會議大廈會務工作管理要求
會議大廈會務工作的管理要求
(一)負責領導辦公室的服務工作;
(二)負責區領導、機關各類會務的安排和服務,及時向機關事務管理局辦公室通報會務安排情況;
(三)負責會議登記和提前確認工作,確保會議如期召開:
(四)負責按會議召開的單位、出席人數和召集的領導職務來決定會議的大小,采取相應的服務措施:
(五)負責安排工作人員對會議室進行布置,保障會議室整潔舒適;
(六)負責在會議進行期間巡查,及時處理突發事件,確保會議順利進行;
(七)日常會務工作
l、小型會議的會務工作
(1)服務員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分鐘到崗;
(2)到崗后首先檢查燈光、空調、影視音響設備是否正常,發現異常及時向主管領導報告;
(3)仔細做好會議室的桌子、凳子等的清潔衛生工作,保證有一個舒適整潔的會議環境;
(4)提前將消毒好的茶杯擺放好,準備好茶葉,打好開水,提前15分鐘在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員;
(5)參會人員進入會場后,服務員應舉止大方地為他們遞上茶水,并每隔15分鐘加茶水一次;
(6)服務工作要細致周到,服務中要做到三輕(走路輕、講話輕、動作輕):
(7)會務服務中心負責人必須到場監督服務員工作,巡視會議室的準備情況和會議的進行情況,以便有突發事情時及時應對;
(8)會議快結束時,服務員在會議室門外站好準備歡送參會人員:
(9)會議結束后,及時做好茶杯及會議室的清潔衛生工作,并關好燈、音響、空調、門、窗等。
2、中、大型及重要會議的會務工作
(1)客戶服務部接到中、大型及重要會議通知后,作出詳盡的會務安排并及時向機關事務管理局辦公室匯報;
(2)客戶服務部根據會議需要,提前一天準備好橫幅并作好相關協調工作:
(3)提前一天對會議室進行全面檢查,應與會議主辦單位保持聯系,對座位數、名位牌、會標等進行核對,同時應對影視、音響設備、燈光、花卉擺設、茶水、茶杯準備、衛生情況、進出通道進行檢查,要求達標后對會議室進行封閉管理,不準無關人員進入會場(會議室);
(4)服務員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前1小時到崗;
(5)仔細做好會議室的桌子、凳子等的清潔衛生工作,保證有一個舒適整潔的會議環境;
(6)提前將消毒好的茶杯擺放好,準備好茶葉,打好開水,提前15分鐘在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員;
(5)參會人員進入會場后,服務員應舉止大方地為他們遞上茶水。并每隔15分鐘加茶水一次并牢記領導飲用茶水的習慣,以便做好個性化服務;
(6)若領導有事交待,應主動熱情地走上前去詢問,及時辦好領導交待的事情。服務工作要細致周到,服務中要做到三輕(走路輕、講話輕、動作輕):
(7)會務部部長必須到場監督會務t作人員的情況,巡視會議室的準備情況和會議的進行情況。以便育突發事情時及時應對:
(8)會議快結束時.服務員在會議室門外站好準備歡送參會人員;
(9)會議結束后,及時做好茶杯及會議室的清潔衛生工作,并關好燈、音響、空調、門、宙等.
(10)安全管理部在會議期間應加強與機關事務管理局保衛科聯系,防止無關人員進入會場擾亂會議,應注意會議期間用電設備的工作情況,防止事故產生,保證走火通道的餐通,緊急情況下,應有服務員在場進行疏導。
