d學校項目報刊郵件收發管理規定
學校項目報刊郵件收發管理規定
1.目的
為為了確保實驗小學報刊郵件及時準確地收發。
2.范圍
適用于**管理處。
3.方法和過程控制
3.1當值人員接到郵遞員送來的報紙、雜志時,必須仔細核對,各類報紙、雜志的名稱、數量是否與《報刊明細表》上的數量相符,如有疑問需及時與投遞員、校方管理員查詢、核對。
3.2當值人員接到郵遞員送來的書刊、雜志時,認真核對各種書刊的數量后,方可簽字確認,并隨時在《**實驗學校郵件期刊簽收登記表》上各欄目詳細登記。
3.3當值人員接到掛號件和特快專遞時,應認真核對地址、姓名、并隨時在《**實驗學校郵件期刊簽收登記表》上各欄目詳細登記。對于此類信件應在盡快通知收件人領取。
3.4由政府機關單位(如:區教育局等政府職能部門、其它學校)發來的文件,通知,應立即通知相關人員領取或在有人員頂崗的情況下發送,同時在《**實驗學校郵件期刊簽收登記表》上予以詳細登記。
3.5如遇可疑信件(如:港臺信件)、無郵件地址或信封內容辯認不清,可通知上級部門或派出所處理。
3.6報刊郵件的分發
3.6.1報刊根據《校方報刊明細表》上的分發目錄,將房號寫在報刊第一版的左上角。
3.6.2雜志根據報刊明細表的訂閱目錄,通知相關人員領取,需認真核對四
3.6.3季**郵件期刊簽收登記表上名稱、房號、數量后,要求收件人在簽收人、簽收日期欄上簽 字確認,其不得跨格、跨欄填寫。對安全員不能確認的收件人可要求出示身份證件,安全員核對后在經手人欄簽字確認。
3.6.4掛號信件、特快專遞補和政府機關單位發來的文件,通知等信件的領取確認方法同上。如是安全員送達由送達人在經手人欄簽字確認,掛號信件和特快專遞補不可代領代簽,對不能確認的英文信件,可詢問校的英語教師確認,用鉛筆在信封上標注;對于英語教師都無法確認和地址不詳的信件,在值班室門前公告欄上登報,三日未有人領取回郵遞員。并需完善手續。
3.7刊郵件的存放
3.7.1當遇到節假日等報刊雜志不能送發時,當值人員應將每天的報刊分類存放于辦公桌抽屜中,不得隨意給其它人員借閱。
3.7.2信件應避免無關翻閱,確保郵件安全送發到各收信人手中。
3.8八、以上未盡事宜和在實際操作中有疑問的,可咨詢校方總務處或物業管理單位,物業管理單位將根據實際情況進一步完善本細則。
