客房部庫房管理細則
客房部庫房管理細則
庫房是客房部的后勤保障分部,負責客房部物品管理、成本控制工作,對客房部成本管理以及客房產品的品質負有重大責任。庫管具有對客房部物品進行收發、保管、控制消耗及監督使用的職能,成本管理工作是考核庫管工作的重要依據。現對庫房管理工作做出如下規定:
(一)物品申購
1、客房部的物品申購工作由客房部秘書和庫管共同承擔。庫管負責申購或與財務部大庫聯系訂購客房部日常業務所需的各項物資及酒水、小食,其余的雜項物品由秘書負責申購。
2、客房部庫管應與財務部大庫保持密切聯系,掌握財務部大庫中客房部物資的動態并不斷調節,確保物資備量充足、有效。
(二)物品入庫
1、客房部申購的物品、設備、酒水、小食等,除辦公用品、布草、制服類物品以及用于維修洗衣房、pa設備設施的配件,其余均由庫管統一收貨并發放,各分部不得自行接收使用。
2、根據物品正常使用周期、平均消耗率以及客房每周的預測出租率,庫管每周星期一、星期二填寫《倉庫用品申請表》,經客房部經理簽字審批后,從財務部大庫將足夠本周發放的物品提取至客房部庫房,做好記錄后嚴格按照物品的保存要求進行保管。
(三)物品發放
1、客用品的發放
(1)庫管每周星期三、星期四發放各樓層客用品。
(2)每周星期三、星期四各樓層領班根據客房出租率填寫《樓層客用品統計表》,并憑該表領用客用品。
(3)發放客用品時,庫房管理員應將實際發貨量填寫在《樓層客用品統計表》相應欄目內,并與領貨人分別簽字確認。發貨完畢后妥善保存原始單據,以備每月的客用品盤點之用。
(4)被客人帶走或損壞的客用品需憑前臺掛帳的《雜項通知單》給予補發。
(5)被客人帶走或損壞而客人拒賠的客用品需憑大堂經理或前廳部經理簽發的減免《雜項通知單》給予補發。財務相關文件規定,前臺接待可簽發減免金額在10元之內的《雜項通知單》;《雜項通知單》減免金額在50元之內由大堂經理簽發即可生效;減免金額在50—100元之內需由前廳部經理簽發(前廳部副經理簽免權限同大堂經理)。減免金額在100—600元之內需由前廳部經理、財務部經理及分管客房副總經理共同簽發方可生效;簽免金額在600元以上的需由總經理簽發方可生效。(以上限額為每筆)
庫管憑減免《雜項通知單》發放物品時,必須認真審核簽免權限,不得越權發放。
(7)《雜項通知單》庫房有效聯為黃聯,其它聯次視為無效聯。如黃聯丟失,必須憑其它聯次補領物品時,應由樓層主管及客房部經理簽字認可后方能補領。
(8)每月第一周星期二庫管對各樓層儲物柜進行檢查。如有過多的客用品,庫管有權在該樓層領班本周申請領用量中予以沖減,以便合理控制經營成本及物耗。在檢查中如發現有違規使用現象,庫管將直接向客房部經理匯報并由客房部經理做出相應處罰。
(9)庫管應嚴格做好客用品,特別是低值易耗品的使用控制,并定期統計平均消耗率,如有樓層的實際物耗指數明顯高于平均消耗率,經分析無合理原因,應報告客房部經理,追究相關人員的成本管理責任。
(10)庫管應隨時關注低值易耗品中有保質期限品種的保質期。臨近保質期限前一個半月,應組織更換并與采購部聯系調換事宜。確保庫房保存與樓層使用的客用品均在有效使用期內。
