辦公大廈信件收發管理管理手冊
辦公大廈管理手冊:信件收發管理
1普通信件投送規定
a.規定適用于工作在**國際中心內客戶信件的日常投送;
b.由政府郵政部門投送到**國際中心的信件一律由前臺人員接收;
c.任何投遞給客戶的信件,任何人不得私自拆看、私藏或銷毀;
d.收到的信件由每日信件發送人員負責信件的分揀及投送;
e.分揀人員應先仔細核對收件人的公司名稱及單元號,再檢查該名客戶是否對郵件有特殊的要求(如放前臺等);在信件上用鉛筆標注清楚單元號;應再檢查一遍信封上的公司名稱及單元號與當前在該單元的名稱相符,之后再按客戶的單元進行投送;
f.如有單元號,但公司名稱標注不清楚,可通過檢查客戶檔案來確認,如仍不能確認,可以通過電話方式與客戶聯系,或通過其他相關部門進行確認,如市場租賃部人員等;
g.如已確認不是投送到**國際中心內客戶的信件,可在信件上貼上退信條并標注'退'字,加蓋**國際中心郵件'收發章'后,在第二天交還郵局送信人員;
h.能夠確認為已退租客戶的信件,如果原客戶留有聯系方式,可以通過電話通知原客戶到**國際中心取信,如無任何聯系方式,可按本規定第'g'條做退信處理;
i.長期在**國際中心的客戶要退租時,應主動詢問客戶離開后的信件該如何投遞,通常情況下,可請客戶留下聯系電話,當有客戶信件時,以電話方式通知客戶或客戶的委托人來前臺取信。
2郵件、報刊管理規定
為規范郵件管理,確保大廈用戶郵件數正常派發,制定如下規定:
a.客戶要求訂購報刊時,需到郵電部門辦理預訂報刊手續。
b.客戶憑《訂閱收據》的復印件到物業管理處客戶服務部辦理備案手續,由客服員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、公司名稱、份數等。
c.管理處設掛號郵件簽收登記簿及掛號郵件退件登記簿。
d.投遞員每天把郵件、報刊送到大廈收發臺(保安部前臺),對投遞員送來的掛號信、匯票、包裹單、電報等特殊郵件,投遞員會在郵電部門的簽收單上加蓋有'東玖大廈收發章'。郵件交接各環節中,交接雙方必須辦理交接手續,派發郵件時應要求用戶簽章,以便日后有據可查。
e.對平信和國內報刊的發放,客服人員必須根據用戶提供的資料,及時準確地發放到客戶辦公處。
f.凡有業戶投訴丟失掛號郵件,經查核掛號郵件收發登記薄追究郵件下落,由最后簽名的管理人員負責。
g.對掛號信、匯票、郵包、電報等特殊郵件,客服員須先把這些郵件收件日期、郵件號碼、郵件性質、收件公司等填寫到《掛號信/包裹單等記錄表》上,然后攜單及記錄表及時準確送達致接收人同時由該接收人在《掛號信/包裹單等記錄表》上簽收。
h.對已遷出本大廈的業戶,管理處提供1個月的平郵轉投服務,遷離后的郵件由客服部單獨管理,每周通知業戶回大廈領取。凡屬無業戶認收的掛號郵件做為盲信退回郵局,客服員登記確認后,粘貼改退批條,交給保安部,由保安部于次日退還郵遞員簽收。
i.缺失或遲到的報刊處理:發現報刊未按時送到或不是訂閱的報刊時,客服部負責與郵局聯系,敦促盡快補送。
j.發現郵局送來的郵件有破損時,應在登記薄上做好記錄,并有當值主管簽字確認,客服部將'此郵件受到時已破損'封條粘貼在破損部位后,再派發到業戶手中。
3郵件快件、掛號信、包裹及包裹單的投送規定
a.程序適用于工作在**國際中心內公司郵政快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單的日常投送;
b.接收到的快件由前臺人員負責,通常情況下,該人員負責日常信件的分揀及投送;
c.掛號信、快件、包裹及包裹單、匯款單均為緊急物件,要在聯系到客戶的第一時間內送出;并請客戶簽收。
d.快件到達后,應由信件收發員迅速確認該快件的收件人是否為**國際中心內的客戶,當確認為**國際中心內的客戶后,方可接收,否則由送件人員收回;
e.所有由政府郵政部門投送到**國際中心的郵政快件(僅限于ems)、匯款單、包裹單一律由前臺
f.接收,接收時應加蓋**國際中心'郵件收發章'(在暫時沒有郵件收發章時,可由前臺收件人員簽收);
g.對于dhl、fd*、ups等非國家郵政部門的速遞郵件,應由前臺人員協助送信人員聯系客戶后,由
h.郵政人員送至客戶手中;
i.任何投遞給客戶郵政的快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單,任何人不得私自拆看、私藏或銷毀;
j.所有要客戶領取的轉交物均要求在客戶領取時進行簽收;
k.對于不能當日送出的快件,應注明原因,并于次日繼續聯系客戶,直至送出為止。
l.客服主管隨時監督信件收發人員遞送物件情況,保證所有物件遞交的安全及準確性。
