學校檔案管理細則范例

學校檔案管理細則范例

學校檔案管理細則就是為大家帶來的關于學校檔案管理的相關內容,來看下面:

學校檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了加強本校的檔案工作,提高檔案管理水平,充分發揮檔案的作用,更好地為學校教學、科研、行政管理、后勤等各項工作服務,

根據《中華人民共和國檔案法》、國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》,結合本校的實際,特制定本辦法。

第二條 本校檔案是指建校以來,學校在從事教學、科研、黨政管理及其他各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 本校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,是我校教學、科研等各項工作的重要組成部分,學校應將檔案工作納入自身整體發展規劃,加強對檔案工作的領導和管理。

第二章 領導體制和機構設置

第四條 本校的檔案工作由校長領導,其他的校領導要檢查、督促所分管的職能部門做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。

業務上由廣東省檔案局、廣東省教育廳辦公室負責指導、監督和檢查。

第五條 本校在校長辦公室下設置綜合檔案室,它既是本校檔案工作的職能管理部門,又是永久保存和提供利用本校各類檔案的科學文化事業機構。

第六條 本校檔案室的主要職責是:

(一)貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策和規定,并努力完成上級主管機關下達的其他有關檔案業務工作;

(二)負責規劃、協調全校檔案工作,并負責對本校各系、部、處、室、科等部門的檔案工作進行監督、指導和檢查;

(三)制訂和組織實施本校關于檔案工作的規章制度,加強檔案工作的規范化、標準化建設,提高檔案綜合管理水平;

(四)負責接收(征集)、整理、分類、鑒定、統計和保管全校各類永久、長期的檔案及有關資料;

(五)維護檔案的完整與安全,做好檔案的安全防范、修復、復制、保護工作;

(六)開展檔案的開放或利用工作;

(七)負責編輯檔案參考資料,編制檢查工具,積極開發檔案信息資源;

(八)負責組織全校專、兼職檔案人員的業務學習和培訓;

(九)開展檔案宣傳工作和利用者教育工作;

(十)開展檔案理論和檔案業務的學術研究,組織和參加校內外檔案業務研討、交流和協作活動。

第七條 本校各部門須有一位負責人分工主管本單位的檔案工作,并確定適當的兼職檔案人員,負責本單位形成的檔案材料的收集、積累、整理、立卷和移交工作。

第三章 檔案隊伍建設

第八條 本校檔案工作人員必須堅持四項基本原則,認真執行黨和國家的方針政策,熱愛檔案事業,具備檔案業務知識和一定的科學文化知識。

第九條 本校檔案工作人員,編制數由學校根據本校規模及收藏檔案數量等實際情況確定。

第十條 本校檔案工作人員屬檔案專業技術人員,其職稱和待遇按國家有關規定執行。

第四章 經費,庫房和設備

第十一條 本校檔案事業所需經費,列入學校預算,本校各職能部門應對用于保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設備,在其經費中給予支持。

第十二條 本校遵循方便利用、安全保管,有利發展的原則,為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房;存放聲像特殊載體檔案的庫房,應配置恒溫、恒濕設施。

第十三條 學校應有計劃地為檔案部門配置復印、錄音、照相、錄像等設備,逐步實現電子計算機管理與檔案縮微化。

第五章 文件材料的歸檔、移交和接收工作

第十四條 本校應逐步完善歸檔制度,并納入教學、科研和管理人員的職責范圍,做到每項重要的教學、科研、黨政管理等工作,都有完整、準確、系統的文件材料歸檔保存。

第十五條 本校各部門應做到各項工作與檔案工作實行‘四同步”管理,即布置、檢查、驗收、總結各項工作時,同時布置、檢查,驗收、總結檔案工作。

第十六條 本校對科研成果、基建工程等進行鑒定、驗收時應有綜合檔案室的人員參加,有關業務主管部門應會同綜合檔案室對應歸檔的文件材料加以審查,簽署意見。

沒有完整、準確系統的文件材料的項目,不予驗收,不予上報,不予評獎。

第十七條 本校實行文件材料形成部門、課題組立卷的制度,學校各部門要有一位負責人分管本部門的的檔案工作,并確定適當的專(兼)職檔案人員,負責本部門形成檔案的立卷歸檔工作。

