業,裝畢后貨柜應以封條加封。
第十五條成品交運單的更正
'成品交運單'因交運內容更改或填單錯誤需更正時,依下列規定辦理:
(一)'內銷交運單'的更正:
1.尚未交運:開單人員應于原單錯誤處更正,并加蓋更正章,如果難以更正,則將原單各聯加蓋'本章作廢'字樣,重開'成品交運單'辦理交運。作廢的'成品交運單'第一聯留倉運科,其余各聯依序裝訂成冊送會計核對存檔,另開錯誤的發票則加蓋'作廢'章,存于原發票本。
2.已交運:開單人員應立即開立'交運更正單(內銷)'第一、二、三聯送業務部核對后,第一聯業務部存,第二聯送會計,第三聯依實際需要轉送交運客戶,第四聯寄指客戶,第五、六聯存于倉運科。
3.如發票已送客戶,因錯誤而需重開者,應將新開發票連同'交運更正單'第四聯送業務部門轉交客戶,并需督促客戶取回原開發票。
(二)'外銷成品交運單'的更正:
1.尚未交運:比照本條第一款第一項的規定辦理。
2.已交運:經辦人員應立即至交運的碼頭或貨柜場辦理'裝箱單'等報關文件的更正,并立即開立'交運更正單',其流程與發票的更正比照第一款的規定辦理。
3.'交運更正單'不得作為出廠憑證。
第十六條'成品交運單'簽收回聯的審核及追責
(一)審核:物料管理科收到'成品交運單'簽收回聯有下列情況者,應即附有關單據送業務部門轉客戶補簽:
1.未蓋'收貨章'。
2.'收貨章'模糊不清難以辨認,或非公司名稱全銜。
3.其他用途章(如公文專用章)充當'收貨章'。
(二)追責:物料管理科于每月10日前就上月份交運的簽收回聯尚未收回的,應立即追責,并依合同規定罰扣運費,同時應于月底前收集齊全,依序裝訂成冊送會計科核對存查。
第十七條運費審核
(一)物料管理科每月接獲承運公司送回的'成品交運單'簽收回聯、'運費明細表'及發票存根,應于5日內審核完畢,送回會計科整理付款。
(二)物料管理科審核運費時,應檢視開單出廠及客戶簽收等日期,是否有逾期送達或違反合同規定,均依合同規定罰扣運費。
(三)若'成品交運單'簽收回聯有第十六條的簽收異常者,除依規定辦理外,其運費亦應暫緩支付。
第十八條成品領用與發票逾月反應
(一)物料管理科收到領用部門開立的'成品領用單'經審核無誤后,依其請領數量發貨。
(二)業務部每月初時把上月已出貨未開立發票的客戶,訂貨(制)單、品名規格、數量、交運地點及原因與對策填立于'發票逾月未開立匯總表'一式二份,一份業務部存,一份送會計科據以核對。
□退貨品管理
第十九條運輸的聯絡
物料管理科接到業務部門送達的'成品退貨單'應先審查有無注明依據及處理說明,若沒有應將'成品退貨單'退回業務部門補充,若有則依'成品退貨單'上的客戶名稱及承運地址聯絡承運商運回。
第二十條退貨品的驗收
(一)退貨品運回工廠后,倉運科應會同有關人員確認退回的成品異常原因是否正確,若確屬事實,應將實退數量填注于'成品退貨單'上,并經點收人員、質量管理人員簽章后,第一聯存于會計,第二聯送收貨部門存,第三聯由承運人攜回依此申請費用,第四聯送業務部向客戶取回原發票或銷貨證明書。
(二)物料管理科收到尚無'成品退貨單'的退貨品時,應立即聯絡業務部門主管確認無誤后先暫予保管,等收到'成品退貨單'后再依前款規定辦理。
第二十一條退貨品的處理
退貨品的處理方式系需重處理者,物料管理科應督促處理部門領回處理。
第二十二條退貨的更正
(一)若退回成品與'退貨單'記載的退貨品不符時,物料管理科應暫予保管(不入庫),同時于'成品退貨單'填注實收情況后,第三聯由運輸公司攜回依此申請運費,第二聯送回業務部門處理,第一聯暫存倉運科依此督促。
(二)業務部門查驗退貨品確屬無誤時,應依實退情況更正'退貨單'送物料管理科辦理銷案。
(三)倘退貨品系屬誤退時,業務部門應于原開'退貨單'第四聯注明'退貨品不符'后,送回物料管理科據以辦理退回客戶,將其交運作業按第十二條的規定辦理,并在'成品交運單'注明'退換貨不入帳',本項退回的運費應由客戶負擔。
□滯成品管理
第二十三條滯成品分類、提報
(一)滯成品部分由物料管理科依類別及分配的庫位編號編列存放,并就每一堆置單位(如一墊板)固定庫位存放便于管理。
(二)滯成品的發生原因及代號:
1.計劃品:
a.正常品繳庫后滿6個月未銷售或未售完。
b.正常品繳庫后雖未滿6個月,但有變質的顧慮。
c.與正常品同規格或其他因素未能出庫(異常品)。
d.每批生產所發生的次級品。
2.訂貨生產
e.訂單取消時
f.超制、短碼尾數時。
g.生產所發生的次級品
3.其他
h.試制品
i.銷退重整列為次級。
j.其他。
(三)物料管理科應于翌月5日前匯總填制'滯成品處理月報表',呈主管核簽,第一聯送總經理處理,第二聯自存。
第二十四條滯成品發貨
物料管理科于接到業務部門指定滯成品的'訂貨通知單'后依第四章發貨管理規定辦理。
□儲存管理
第二十五條帳務
物料管理科收到'成品明細表'后,應立即和有關單據核對,如發現異常應立即辦理更正。
第二十六條盤點
(一)庫存成品應作定期或不定期的盤點,盤點時由會計科將盤點項目依規格類別填具'成品盤點表'會同物料管理科盤點,并按實際盤點數量填入數量欄內。
(二)實施電腦化后,'成品盤點表'由電腦制表。
(三)會計科將'成品盤點表'的盤點數量與帳面數量核對若有差異,即填具'盤點異常報告單',并計算其盤點盈虧數及金額,送物料管理科查明原因,再送業務部主管研判,擬具改善措施呈總經理核決。
(四)盤盈虧數量經核決后,由物料管理科開立'調整單',第二聯送會計部門,第一聯倉運科自存。
第二十七條消防設備
倉庫內一律嚴禁煙火,物料管理科應于倉庫明顯處懸掛'嚴禁煙火'標志,并依工業安全衛生管理的規定設置消防設備,由總務科指定專人負責管理,每日至少檢查一次,如有故障或失效,應立即申請修護補充,并配合廠區消防訓練,以提高應對能力。
第二十八條庫房管理應注意事項
(一)倉庫內應經常維持清潔,并隨時注意通風情況。
(二)易燃品、易爆品或違禁品不得攜入倉庫,物料管理科應隨時注意。
(三)倉庫內不得吸煙,若因工程需要燒焊時,應先報備,并有人專責允許后才可。
(四)物料管理科對所經管的成品庫存及倉運設備應負責安全使用之責,如果破損應立即反映主管并立即委托修護。
(五)未經物料管理科主管核準有關人員不得進入倉庫,搬運完畢后,亦不得在倉庫逗留。
(六)物料管理科人員于下班離開前,應巡視倉庫及電源、水源是否開閉,以確保倉庫的安全。
□附則
第二十九條實施與修訂
