置業公司費用管理規定
置業公司費用管理規定
一、管理范圍
1、本規定所指'費用'是指辦公行政性費用。
2、本規定所指'管理'是指對上述費用的基礎原則、費用分類、費用定額、預算編審、費用分攤、結算考核和統計報表等項工作。
二、管理模式
1、歸口管理:即公司行政辦公所涉及及實物管理和費用管理的日常工作總經辦負責。
2、雙向管理:即實物管理和費用管理并舉,建立雙管齊下的雙向管理體系。
3、分類管理:即依據各項辦公行政費用開支內容、方式的不同,對實物和費用進行合理的統計分類,并建立健全相應的統計臺帳、統計報表、統計分析等基礎工作,實行分類管理。
4、定額管理:即從實際出發,對部分行政費用支出項目實行定額管理制度,超額扣款,節約歸公。
5、預算管理:即在保障日常經營管理工作需要的前提下、在上述管理的基礎上,厲行節約、節耗增支,建立和推行行政費用支出預算管理制度。
6、監督管理:即實行控制預算總額、審批報銷一支筆的監控制度。
三、費用分類
1、房租、空調費:即公司辦公租房、其它工作租房等的合同租金額。
2、植物租賃費:即公司辦公場地和其它工作租房的植物租賃合同租金額。
3、水費:即在公司辦公地點發生的自來水費。
4、電費:即在公司辦公地點發生的電費。
5、實物資產費;即非消耗性辦公用品的購置金額。
6、車輛使用費:即公司購置車輛的辦證費、保險費、車船稅、養路費、汽油費(包括包干的油料費)、
維修保養費、停洗過路費、車輛用品費等日常使用費。
7、通訊費:即在公司辦公地點發生的固定電話、傳真電話費用。
8、裝修制作費:即對外訂制的辦公隔斷、房屋裝修、標牌、標識、像框等制作加工費。
9、人事管理費:即公司為人力資源管理、勞資管理發生的如招聘廣告、招聘入場、合同鑒證、證書
等費用。
10、職工活動費:即公司組織職工旅游、聚餐等活動費用。
11、禮品費:即在節假日或平時等發生的對外饋贈性禮品、食品、物品等費用。
12、員工餐費:在工資以中補貼的形式發放,按崗位工作性質,均按6元/餐的標準補貼。
13、低值易耗品費:
(1)辦公用品費:公司各部門發生的專用辦公用品費,如筆記本、各類筆、筆筒、筆芯、大頭針、回型針、膠水、膠棒、訂書機、修正液等;
(2)辦公耗材費:公司各部門辦公電腦設備所需的易耗材料費用,如復印機、打印機加粉、購買硒鼓、墨盒、各種色帶等等;
(3)文印制作費:即外送制作、裝裱發生的費用,如信箋、信封、表單、單據、宣傳品、名片、紙杯及在外復印、在外裝訂等費用;
(4)電腦用品費:即公司辦公所發生的電腦耗品費,如軟盤、光盤、鼠標、軟驅、網線、網卡等;
(5)其它用品費:即以上低值易耗品不能包含的其它低值耗品費。
14、維修費:公司內辦公家具、辦公設備、照明等的各項維修費用,如辦公桌、復印機、開關等的維修;
15、郵遞費:公司對外發送快遞、郵寄物品等所需的費用。
16、其它費用:即以上十五項費用不能包含的其它費用。
四、費用定額(需會同財務部修訂)
(一)辦公用品領用定額:
辦公用品的領用嚴格按照預算進行。
(二)月度車輛費用定額:
說明:如若定額車輛的汽油費因工作原因造成超額,請出示相關的依據,例如派車登記、里程記錄等等。定額以季度核算,如超過定額,其超額部分由管理責任人負擔,統計匯總后在其工資中扣減。
(三)通訊費用定額:
1、固定直撥電話(含傳真):
序號
電話號碼
使用部門
主要責任人
月度話費定額標準(元)
備注
1
2
3
4
2、分機電話
序號
分機號碼
使用部門
主要責任人
月度話費定額標準(元)
備注
2
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
凡月度使用金額超過定額標準的,由使用部門或使用人承擔超支部分費用。
五、預算編審
(一)編制依據:
1、上月末庫存情況。
2、本月人員增減、購置申請和預計情況。
3、各項定額和總控指標。
(二)編制口徑:
1、預算內支出和預算外支出:
(1)'預算內支出':指每月底經集團總裁審批的預算方案。
(2)'預算外支出':指在執行每月預算內支出方案過程中,新出現并經審批人審批同意支出的項目和金額。
2、固定費用和變動費用:
(1)'固定費用':指在一定時期(半年以上)內、支出項目的內容、性質和金額都不發生變化的費用。在本規定中的'費用分類'中的房租空調費、植物租賃費兩項。
(2)'變動費用':指在每一月度都可能隨影響因素發生項目和金額變化的費用。在本規定中的'費用分類'中除固定費用以外其它類別的費用。
3、定額費用和非定額費用:
(1)'定額費用':指經公司審定須確定每月發生支出數量、金額或人均支出金額的費用。
(2)'非定額費用':指無法確定每月發生支出數量、金額或人均支出金額的費用。在本規定中的'費
用分類'中除上述定額費用外的費用。
(三)編制方法
按上述'費用分類'列明細表逐一預算,使用規范的'行政費用預算/購置明細表'中的'預算'欄。表中的'項目名稱'必須明細,'庫存量'必須準確,'數量'必須精打細算,'單價'必須符合實際,'備注'應列出變動費用增減變化的主要原因、分攤費用的比例、固定費用所占的比例以及其它應注明的口徑。
(四)審批流程
六、費用結算
1、結算時間:每月月初10個工作日前結算上月費用。
2、結算方法:代付費用的公司每月底列出兩公司本月所發生的共同費用清單,注明費用名稱、費用總額,由授權批準人簽字后送應承擔費用公司的會計,兩公司以支票或掛帳方式進行結算。
3、往來帳的對帳工作:每月的往來帳應于次月5日之前核對完畢。
4、各公司各部門在日常支出、開據發票、審核單據時,應盡量分清受益單位,以正確歸集行政管理費用、簡化核算手續。
七、結算監控
1、發票開據:所有發生的行政性費用在開具發票時,均須標明發生費用的公司;分攤費用應計算出分攤額后分別開據發票,以便正確歸集費用和財務核算。
2、報銷辦法:報銷人需按財務規范粘貼報銷單據、填寫費用報銷單、審查簽字、審批簽字,即可在出納處報銷。
3、財務監控:財務部應按同口徑建立公司行政費用支出臺帳;行政費用借款時,應審查預算內或預算外支出方案和審批依據;行政費用報銷時,應審查支出項目、金額是否符合審批預算。如不符時,應請行政人事部說明原因或提供必要依據。
八、統計報表
1、根據公司統一制定的規范表單認真進行行政管理表單、臺帳的登記和統計工作,并存檔保管。
所有統計數據應既有發生的數量又有發生的金額。
2、每月必須編制月度行政費用統計報表;年度行政管理匯總表,并及時上報公司分管領導及總經理、董事長。
3、月度行政費用報表應進行綜合分析,分析要點是:同上月比的預算費用比較分析和因素分析、同上月和當月預算比預算執行情況比較分析和因素分析、變動費用增減變化情況及因素分析、人均消耗水平及增減分析等。
4、每月上報的統計報表及附件有:行政費用預算/購置明細表、行政費用支出分類匯總統計表、車輛費用支出明細表、通訊費用支出明細表、辦公用品庫存盤點明細表以及統計綜合分析報告。
