辦公自動化系統運行管理規定
辦公自動化系統(oa)運行管理規定
1.目的
為了提高公司工作效率,有效降低和節約成本,加快辦公自動化建設,保障文件和各種信息傳遞快捷暢通,根據公司的實際,制定本規定。
2.適用范圍
2.1 本規定適用于集團各部門、各控參股企業、各銷售公司(物流中心)辦公自動化的管理。
2.2 oa系統用戶暫定為集團各部門、各銷售公司(物流中心)工作人員和各控參股企業管理人員。
3.相關部門職責
3.1 集團辦公室負責文件的制作、發送、督辦和少量紙質文件的存檔和上報。發出的電子公文必須具有符合規范的文件頭和文件主體。
3.2集團人力資源部負責配合集團辦公室信息技術處進行oa用戶的注冊和注銷。
3.3 集團辦公室信息技術處負責oa系統操作技術的培訓,oa系統運行設備的維護、管理和電子文檔的保存。
3.4各控參股企業、各銷售公司(物流中心)的部門和人員職責可參照執行。
4.文件發送與接收
4.1集團公司及各部門、各企業下發、上報的各類公文(包括文件、會議通知、公告、簡報、信息等)原則上統一采用辦公自動化系統(oa)發送,特殊情況需要打印紙質文件的報集團或本分管領導批準。
4.2 集團公司的正式文件及其他需要簽發的公文,仍按原流程起草、審核、簽發,統一由辦公室編號、制作、掃描、使用oa發送至收文單位和個人,并根據實際需要打印若干份存檔和上報。
4.3 電子公文應做好登記,并由起草、審核、簽發人簽名。
4.4 所有oa用戶每天上、下午上班后都必須及時登錄oa系統查看文件,并始終使oa系統處于“在線”狀態,確保信息和聯絡暢通。如因出差或出差時間較長,須指定授權的公文代辦人代辦。
4.5 電子文件發送后,工作人員應根據公文的緩急程度對所發公文的接收情況進行檢查,催辦、督辦,發現問題及時與有關人員聯系。
4.6 集團各部門、各控參股企業、各銷售公司(物流中心)要建立oa系統管理體制,指定專人負責oa系統文件的管理。
5. 用戶注冊和注銷
5.1總部新進符合使用oa系統的人員,由人力資源部在一個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團辦公室信息技術處,信息技術處應在一周內完成電腦配置和oa用戶注冊。總部oa用戶離職前,須到集團辦公室信息技術處辦理電腦移交及oa注銷手續后,方可辦理離職手續。
5.2各控參股企業、各銷售公司(物流中心)新進符合使用oa系統的人員,由控參股企業、各銷售公司(物流中心)在兩個工作日內將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報集團人力資源部,人力資源部備案后送交集團辦公室信息技術處注冊。控參股企業、各銷售公司(物流中心)oa用戶離職前,需報集團人力資源部備案,并由集團辦公室信息技術處辦理oa注銷手續后,方可辦理離職手續。
5.3 集團各部門、各控參股企業、各銷售公司(物流中心)對沒配置專用電腦的oa用戶,要合理安排電腦共用。
6.系統安全與維護
6.1 集團公司和各控參股企業、各銷售公司(物流中心)的網絡服務器在工作時間內必須始終保持在線,oa系統始終保持正常的運行狀態。建立服務器的運行日志,并保存30天以上。
6.2 集團辦公室信息技術處須指定管理員專門負責文件上傳及系統維護。所有配置信息要由專人保管,注意保密。系統管理員應定期對網絡系統進行殺毒,建立防火墻,防止黑客侵入,確保系統安全。
6.3 密級的文件不入oa系統,按照現有公文流轉方式處理;電子文件嚴格按發文范圍發送,發文范圍的審批仍按集團公司公文管理有關規定執行。
6.4所有oa系統應保管好用戶密碼口令,不得隨意泄漏給無關人員。
7. 文件共享與歸檔
7.1集團辦公室應對公司成立以來的文件進行清理,剔除密級和失效文件外,將所有的實用文件在oa系統上發布,供用戶學習、使用。
7.2集團辦公室對oa系統上電子公文每年整理一次,刻錄成光盤,存入集團檔案室。
8. 附則
8.1 本規定自2006年1月1日起試行,原有關規定同時廢止。
8.2 在試運行期間,公司除利用oa系統處理文件發送、信息溝通外,還將逐步推行自動化辦公流程,以期實現真正意義上的無紙辦公,加快公司的管理科學化和現代企業制度建設。
8.3 集團各部門、各控參股企業、各銷售公司對在試行中遇到的問題和意見、建議,請及時向集團辦公室反映,以便對本規定進行修改。