各部門課題組形成的文件材料,一般由立卷入按文件材料的自然形成規律,以系統整理組卷,編排頁號或件號,填寫卷內目錄,裝訂后將屬于長期和永久保存的檔案向學校綜合檔案室移交。

學校綜合檔案室對各業務部門的立卷工作予以必要的協助、指導和監督。

第十八條 部門、課題組立卷歸檔是本校檔案工作的基本制度和基礎,各有關部門必須分工明確、協同配合。

學校分管檔案工作的校領導,各部門分管檔案工作的負責人,都應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己的職責范圍,督促有關部門、有關人員認真做好工作。

第十九條 本校文件材料的歸檔范圍:

(一)黨政管理類

主要包括本校黨委、行政、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄和紀要;黨政各部門的工作計劃、規劃、方案、匯報、總結、規則章程、統計報表;上級機關與本校關于人事管理、行政管理、黨務管理等文件材料。

(二)教學類

主要包括本校在教學管理、教學實踐和教學研究等活動中形成的反映教學綜合管理、學科與實驗室建設、招生、學籍管理、課堂教學與實踐、畢業生、教材等工作內容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。

(三)科研類

主要包括本校在科學研究管理和實踐活動中形成的反映科研綜合管理、科研準備、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵。

推廣應用等工作內容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。

(四)基建類

主要包括本校在基本建設管理和基本建設工程項目活動過程中形成的反映基建綜合管理、可行性研究、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件,施工文件、竣工文件、生產技術準備、試生產基建預算、概算、決算、器材管理等方面內容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。

(五)儀器設備類

主要包括本校各種國產和國外引進的精密,貴重、稀缺儀器設備(價值在五萬元以上)的全套隨機技術文件以及在購置、驗收、調試、使用、管理、維修、改造、報廢等全部活動中產生的文件材料。

(六)出版類

主要包括本校編輯出版的學報、校報。

(七)外事類

主要包括本校有關人員出席國際學術會議(含在國內舉辦的),出境考察、講學、合作研究、進修、留學及本校聘請的外籍、

港澳臺專家與教師(含客座教師)在教學、科研及其他有關活動中形成的文件材料;本校涉外活動、對外學術交流、友好往來等有關文件材料。

(八)財會類

主要包括本校在財務管理和會計活動中形成的具有保存價值的文字材料、憑證、帳薄,報表、工資清冊等材料。

(九)聲像類

主要包括反映本校各項活動和歷史發展,具有保存價值的各種以音響,畫面形象等方式記錄的專門載體(照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片,磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等)及其相配套的文字材料等。

(十)實物類

主要包括上級領導來校視察、檢查、指導工作和境內外知名人土來校參觀訪問的題詞、題字等手跡材料;境外、校內外的團休,

個人和校友捐贈的紀念物品;校內各單位和個人榮獲國家、省、市級各類獎品(獎狀、錦旗、獎杯等),以及其他有保存價值的實物。

第二十條 歸檔的文件材料應質地優良、書繪工整,藍黑墨水書寫,聲像清晰,符合有關規范和標準的要求。

第二十一條 案卷歸檔原則上按以下要求辦理:

(一)歸檔時間

1、黨政部門和按年度歸檔的部門,于翌年六月底前歸檔。

2、各教學部門和須按學年度歸檔的部門,于次學年寒假前歸檔。

3、科研、基建、生產設備的專題性、成套性檔案,應在項目完成并通過鑒定、驗收后兩個月歸檔。

(二)檔案移接手續

學校綜合檔案室接收檔案時,應根據檔案目錄,與移交人共同清點,對重要的、機密以上的案卷,要逐頁清點,經查對無誤,方可辦理簽收手續。

第二十二條 凡由各部門與其他單位分工協作完成的項目,由主辦單位保存一整套檔案,協作單位除保存自己與自己承擔任務有關的正本以外,應將復制件送交主辦單位保存。

第二十三條 個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料,必須按統一的移交時間移交給本單位檔案人員轉交學校綜合檔案室,集中管理,任何個人不得據為已有或者拒絕歸檔。

