第1篇 管理處檔案管理規定2
管理處檔案管理規定(二)
1.0對接管物業,管理處應向有關單位索取有關該樓宇房屋建筑、設施設備和物業相關的各種資料。
2.0樓宇房屋建筑、設施設備和物業相關的各種資料,由管理處檔案管理員或指定專人負責保管。借閱相關資料,須經管理處主任同意。
3.0樓宇房屋建筑、設施設備因故改建時,管理處應及時將相關技術資料歸檔保存。
4.0資料遺失,管理處應查清原因,并追究相關人員的責任,同時申請復制一份。資料管理員應定期檢查資料保管情況。
5.0業戶檔案管理。
5.1管理處客戶服務部負責做好業戶或其他人的基本情況登記工作,填寫《業主(住戶)基本情況登記表》和相應的資料歸檔。
5.2業戶辦理入住手續時,客戶服務部應對業戶、隨住人員情況進行登記,并記錄聯系電話。
5.3業戶搬離小區樓宇時,應及時在《業主(住戶)基本情況登記表》上注明搬離時間,存檔保管。
5.4管理處客戶服務部每半年對住戶情況進行一次清理登記。
5.5業戶的檔案由管理處保存,未經主任許可,任何人不得借閱、查詢。
第2篇 某商業中心管理處檔案管理規定
商業中心管理處檔案管理規定
1、辦公室檔案按人事、文件、資料分類,由文員負責管理;
2、檔案文件必須設專柜存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閱;
3、凡經領導批示傳閱的文件,必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔;
4、借閱檔案須認真辦理借閱登記手續,保證按時歸檔;
5、凡借閱重要密件,必須經經理批準后方可借閱,所借閱的檔案資料未經批準不得抄摘或復印;
6、檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數,做好防蟲、防潮、防遺失,發現異常或被盜,丟失等情況,及時向領導反映,妥善處理,如系人為造成,要追究有關人員的責任。
