工程項(xiàng)目文件資料管理規(guī)定
1、內(nèi)容
工程項(xiàng)目文件資料管理包括整個項(xiàng)目實(shí)施過程中的文書資料、工程技術(shù)資料、施工資料、科研項(xiàng)目資料,竣工圖等。
2、由資料員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件資料的統(tǒng)一管理并督促其他各部門對相應(yīng)的文件資料進(jìn)行收集、整理。
3、文書與資料處理要點(diǎn)
1) 項(xiàng)目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發(fā)、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。
2) 項(xiàng)目經(jīng)理部的文件收、發(fā)由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一登記,視公文內(nèi)容和性質(zhì),準(zhǔn)確及時(shí)交項(xiàng)目經(jīng)理、業(yè)主、監(jiān)理和其他有關(guān)部門批示或辦理。
3) 對于不符合國家有關(guān)法令、法規(guī)與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。
4) 按照iso9002標(biāo)準(zhǔn)對項(xiàng)目的文件資料進(jìn)行管理,做好文件受控管理工作。對于涉及有關(guān)項(xiàng)目成本、技術(shù)、質(zhì)量及其它必須保密的公文與技術(shù)資料,未經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理同意,任何人不準(zhǔn)借閱。對于上級有關(guān)印有密級的文件,項(xiàng)目不準(zhǔn)擅自翻印。
4、文件往來與信息傳遞
1) 外發(fā)出的所有文件,都納入編號系統(tǒng)并實(shí)行分級管理,并將來函的收入文件也納入編號系統(tǒng),以便統(tǒng)一管理。
2) 文件簽發(fā)分三級管理
① 一級文件:必須由項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目副經(jīng)理簽發(fā),所有經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審閱的施工組織設(shè)計(jì);季、月度計(jì)劃;重要的會議記錄[[(必須由參加會議各方對整理后的《會議紀(jì)要》簽名后有效)。
② 二級文件:備忘錄,整改通知;業(yè)務(wù)聯(lián)系單;催款通知;技術(shù)核定單等。(須由業(yè)主和監(jiān)理部門負(fù)責(zé)人簽字后方有效)
③ 三級文件: 會議通知等。
3) 文件的分發(fā)與傳遞
① 一級文件由項(xiàng)目部辦公室分發(fā);二級文件由各部門自行分發(fā)。
② 外來文件,必須由項(xiàng)目部辦公室統(tǒng)一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。
③ 有關(guān)工程的傳真文件統(tǒng)一由項(xiàng)目部辦公室收文、編號并分送有關(guān)部門。
4) 發(fā)文規(guī)則
① 所有文件使用統(tǒng)一文稿紙,由辦公室印制。
② 文件署名簽發(fā)必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。
5) 歸檔時(shí)間
施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個月內(nèi)由資料員提供竣工資料,歸檔。
6) 檔案的借閱
為充分發(fā)揮工程檔案作用,因工作需要在工作時(shí)間隨時(shí)可借閱。但需辦理借閱手續(xù),檔案不得帶出本項(xiàng)目。
7) 檔案的檢查、核對及移交
工程檔案定期進(jìn)行檢查核對,做到帳物相符,待工程竣工后,工程評定結(jié)束,按有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案管理部門移交。
