第1篇 物業公司采購管理規定13
物業公司采購管理規定(十三)
1.0目的
保證供方提供的物資和服務符合組織要求達到的規定標準,對產品服務的最終實現提供優質保障;
2.0適用范圍
適用于公司對物資采購的控制及對評價、選擇供方服務的管理;
3.0職責
3.1管理部根據實際情況,選擇物資供應商和供方,并進行供方評審確定物資供應商和供方名單;
3.2辦公室負責員工標識、辦公用品等物資的采購,管理部負責其它物資的采購;并分別制定《物資采購計劃單》;;
3.3各相關責任部門負責物業管理過程供方提供服務的控制;
3.4各倉庫由各部門(管理處)負責管理,倉管員負責各類已采購物資的質量、數量、驗收及采購物資的保存;
3.5總經理負責審批《物資采購計劃單》;
4.0程序
4.1供方評審
4.1.1相關專業人員配合管理部選擇物資供應商或服務供方,選擇依據包括但不限于:
a)公司現狀及發展目標;
b)供方基本情況,例如服務態度、營業執照及地理位置等,服務供方還應考察人員基本素質及服務水平是否能達到公司要求;
4.1.2管理部組織人員進行供方評審,評審內容包括但不限于:
a)營業執照和產品經營資格證書或執業資質證書;
b)顧客滿意率及行業中的聲譽和口碑;
c)有人員和設備能保證及時提供配件和售后服務,從業人員的持證上崗率合格;
d)評審時的物資樣品質量達到100%,現場操作人員服務質量達到100%的合格;
e)在保證質量的前提下考慮價格;
f)評審完畢,管理部填寫《供方評審報告》;
4.1.3評審合格的物資供應商在《合格物資供應商名單》中登記,合格服務供方在《合格供方名單》中登記。不合格者,由管理部填寫《不合格報告》不予登記,《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》由管理部編制,總經理審批;
4.1.4管理部對評審合格的物資供應商和供方每年進行復評,填寫《物資供應商評價報告》和《供方評價報告》以保證其持續提供合格產品的能力,復評不合格者,應從《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》中除名。
4.2各部門、小區與合格的服務供方簽訂服務分包合同時在合同中應明確:
a)提供服務的范圍、期限、質量要求;
b)公司對供方所提供服務的監督方法和供方的保證措施;
c)雙方的權利和義務;
d)違約責任,賠償等事項;
4.3當合格物資供應商和供方在提供產品或服務中出現問題時,各責任部門應會同采購人員采取以下措施,以保證產品、服務符合要求:
a)與供應商或供方溝通,要求其采取糾正措施將出現不合格產品的機率降至最低,必要時向其提供一定的幫助。
b)嚴密采購的驗證或檢驗過程,嚴格監控供方提供服務的過程。
c)根據合同限制或停止物資供應商供貨/供方的服務,并從《合格物資供應商名單》和《合格供方名單》中另選供應商或供方以保證產品實現。
4.4 采購
4.4.1每月底各部門(管理處)制定下月《物資需求計劃》交綜合辦;
4.4.2綜合辦根據各部門(管理處)的《物資需求計劃》制定公司下月,
《物資采購計劃單》,《物資采購計劃單》應包括:采購物資的名稱、型號、規格、數量及所購物資的質量等級和要求;
4.4.3采購人員根據《物資采購計劃單》內容在《合格物資供應商名單》中選購,如果該物資無法在合格的物資供應商中選購時,采購人員應上報綜合辦經理,由綜合辦經理組織人員重新選擇物資供應商進行臨時評審,臨時評審準則根據實際情況而定,至少應包括供方評審內容中的'a、d'項;
4.4.4各部門(管理處)每月初按本部門(管理處)本月《物資需求計劃》到公司倉庫領取本月所需物資,如遇突發事件需另外購買時,部門(管理處)負責人可決定臨時購買,但應向綜合辦經理說明,各小區管理處主任可決定單價在200元(含200元)以下物資的采購,大廈管理處主任可決定單價在500元(含500元)以下物資的采購;
4.4.5服務供方項目應由相關部門根據顧客要求進行評審,并填寫《服務分包申請計劃》、《服務分包申請計劃單》包括:服務項目范圍、質量要求、期限等,經授權人審批后報管理部。
4.4.6綜合辦根據《服務分包申請計劃單》內容在合格的供方名單中選擇適當的供方。
4.5物資的驗證與接收。
4.5.1所有采購的物資,由有關采購部門或申購部門根據具體產品驗收的必要性和采購文件、資料和驗證標準分別對產品進行驗證,并記錄驗證結果,及時通知倉管員進行檢驗和入庫,倉管員按《采購物資檢驗規程》進行驗收。
4.5.2如果有必要在供方現場檢驗時,應檢驗合格后進行記錄才給予放行。
4.5.3對于服務分包項目應由分管部門在服務過程中對其服務質量進行定期和不定期檢查,其中屬一次性分包服務項目如:外墻清洗,管理處必須加強過程的連續監控和采取竣工驗收,明確其是否符合有關規定和合同的要求。
5.0相關文件
a)《合格物資供應商名單》qr-c
b)《合格供方名單》qr-c
c)《服務分包合同》
d)《物資供應商評價報告》qr-c
e)《供方評價報告》qr-c
f)《物資采購計劃單》qr-c
g)《服務分包申請計劃單》qr-c
h)《采購物資檢驗規程》
i) 《供方評審報告》qr-c
第2篇 某物業公司采購物資管理規定
物業公司采購物資管理規定
1、各部門每周六上午把下周采購預算和工作快報一起上交總經理批準
2、按批準預算,由使用部門填寫申購單,部門經理簽字后,送采購部進行詢價,原則上以貨比三家及以最佳質量、最合理價格取舍,在可能范圍內附上報價單及說明書,然后送財務經理審核及總經理審批,以此作為采購依據,經財務經理和總經理批準后,購買入庫;
3、未經批準的采購申請單一律不準采購,禁止先買后批;
4、如有預算之外的緊急采購或臨時采購,需報總經理批準,如無總經理批準,采購部一概不予受理;
5、為提高采購工作效率和部門協調,各部門物資需求一般需提前3天報單;
6、每周一和每周三為采購申報日,各部門在此兩天將申購單交采購部;
7、為便于采購工作流轉,每周二及周四10:00-11:0014:00-15:00擬定為請示財務經理和總經理審批申購單時間;
8、實行部門成本核算控制制度,即各部門購買、領用物資費用(單項、小額款)由各部門自行控制,如當月成本超出預算或規定標準將由責任人承擔賠償責任;
9、各部門申購單上需注明物資規格、數量、尺寸、用途、材質及特殊要求等,以方便采購,如發生采購失誤(重復購買、采購過剩、多余購買等),將由相應責任人賠償。
簽署人:**物業管理有限公司
