置業公司鎖匙管理規定
置業公司鎖匙管理規定
一、管理范圍
1、本規范所指'鎖匙'是指公司辦公地(用)的門、柜、桌、箱、車的鎖具和鑰匙。
2、本規范所指'管理'是主要包括上述鎖鑰的購置驗收、編號標帖、登記造冊、備份保管、配發配制、維修更換、借用、回收和銷毀。
二、管理措施
1、購置驗收:凡在新購置帶鎖具的辦公家具、車輛和物品時,總經辦或經辦人員必須認真檢查核對鎖具、鑰匙的質量和數量,驗收無誤后應向總經辦知會并由其統一管理。
2、編號標帖:總經辦在拿(收)到全部新鑰匙后,應按照公司對所有辦公家具實行編號登記的要求,對照編制其配套鑰匙的編號,并在鑰匙上貼上標識簽,以防混淆和無法辨識。
3、配發配制:
(1)編號標帖后的鑰匙,即可由員工對號領取和或向員工對號配發。
(2)領取配發鑰匙時,總經辦必須按規范表單進行登記(總數、分配、備份和變動事項),以便對照檢查核對。
(3)鑰匙份數不夠時,必須報告(安排)總經辦,由總經辦統一安排對外配制,嚴禁任何員工私自、擅自配制。
(4)新配制的鑰匙也必須在上述表單上進行登記。
(5)公司大門鑰匙的配制和配發,必須嚴格控制,配發名單須經領導審查同意。
(6)公司員工只能對號領取、配發本人、本部門所用鑰匙,不得領取、配發非本人、非本部門所用鑰匙。
4、備份保管:為保證公司財產的統一和完整,并應公司急時之需,公司除財務部保險柜、機要員印箱和領導有明確要求收回全部備份(車、門、柜、桌、箱)鑰匙的之外,其余全部鑰匙必須留有備份,并由總經辦檔案總務統一保管。
5、維修更換:鎖具損壞后,應及時通知總經辦進行統一修理或更換。員工不得在自己所使用的物具上自行安裝鎖具。總經辦應對已更換的大門舊鑰匙進行回收。
6、調整更換:辦公區、有鎖具的辦公家具如遇公司調整,則總經辦應督導所涉部門和員工自行調整更換相應的鑰匙,并在登記表單上做登記。
7、離職清退:離職員工離職前,必須按程序和有關規定,交清全部領取和配發的鑰匙;如有遺失,須主動接受公司視情況給予的過失處罰。
8、內外借用:公司所有鑰匙,原則上不予外借,特殊情況須經公司領導批準同意。內部員工臨時借用,視情況自行處置。
9、清理銷毀:總經辦應定期對所管理的鎖具和鑰匙進行清理,對已廢棄不用、損壞、回收、已更換鎖具的鑰匙和鎖具,進行統一銷毀,以保持鎖鑰管理的有序。
三、管理責任
1、上述管理責任,由總經辦統一負責,尤其是總經辦必須保證備份鑰匙的完整和安全。
2、公司未保留備份的財務部保險柜、機要員印箱和領導有明確要求收回全部備份(車、門、柜、桌、箱)的鑰匙,其管理責任由使用保管者自行負責。
3、各員工領取、配發的公司鑰匙,其使用、保管、外借的責任由使用者自行負責。
4、公司所有人員,若遺失所領取、配發的鑰匙,必須及時向行政人事部報告,并主動接受公司視情況給予的過失處罰,概不例外。
