z花園管理處例會管理規定
花園管理處例會管理規定
1.0目的
1.1本指導書規范了管理處例會和工作計劃、工作總結管理工作,加強管理處信息的溝通和傳達。
2.0適用范圍
2.1本指導書適用于管理處內的例會和工作計劃、工作總結的管理。
3.0職責
3.1辦公室負責匯總各部門編寫的月度、年度工作總結計劃。
3.2辦公室負責匯總編寫公司半年度及年度工作總結,并做好會議紀要的整理。
3.2辦公室負責協助檢查各部門的計劃執行情況。
4.0工作內容
4.1管理處例會
4.1.1管理處例會每周召開一次,召開時間為每星期五的下午,遇節假日提前或順延,也可根據管理處工作實際情況臨時調整。
4.1.2管理處例會參加人員
4.1.2.1公司經理、管理處經理、副經理、經理助理。
4.1.2.2各部門主管。
4.1.2.3工程部領班、服務中心領班、保安副隊長。
4.1.2.4其它臨時邀請人員。
4.1.3公司例會注意事項
4.1.3.1準時到會,缺席作好請假工作。
4.1.3.2各部門負責人作好發言準備并帶記錄本作好記錄。
4.1.3.3各部門負責人對會議中安排的工作和交待的任務及時向本部門人員傳達;對執行情況下次會議要作匯報。
4.2部門會議
4.2.1會議周期
4.2.1.1辦公室、服務中心、工程組、保安隊每周1次,并做好會議記錄。
4.2.1.2各物業管理處每月召開1次質量分析研究會議,并做好會議記錄。
4.3臨時會議
4.3.1有下列情況之一均應召開臨時會議
4.3.1.1出現重大質量事故、安全事故。
4.3.1.2出現重大投訴或出現嚴重影響公司形象的事件。
4.3.1.3上級部門臨時布置緊急通知。
4.3.1.4公司經理認為需要召開臨時會議。
4.3.2召開臨時會議注意事項
4.3.2.1凡通知需參加會議人員應立刻放下工作,參加召開臨時會議,并做好會議記錄。
4.3.2.2會議后由辦公室人員負責整理會議記錄并打印,由經理批準發放到有關部門和有關人員。
4.3.2.3根據具體情況決定是否作好保密工作。
4.4總結和動員大會
4.4.1總結大會
4.4.1.1總結大會每年召開一次,要求所有員工參加(值班員除外)
4.4.2動員大會
4.4.2.1動員大會每年年初召開一次,要求所有員工參加(值班員除外)
5.0引用文件和相關表格
5.1《會議簽到表》
5.2《會議記錄表》
