正大房地產公司收文管理規定
河口房地產公司收文管理規定
1、凡公司工作文件(非私人文件)均由行政助理登記簽收、拆封。
2、收文類型包括文檔文件、傳真文件、電子文件、郵件、信件等。
3、前臺接待在簽收和拆封時,需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和信函郵票被撕應拒絕簽收。
4、部門文員在收到文件后,按收文進行編號1小時內發副總經理閱簽,由副總經理根據文件內容和性質,確定傳閱人和文件密級。
5、副總經理閱批后的收文,交還部門文員按文件標注傳閱人和文件密級要求在規定時間內分送相關部門傳閱和承辦,文件傳閱完畢后,按收文進行歸檔。
6、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶離公司,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
7、閱文時未經允許不可復印文件或抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確因工作需要,須辦理借閱手續,以防止丟失泄密。
8、行政部對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應1小時內指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規定,并征得副總經理同意后,方可復印或摘抄,原件應及時歸檔保存。
