海龍供電公司印信工作管理標準
1 范圍
本標準規定了龍海市供電公司印信管理工作的職責、保管內容與使用,使用權限與手續。
本規定適用于龍海市供電公司和公司各部門印信的管理。
2 引用標準
山東省電力工業局機關印章使用管理規定(魯電辦[1995]236號)。
3 職責
3.1 職能分工
3.1.1 龍海市供電公司辦公室是印信工作的歸口管理部門,負責全公司的印信使用和保管工作。
3.1.2 公司印章由上級行政主管部門制發,根據經理的安排,由公司辦公室負責管理,并指定黨委秘書(黨委印章)、文書員(行政印章)做好日常的使用和保管。經濟合同專用章由企劃部負責管理,并指定專人負責日常的使用和保管。各部室、公司的印章,由公司制發,由各單位行政主管人負責管理,并指定車間管理員或其他兼職人員做好日常的使用和保管,并報公司辦公室備案。
4 管理內容與要求
4.1 印章管理
4.1.1 公司各單位業務用專用印章,凡刻有本公司名稱者,均應由使用單位主管負責人提出申請、分管副經理或總工程師審核,經經理批準后方可刻制,由各單位行政主管人負責管理,并指定專人負責日常使用和保管。
4.1.2 班組級的單位,一般不制發印章。屬于直接對外有業務聯系的班組級單位,包括托兒所、衛生室等,可按4.1.1條規定辦理,其他班組級單位如因工作需要,也可按第.4.1.1條規定刻制業務專用章。
4.1.3 公司主管負責人名章、根據上級規定,由公司辦公室負責刻制和管理。支票專用的公司主管負責人名章,應區別于行政用章,并報有關部門備案,由專責業務部門的主管人負責管理,并指定專人負責日常的使用和保管。
4.1.4 如印章長久使用磨損或因故損壞不能繼續使用者,保管單位的主管負責人應查明原因,寫出報告申請重新刻制,新印章制發后,原印章應交制發部門、并削角作廢存查。
4.1.5 各類印章應由專人管理,如委托他人暫時代管,需經部門領導批準。各級印章保管人,應認真負責,切實加強管理。單位印章和負責對外的部門主管人名章,不得任意送交別人或集體使用,不得違反保密規定,攜帶到公共場所;保管人員更換時,應在單位主管負責人的主持下辦理交接手續。因管理不善而造成的一切損失,由保管人員和單位負責人負完全責任。
4.1.6 會議紀要、調查提綱等類文件一般不加蓋公章。除發文、開具介紹信用印外,各類印章使用,均應實行用印審批單制度,經領導簽發的用印審批單,均應留存,并按年度歸檔。
4.2 各級印信的使用范圍
4.2.1 公司印章的使用范圍
4.2.1.1 公司正式行政公文;
4.2.1.2 上報的總結、專題報告、工作簡報、各項專業定期報表;
4.2.1.3 對外簽訂的合同或協議書;
4.2.1.4 開據公事介紹信或證明信;
4.2.1.5 根據有關主管機關部門的統一規定需出具公司證明的。
4.2.2 公司辦公室印章的使用范圍
4.2.2.1 開據內部業務介紹信;
4.2.2.2 以公司辦公室名義印發的內部通知;
4.2.2.3 以公司辦公室名義對外業務性行文;
4.2.2.4 一般人民來信的回復信件;
4.2.2.5 根據有關規定由行政開據的公事證明或介紹信等。
4.2.3 各部室、公司的印章使用范圍;
4.2.3.1 向公司的請示報告、計劃、總結;
4.2.3.2 向上級業務主管部門的工作匯報和業務聯系信件;
4.2.3.3 公司內各單位之間的聯系通知或證明;
4.2.3.4 分管業務范圍需直接對外辦理的證明信、介紹信。如:人事部門對外勞資方面的證明和職工的人事材料、公安部門對有關戶口管理的證明和材料等。
4.2.3.5 有關部門所持的業務專用印章,應按專用范圍使用。
4.3 印信使用權限和手續
4.3.1 公司印章使用權限和手續
4.3.1.1 正式公文,應按公文擬辦程序經主管繕印后,由公司辦公室文書員在對外發文和原稿上加蓋印章。
4.3.1.2 以公司名義的對外專業性報告,填報人擬好后應經本部門主管審核在存檔份上簽字,呈報分管經理簽發后由公司辦公室加印,如系有時間性的定期報表,分管經理因故不能立即簽發者,根據經理指示,可先交公司辦公室加印報出,存檔一份由分管經理補閱補簽。
4.3.1.3 對外簽訂成文的經濟合同或協議書、委托書、擔保等契約性文件,應按公文擬辦程序,經主管人簽發后,由企劃部加印。
4.3.1.4 對外的工程設計圖紙、資料,購貨合同、資料和向上級部門提報有關申請表等,擬辦單位
應辦好審核和批準手續,由公司辦公室加印。
4.3.1.5 公司各單位對外聯系工作,需持公司介紹信、證明信者,應在各部室、公司兼管文書員處填寫由公司統一制發的介紹信箋,經本單位主管審核,并在存根欄處簽名,由公司辦公室經復審同意后加印,存根留各單位。對涉及各專業部門權限的,應由各專業主管部門負責人審核簽字。
4.3.1.6 如必須使用一般信紙寫作介紹信或證明信時,經辦人應先擬稿,經主管人審核簽發后,再謄印一份,一并送公司辦公室,在清稿上加印,底稿由辦公室備查。如系由專業部室部門復信統一存查者,底稿可留在擬辦部門。
4.3.1.7 開據私人證明,必須根據主管機關、部門的明確規定辦理,不符合規定,一律不予證明。對必須加蓋公司印章者,應經本單位主管同意,口頭或書面通知公司辦公室,方可辦理。
4.3.1.8 嚴禁在內容不明確或空頭及空白介紹信、證明信上加蓋公章。
4.3.1.9 印章一律蓋在單位名稱處或文末日期上。
4.3.1.10 凡不符合以上諸項程序者,公司辦公室拒絕用印,因此而延誤工作,由經辦單位負責。
4.3.2 各部室、公司印章使用,應經主管領導核準同意,嚴格印信管理。
4.3.3 業務專章的使用范圍、權限和手續、由各單位按本制度精神,自行制定有關規定,并嚴格執行。
