物業顧問項目入伙工作管理程序
顧問項目入伙工作管理程序
為保證小區業主的順利入伙以及入伙后各項物業管理服務工作的正常開展,規范業主入伙時的各項手續辦理工作,防止因疏漏造成入伙時物業公司工作的被動,特制定此管理程序。
一、管理職責
1、管理處經理負責物業的前期介入工作安排工作,并負責組織、協調、落實入伙前的各項準備工作及入伙時的各項工作安排。
2、客戶服務中心負責入伙前相關資料的準備和入伙手續的辦理工作,協助財務人員核定各類收費標準和報批工作,并接待顧客,解答顧客問題,建立住戶檔案,并妥善保管。
二、入伙前相關準備工作
1、在項目入伙前一個月,物業公司與地產公司營銷、設計、項目等部門成立入伙工作小組,定期通報工作進展,相互配合,同時與營銷部門一起收集前期客戶反映的焦點問題,制定統一說辭或解決方案。
2、管理處經理制定入伙前的各項工作計劃,包括:工作內容、負責人及完成時間。
3、管理處經理負責管理處組織架構、崗位職責的制定;確定辦公室、培訓室、倉庫、宿舍、食堂等具體位置并安排人員進行裝修工程施工的跟進。
4、物資采購:由管理處經理指定專人負責辦公用品、辦公及維修設備/工具、保潔/保安用品的購置計劃的制定、詢價、報批及采購工作。
1)辦公用品包括:家私、各類文具等。
2)辦公及維修設備/工具包括:電腦、打印機、電話、電工工具等。
3)保潔/保安用品包括:各類清潔工具、剪草機、對講機、警棍等
5、根據物業的實際狀況,完善閉路監控、停車場設施、信箱、康體娛樂設施、園林綠化等公用設施。
6、管理處經理指定專人記錄入伙前后發生的清潔、返修及配套設施完善工程等所產生的各項費用,以便與相關單位結算。
7、對外公共關系的聯絡
1)由經理指定人員與政府相關部門建立公共關系,包括:燃氣、水、電、有線電視、派出所、街道辦、居委會、工商、稅務、物價、房管等。
2)管理處各類工商證照和收費許可證的辦理。
3)停車場的營業執照、稅務登記證和收費許可證的辦理。
4)配合發展商用水/用電指標的申請、 電話、電視、燃氣、郵政的開通手續。
8、入伙前一周應準備好所有相關資料,必備的有:
1)《入伙須知》
2)《業主臨時公約》
3)《委托銀行代收款協議書》
4)《房屋交付驗收表》
5)《業主(住戶)資料卡》
6)《物品領用登記表》
7)《業戶手冊》
8)《停車場管理協議書》
9)《停車場車位租用協議書》
10)《裝修管理服務協議書》
11)《裝修申報表》
12)《商戶管理協議書》
13)《商鋪消防管理責任書》
14)房間的建筑平面圖(備索)
15)其他與業主相關或需了解的資料
9、將《入伙須知》樣本于業主辦理入伙手續前遞交至發展商,以便發展商將其與《入伙通知書》一并發放給業主,告知業主辦理入伙手續時的應知事項。
10、管理處管理人員、技術人員提前一個月到位,安全員、保潔員提前半個月到位,并由客戶服務中心負責員工作服的制作。
11、在入伙流程設計方面,以方便客戶為導向,組織參與入伙人員演練,制定項目應知應會,培訓到人。
三、入伙手續辦理程序
1、顧客(業主或住戶)按《入伙須知》中的規定,攜帶相應的各種資料前往管理處辦理入伙手續。
2、入伙手續辦理
1)入伙引導、檢驗《入伙通知書》
管理處指定專人引導業主到入伙手續辦理現場,由專人檢驗業主的《入伙通知書》以及應攜帶的相應資料。
2)驗房
由管理處技術員、發展商相關人員共同陪同業主驗房,抄錄水、電、燃氣表底讀數,并共同確認,在《房屋交付驗收表》上記錄,驗房后若顧客提出質量問題,由管理處將《房屋交付驗收表》復印件交發展商處理,發展商處理完畢后,交顧客簽字確認存檔。
3)填寫資料
管理處經理指定專人發放入伙手續的相關資料,工作人員指導和協助業主填寫各種相關資料。
4)驗收資料
管理處經理指定專人檢驗并收回業主的《入伙通知書》及填寫好的各種相關資料。屬業主需帶走的資料交由業主帶回。
5)繳費
管理處財務人員負責收取入伙相關費用并開具相應的票據。
6)顧客憑入伙交費收據領取房門鑰匙等相關物品、禮品,并在《物品領用登記表》中簽收。
7)如需返修,管理處留存一把房間的入戶門鑰匙,以便返修施工。
3、入伙資料整理完畢后,由管理處資料員將住戶房屋、業主及常住人員的詳細資料錄入電腦中。
4、業主資料的管理:
1)管理處資料員負責保管業主(住戶)提供的資料。業主和租戶的資料應分類保管。
2)業主(住戶)的資料屬保密資料,管理處經理以上人員或管理處經理授權人員因工作需要辦理相關手續后方可查閱。
3)有關業主(住戶)持有ic卡的電腦資料等其他資料同屬保密資料,未經管理處經理批準,保管人員不得隨意給人查閱。
四、入伙手續辦理流程圖
入伙引導、驗《通知書》資料發放--驗房--填寫資料--驗收資料--繳費辦ic卡--領鑰匙--領禮品--裝修辦理/完成入伙手續
