物業公司質量手冊管理細則
物業公司《質量手冊》管理細則
1、總則
按規定的要求對質量手冊的編制、審核、批準、發布、實施、更改、修訂、換版和日常使用管理,確保質量手冊的有效性。
2、職責
a、物業總經理負責批準與發布質量手冊;
b、管理者代表負責組織質量手冊的編制、實施和修改;
c、總辦是質量手冊的歸口管理部門,具體負責質量手冊的編制、發放、日常管理與修訂工作。
3、管理內容及要求
a、質量手冊的批準與發布
總辦組織編制質量手冊,質量手冊編制完成后,由管理者代表審核,物業總經理批準發布;
b、質量手冊的發放與管理
物業管理公司內部發放的質量手冊,按受控版本管理,由總辦編號、登記,并履行發放手續。對向外部提供的質量手冊,按非受控版本管理,一般應注明'非受控'。
4、質量手冊的勘誤、更改、修訂、換版
a、質量手冊中出現的文字差錯要進行勘誤;
b、質量手冊與程序文件在實施中發現的不一致、缺陷等問題,總辦負責更改并保存更改記錄;
c、應在適當時候對質量手冊進行修訂,以保證質量管理體系的有效運行;
d、當質量管理體系及外部環境有較大變化時,應由管理者代表提出,由物業總經理批準后,總辦組織質量手冊的換版。
5、質量手冊修訂、換版的時機:
a、質量方針和目標重大變動時;
b、組織機構發生重大變動時;
c、質量保證要求和合同環境有較大變動時;
d、組織機構發生重大變動時;
e、質量保證要求和合同環境有較大變動時;
f、出現重大質量事故而引起的重大變化時;
h、內部審核和管理評審表明確實需要改進時。
6、質量手冊的日常管理
a、質量手冊持有者要承諾保密,要妥善保管不得遺失,不準外傳和擅自修改并及時反饋對手冊的修改意見;
b、質量手冊'受控'版本的持有者應按總辦對質量手冊的更改、修訂要進行更改和修訂。對以換頁方式的修改應履行舊頁換新頁手續,確保使用的質量手冊是有效版本;
c、質量手冊限定在物業管理公司范圍內使用,未經管理者代表批準,任何部門和個人不得擅自對外交流、外借、外送及復制。需外借時,必須經管理者代表批準并在總辦進行登記;
d、質量手冊的持有者,當其調離物業管理公司或不再擔任相應職務時,要及時將質量手冊交回總辦,并辦理回收登記,予以注銷。
e、總辦負責將修改頁和《文件修改通知單》及時發送給所有受控質量手冊持有者,同時收回作廢文件。除保留作為存檔資料外,其余全部銷毀。若需要由持有者本人修改,須在修改處做好標識和記錄。
