某設備公司檔案管理規定
設備公司檔案管理規定
第一章總則
第一條為保證公司檔案的完整、準確、系統,更好地為日后查考、利用服務,依據《中華人民共和國檔案法》,結合本公司實際情況,制訂本規定。
第二條本規定適用于公司所有檔案的管理,對于財務、人事檔案、質量文件管理,國家和地方政府及公司質量管理體系有專門規定的,按專門規定辦理。
第二章確定歸檔范圍
第三條立卷歸檔的范圍
(一)公司印發的各種文件、函件、簡報、總結、請示、報告、資料(包括底稿及辦文依據的有關附件)。
(二)公司召開的各種會議的文件資料,包括領導講話、會議紀要、翻印文件、參閱文件、代表名單等。
(三)公司擬訂的各種計劃、規劃。
(四)公司簽訂的合資、合作、中外合資和參股等合同和協議,包括可行性研究、項目建設書、初步設計、開工和竣工驗收等報告及批復。是我方擬稿的,應連同底稿,由各部門負責內勤的員工收集整理齊全,定期移交辦公室歸檔。
(五)公司參加上級或有關單位召開的會議帶回來的文件資料。
(六)中央和國務院、政府機關的有關政策性文件。
(七)公司員工錄用、轉正定級、調資、退職、退休、離休、病殘、撫恤、死亡等有關材料。
(八)公司黨委、工會、團委在工作活動中形成的文件資料,包括年度計劃、總結、工作的請示報告和批復,以及黨員、團員、干部、工人名冊、統計報表等材料。
(九)干部任免、人事調動、獎懲、福利和工資、行政、黨、團組織關系介紹信及存根等材料。
(十)公司的財產、設備檔案等交接憑證和清冊。
(十一)公司下屬單位報送的工作計劃、請示報告、工作總結、典型材料、統計報表等文件資料。
(十二)政府機關對公司請示、報告的批復文件。
第四條不歸檔的文件材料范圍
(一)公司印發的無查考利用價值的臨時性、事務性文件。
(二)重份文件。
(三)專項會議討論,未經領導審閱簽發的未生效文件、電報簽證,一般性文件的歷次修改稿(重要法規文件、定稿除外),鉛印文件的各次核對稿(主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。
(四)無特殊保存價值的一般性表態,提出一般性建議或意見的信函。
(五)公司負責人兼任外單位職務形成的與本單位無關的文件材料。
(六)非下屬單位抄送、不需要辦理的文件材料。
(七)公司下屬單位送來參閱的簡報、情況反映,不應抄報或不必備案的文件材料。
(八)公司下屬單位抄報備案的一般性文件材料。
第三章管理辦法
第五條立卷歸檔的方法
(一)為方便日常查閱,有利保密,凡當年度的文件資料在經辦完畢后,應及時交辦公室檔案人員保管。
(二)根據檔案的機密程度,將檔案分為絕密、秘密、保密、普通、其他五個級別,分類保存。
(三)參加上級組織召開的會議帶回來的文件資料,由出席會議的員工交辦公室檔案人員歸檔。
(四)為方便工作,有的需要立卷歸檔的文件資料,可由本部門經辦人暫時保管,但當年文件必須于第二年度一月移交辦公室歸檔。
第六條檔案借閱辦法
(一)公司工作人員需要查閱與其業務有關的文件,可向檔案員直接借閱,因工作需要外借時,要辦理登記手續,限期三天。
(二)檔案的原始稿件一般不予外借。
(三)外單位向本公司借閱檔案,須憑介紹信,并須公司辦公室主任批準。
(四)借閱檔案人員要愛護檔案,注意安全和保密,禁止在文件上作標記、圖點,折角;不準在檔案室吸煙。
(五)摘抄檔案文件資料,要經檔案人員審核同意。如需加蓋辦公室印章,必須使用16開材料紙抄錄,經檔案人員簽字,否則不予蓋章。
(六)對于電子文檔,借閱人員只能借閱電子文檔的打印稿,不能借閱電子版本。
第七條檔案鑒定小組
(一)公司成立檔案鑒定小組,由分管副總經理、辦公室主任、文秘專職人員及專職檔案員組成,分管副總任組長。
(二)鑒定小組負責公司檔案的自查、鑒定和銷毀等工作。
(三)協調各部門兼職或專職文書管理人員的檔案事務。
第八條做好檔案的安全防護工作,進行嚴格的防火、防盜、防潮、防鼠工作,保持檔案管理場所整潔。
第九條檔案的保存期限除政府有關法令或本公司其他規章特定者,以下列規定辦理:
(一)永久保存:公司章程、股東名冊、組織章程及辦事規則、董事會及股東會記錄、財務報表、政府機關核準文件、不動產所有權及其他債權憑證、重要的技術資料、其他經核定須永久保存的檔案。
(二)10年保存:預決算書類、會計憑證、事業計劃資料、重要合同文本、其他經核定須保存10年的檔案。
(三)5年保存:期滿或解除之和約、其他經核定須保存5年的檔案。
(四)1年保存:結案后無長期保存必要者。
第十條對于保存期限已滿的檔案,給予銷毀。銷毀前應將銷毀檔案造冊呈總經理核準,銷毀工作在相應權責主管或檔案評審小組的監督下由總經理辦公室進行。
第十一條關于公司合同檔案管理
(一)經濟合同檔案在公司檔案中單獨設置,集中管理。凡公司簽訂的合同、協議,統一由辦公室編號立卷。
(二)職能部門起草的經濟合同、協議的稿件(包括合同、協議要求的附件),在合同、協議生效后歸檔。
(三)合同協議文本在公司發放的范圍和數量:檔案室二份,營銷副總一份,財務部一份。分送文本由辦公室固定編號,便于查考,各部門要設專人負責管理。
(四)凡公司簽訂的合同、協議文本,蓋有合同、協議雙方法人代表和單位印章的,不再以'正本'、'副本'區分,因工作需要印發'副本'的,應不蓋法人代表和單位印章。
第四章附則
第十二條本規定由總經理辦公室負責制訂并解釋,報總經理審核批準,自公布之日起施行,修改亦同。
第十三條本辦法施行后,既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定自行終止。
