雅居樂物業檔案管理實施細則
雅居物業檔案管理實施細則
為了加強公司檔案的綜合管理,有效地保護和利用檔案,充分發揮檔案資料的作用,為公司各項工作服務,根據《中華人民共和國檔案法》,特制定本實施細則。
一、公司檔案的立卷和歸檔
1、公司接收或下發行政公文、以公司名義簽屬的合同及協議等文件由綜合管理部負責立卷、歸檔;
2、向各項目下發的各種規范、制度、流程等文件由品質部負責立卷、歸檔;
3、財務帳冊、財務單據及有關文件資料由財務部負責歸檔;
4、各項目的主體及公共設施、配套設施的竣工圖紙,驗收材料、批文報件由技術部負責歸檔;
5、公司下發的各類公文及各項目向業主下發的各類通知等由各項目負責歸檔。
二、歸檔文件材料要求
1、文件紙質較好,紙大小規格統一,一般用標準的a4公文紙。
2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件,抄寫要用碳素墨水寫,不能用圓珠筆、鉛筆。
3、文件要有明確的標題、文號、主送、抄送、抄報、抄發單位。發文稿紙上各欄內容應填寫清楚。領導簽發文件要用黑墨水或藍黑墨水,不能用圓珠筆色墨水,文稿和正文同是存檔。
4、材料齊全、準確。每項活動要從開始到結束所形成的全套完整材料,統計數字要準確。
三、案卷質量要求:
遵循文件材料的形成規律,保持彼此之間的有機聯系,區別管理和利用。
1、內文件材料必須準確反映公司管理活動的真實內容,手續完善,利于長期保存。
2、管理內容的檔案,按問題時間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序:定稿在前,歷次修改稿在后,結論性材料在前,依據性材料在后。
3、專題性:成套性檔案(包括科研、基建、設備等)按階段、結構、部分進行歸檔。
4、確定文件材料的保存價值,分為永久、長期、短期保存。
5、凡反映公司職能活動和基本歷史面貌,對公司、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的,列為永久保管。凡反映公司一般工作活動,在長期內對公司有查考利用價值的,列為長期保管,保管期為十五年至五十年。凡在較短時間內對公司工作有查考價值的,列為短期保管,短期保管年限為一至五年。
6、立卷視文件材料數量的多寡進行。當同一問題的文件多時,可采用硬卷或單份裝訂。問題單一,文件較少,又不便一起歸類的,可立薄卷。
7、卷內文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,應在裝訂線一側下角編號,不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件數的受控章,并將檔號、件數填寫清楚。
8、每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄。對文件材料有題名不要隨意更改或簡化。題目無實質內容或無題的要重新擬定,并在前后加[]。沒有責任者、年、月、日的文件,要考正清楚。會議紀要應概括出主要內容。
四、部門檔案員工作職責
1、設立兼職檔案員,按照公司的檔案存放的具體規定履行好本部門檔案工作。
2、根據本部門的歸檔內容,收集、積累、整理本部門應歸檔的文件材料。
五、歸檔時間及要求
(一)歸檔時間
1、各部門檔案應在次年四月底前將文件材料整理歸類后歸檔。
2、基建材料和專題性檔案,在項目完成通過鑒定驗收后兩個月按要求進行立卷歸檔。
3、財會類檔案,在會計年度終了后,由財務部門整理,立卷在本部門保管兩年順次年四月份歸檔。
4、聲像類檔案,在聲像制作,如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個月整理好,將檔案內容、時間、地點、人物和制作人標明,每張照片附上底片,登記造冊后歸檔。
(二)歸檔要求
1、歸檔文件材料由歸檔部門兼職檔案員按要求整理好后立卷,如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求,檔案員有權拒絕簽收,并限期改正補交。
2、檔案管理人員調離時,應辦理移交手續。
六、檔案的借閱
1、公司各部門查閱或外借檔案,必須履行借閱手續,公司外有關人員要查閱檔案,需經分管總經理批準。對于重要、珍貴的檔案和資料,一般不提供原件使用。
2、不屬于原文件規定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案,須經分管領導批準。
3、檔案管理人員應對檔案的安全、保密和完整負責,不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉借他人,否則,除負責賠償損失外,應報請領導和相關部門處理。
七、檔案的鑒定
1、為加強對有價值的文件材料的保護和管理,對保管期限已滿的各類檔案,應進行相應的鑒定工作。
2、檔案的鑒定工作,必須堅持全面的、歷史的觀點,認真估計檔案的價值程度,并根據保管期限的規定,對不再有保存價值的過期檔案進行處理,原規定欠妥的,經認真研究后延長保存年限。
3、對某些檔案材料是否銷毀沒有充分把握的,應作保存處理,不能倉促銷毀。
4、鑒定時,應將處理意見報分管總經理審批,由兩人或兩人以上在指定地點銷毀,并在銷毀清冊上登記,銷毀清冊應立卷長期保存。