對于個人在其非職務活動中形成的重要文件材料,學校綜合檔案室可通過征集、代管等形式進行管理,對于個人向學校綜合檔案室捐贈檔案,視珍貴程度,學校可給予適當的獎勵。

第二十四條 學校綜合檔案室應注意向境內外征集與本校有關的有保存價值的各種檔案、資料。

第二十五條 對調出及離、退休人員、在辦理調離手續時,必須清還檔案,沒有學校綜合檔案室簽字,人事部門不得辦理調離手續。

第六章 檔案管理

第二十六條 本校各類檔案都是學校的重要財富,由學校綜合檔案室集中管理,任何部門或個人都不得將檔案視為私有。

全體師生員工都有保護檔案的義務。

第二十七條 綜合檔案室依據《高等學校檔案實體分類法》,負責對本校檔案進行分類、編號的排列。

第二十八條 本校各類檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期三種。

(一)永久:凡反映我校主要職能活動和基本歷史面貌的,對學校和社會有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。

它主要包括兩部分,一是本校形成的重要文件材料,一是上級領導部門針對本校所發的重要文件材料。

(二)長期:凡在相當長的時間內,本校需要查考利用的檔案,列為長期保管,它包括本校產生形成的和上級領導部門及有關部門所發的與本校工作有關的比較重要的文件材料。

保管期限為十六年至五十年左右。

(三)短期:凡在短期內本校需要查考利用的檔案,列為短期保管,其保管期限為十五年(含十五年)以下。

第二十九條 本校綜合檔案室負責對保管期限已滿的檔案進行鑒定。

對已失去保存價值的檔案,在征得有關部門同意,并造冊報校領導批準后,予以銷毀。

未經鑒定和批準,不得銷毀任何檔案,

第三十條 本校綜合檔案室定期對檔案的收進和移出、庫存案卷數量、檔案的利用情況等進行統計,并依照有關規定,向省檔案局、省教育廳辦公室報送本校檔案工作基本情況統計報表。

第三十一條 本校綜合檔案室應建立嚴格的庫房管理制度,并有防火,防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防曝曬等設施;要研究和改進檔案的保護,

對已破損,蟲蛀、霉爛和字跡褪色的檔案,應及時修復或復制;要有安全保密制度,對所存檔案和資料的保管情況定期進行檢查,遇有特殊情況,應立即向校主管領導報告,及時處理。

第七章 檔案的利用與開放

第三十二條 本校綜合檔案室設立供查閱檔案資料的閱覽室,積極開展檔案利用與編研工作,主動提供利用,充分發揮檔案的社會效益和經濟效益。

第三十三條 學校綜合檔案室開放檔案,必須遵循下列規定

(一)本校教職工因教學、科研等工作需要查閱檔案者,憑本校工作證,校外單位或個人,還須持有關單位介紹信,在說明利用檔案的目的和范圍后,則可查閱利用屬于開放范圍的檔案,并可以摘錄、復制;

(二)利用者要求復印檔案,由綜合檔案室負責辦理,并按規定收費;

(三)未經學校授權或上級主管機關批準,任何組織或個人無權公布檔案。

第三十四條 本校檔案屬下列情況之一者,不宜開放:

(一)涉及黨和國家秘密的;

(二)涉及專利和技術秘密的;

(三)涉及個人隱私的;

(四)檔案形成部門規定限制利用的。

第三十五條 對于重要的、珍貴的檔案和資料,一般不得提原件使用,如特殊需要,須經有關領導批準。

第八章 附 則

第三十六條 本辦法自發布之日起執行。