物業作業：印鑒及證照管理規定
物業作業指導書:印鑒及證照管理規定
1.目的
確保公司各類印鑒、證照的統一規范管理及正常、合理使用。
2.范圍
適用于公司及各部門。
3.職責
3.1總經理辦公室主任負責各類公司級公章和證照的保管和使用,并對最終結果負責。
3.2各部門經理負責本部門各類公章和證照的保管或授權其他人保管,并對最終結果負責。
4.方法和過程控制
4.1印鑒的管理
4.1.1管理原則
a.印鑒保管須指定專人負責,并填寫《印鑒、證照登記表》。
b.需加蓋公章的部門或個人向本部門領導請示,說明蓋章的目的、用途、范圍等,填寫《印鑒使用申請表》,經本部門領導批準后,方可蓋章。但管理處各類票據及體系文件各類格式化協議可免于登記。
c.各部門新刻或改制印鑒,須報總經理辦公室批準后方可辦理,并由總經理辦公室負責登記備案。
d.印鑒必須嚴格保管,如遇丟失、損壞或被盜時,應及時向部門經理和總經理辦公室主任匯報,予以備案,及時辦理補刻手續,并追究部門及相關人員的責任。
4.1.2公司公章
a.因工作需要開具公司《法人代表證明書》、《法人授權委托證明書》的部門或個人,必須報總經理辦公室主任批準后加蓋公司公章。
b.因工作需要開具公司《介紹信》的部門或個人,需說明用途、范圍,經部門經理同意后由總經理辦公室主任審批并加蓋公章。
c.以公司名義對外發文須由總經理辦公室主任審核文件后,加蓋公司公章。
d.各部門有關資料、文件如需加蓋公司公章,經手人應將需蓋章文件及經部門經理簽字確認的《印鑒使用申請表》提交總經理辦公室主任審核,辦理登記手續后,方可加蓋公司公章。
4.1.3公司合同章
以公司名義簽訂的各類合同,需按《合同管理程序》相關規定,履行有關審批手續后方可加蓋公司合同章。
4.1.4部門公章
a.以部門名義張貼、外發(公司以外)的各類文件需加蓋部門公章。
b.體系文件規定使用的各類文件/協議,須加蓋部門公章后方有效。
c.向顧客發放的管理費收費通知單和催繳單需加蓋部門公章。以管理處名義下發的各類違規通知單需經部門經理同意后,加蓋部門公章。
d.管理處開具的各類證明需經部門經理同意后加蓋部門公章。
4.1.5特殊原因需借公司公章外出公干,須填寫《印鑒、證照領(用)申請表》,說明用途和特殊原因,經總經理辦公室主任簽批同意后方可借出;歸還公章時,須將借用公章所蓋文件的復印件一并交付備查;凡發現借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發生問題,將嚴肅追究借用人的責任;
4.1.6凡需使用空白介紹信或證明,須書面申請說明用途,并經總經理辦公室主任批準后,方可加蓋公章;空白介紹信和證明若沒用完,應如數退回,不得挪作他用;
4.1.7總經理辦公室主任外出時,應將公章交給總經理辦公室指定的臨時代管人保管,不得擅自交給他人代管代用;代管人在此期間受本管理規定的約束,并對代管結果負責。
4.2各類證照的管理
4.2.1各類證照包括各類營業執照、各類稅務登記證(包括國稅、地稅)、各類收費許可證、停車場收費價目表、機動車停車場許可證、企業代碼證及有關榮譽證明。
4.2.2各部門應指定專人對各類證照進行管理,并登記在《印鑒、證照登記表》上。現場擺放或懸掛的證照需保證安全和整潔。
4.2.3如因工作需要使用各類證照,使用人需填寫《印鑒、證照領(借)用申請表》,經部門經理同意后,方可使用。
4.2.4總經理辦公室要確保公司各類證照的有效性,各部門經理須確保本部門各類證照的有效性,并指定專人辦理各類證照年審等相關手續或委托公司總經理辦公室代為辦理。
4.2.5各部門在取得各類證照時,須報送復印件一份至公司資料室,由資料室進行登記備案。在每次修改體系文件時,品質管理部須與資料室對接,以備更改質量手冊中公司簡介。
4.3公章使用審批規定
用章事項用章審批人
1、以公司名義發出的各類文件和信函總經理或分管總經理助理或總經理辦公室負責人
2、財務報表
開設帳戶總經理或財務管理部經理 總經理
3、人事調動 職員入戶人事管理部經理 人事管理部經理
4、各種行政事務部門負責人或總經理辦公室主任
6、重大業務
一般業務總經理或分管總經理助理 部門經理
7、法律文書總經理或分管總經理助理
5.質量記錄表格
**wy6.3-z01-01-f1《印鑒、證照登記表》
**wy6.3-z01-01-f2《印鑒使用申請表》
**wy6.3-z01-01-f3《印鑒、證照領(借)用申請表》
