合同管理工程信息資料管理監理措施
合同管理、工程信息資料管理的監理措施
一、合同管理的目標
合同管理的目標是對項目的建設實施進行管理,由于監理單位不是項目建設的實施者,所以對項目的建設實施進行管理就是對項目的實施合同進行管理,即根據監理合同的要求,對工程承包合同的規劃、簽訂、履行、變更和解除進行監督,對合同雙方的爭議進行調解和處理,以保證合同的依法簽訂和全面履行。
二、合同管理的依據
由于本工程實施施工過程的監理,因此,監理方合同管理主要涉及建設單位與承建單位、總包單位與分包單位,建設單位與材料設備供應單位之間的合同。合同管理是建設監理的主要工作之一,其主要依據:《合同法》、《建筑法》《建設工程監理規范》、監理委托合同以及建設工程施工合同(包括施工招標文件、工程量清單、中標通知書、中標單位投標商務標等)等。
三、合同管理的措施
(一)合同工作的重點
①做好合同總體規劃:
a、通過各類合同主控項目總體目標的實現。最大限度滿足業主的目標及目標的確定性,業主對監理工程師和承包商的信任程度,業主的管理風格。
b、多方面考慮承包商的能力、資信、企業規模、管理水平,在本項目中的目標與動機,目前經營狀態,類似工程經驗,承受和抗御風險的能力。
c、工程的類型、規模、技術復雜程度、設計準確程度、工程質量要求和工程范圍的確定性、計劃性,各類合同招標時間及工期的限制,工程風險程度,工程資源(如資金、材料、設備等)供應及限制條件。
d、環境因素,(包括法律環境、市場競爭程度、材料價格因素、地質、氣候、自然、現場條件的確定性,獲得額外資源的可能性等)。
e、考慮與業主簽約的承包商的數量及發包形式,結合各類合同的特征,向業主推薦合同計價方式。
②進行合同分析,對各類合同條款進行分類研究,提出合同的缺陷和特點,將實現過程中可能引起合同變化的事件加以分析,便于采取相應措施。
③健全合同管理臺帳,建立合同目錄,編碼。
④做好合同履行的監督檢查。
⑤做好施工索賠管理。
(二)合同工作的索賠管理
①協助審查業主簽約的各類合同,將合同條款中不明確的概念予以明確,減少索賠事件發生的可能性。
②協助業主執行公正、科學的原則,要求合同各方嚴格按合同辦事,維護雙方的合法利益,保證工程質量、進度、投資目標的實現。
③在合同實施中,嚴格控制工程變更,監理工程師要依據設計文件和工程現場條件作出正確決定,嚴格控制可能引起施工索賠的工程變更,并按工程變更處理程序規定及時處理,涉及工期費用索賠的工程變更,必須通過業主的認可,總監才以簽認。
④總監參與本工程合同總體規劃及合同管理制度建立。負責草擬合同條款,會簽、協商、修改、審批,協助業主、承包商的簽署,并做好合同保管等工作制度及流程。
⑤合同執行情況的跟蹤管理和分析報告。
⑥協助業主處理與項目實施中有關的施工索賠,調解合同糾紛。
(三)合同爭議的調解
在合同的履行過程中,根據相關條款,監督合同各方是否按合同履行各自的權利和義務,在維護業主方利益的同時,維護承包單位的合法正當權益。同時,加強事先控制的原則,避免合同爭端的產生;
項目監理機構接到合同爭議的調解要求后應進行一定調查取證工作,在爭議調解過程中,除已達到了施工合同規定的暫停履行合同的條件之外,項目監理機構應要求施工合同的雙方繼續履行施工合同。
在總監理工程師簽發合同爭議處理意見后,建設單位或承包單位在施工合同規定的期限內未對合同爭議處理決定提出異議,在符合施工合同的前提下,此意見應成為最后的決定,雙方必須執行。
在合同爭議調解無效的情況下,監理機構應根據實際情況收集齊全相關的數據資料,為合同仲裁提供客觀、詳實的依據。
四、信息管理的工作內容和方法
1、監理資料的提供
(1)階段性資料的提供:我們針對在監理工作中涉及到工程控制目標內容產生的資料,工程變更形成的資料等及時向業主提供,以便業主掌握工程施工動態狀況。
(2)工程竣工驗收,施工階段監理工作結束后,我們將根據監理合同的約定提供完整的監理資料。
2、監理資料的管理
我公司將建立信息管理體系,使項目建設信息收集及時,儲存規范,傳遞迅捷,使用方便。
(1)信息管理的工作內容
1)建立由業主項目負責人,現場代表、總監、設計負責人、施工項目負責人組成的工程信息管理領導機構,使工程建設各類信息有一個處理平臺。
2)監理機構內形成各類監理人員的信息反饋及傳遞渠道確保有效信息的執行、應用。
3)做各類信息的收集、歸類和管理,作為項目控制的基礎。
(2)信息管理的主要方法
1)建立信息有編碼系統(專業、控制內容)
2)明確信息流程(反映各單位,各部門間)
3)制定信息采集制度(責任到人,確保信息的全面、真實性)
4)利用高效的信息處理手段,為監理工程師決策提供依據,全面控制工程總體及階段性目標。
5)利用工地例會、監理月報、工程實施中的現場考評向業主如實報告項目建設信息。
(3)信息管理的措施
總監對監理資料的管理全面負責,并指定一名監理員具體實施,根據本工程建設進展各階段監理工作結束后及時整理歸檔。控制監理資料的質量要求,做到內容真實、準確,與工程實際相符合,對施工單位提交的工程技術資料嚴格審查(包括原始憑證、各種檢驗資料、竣工圖紙)。做好監理資料歸檔的立卷、卷內文件的排列、案卷的編目及檔案的提交簽收,為項目交付使用后業主的管理及保修階段的監理服務工作打好基礎。
3、監理資料的歸檔
建設項目的監理工作中,要涉及并產生大量的信息與檔案資料,有些是監理工作的依據,有些是監理工作中形成的文件。我們對監理工作中的資料管理主要包括兩大方面,第一方面要對施工單位的資料管理工作進行監督,要求施工人員及時記錄,收集并存檔需要保存的資料與檔案。第二方面是監理機構本身應該進行的資料與檔案管理工作。
根據《建設工程文件歸檔整理規范》(gb/t50328-2001)的規定和溫州市城建檔案管理有關規定,我們將以下資料在竣工驗收前提交委托人(見監理資料原件附錄a移交清單)附后。
根據《建設工程委托監理合同》(示范文本)的約定,在竣工驗收合格后5天內我們將協助委托人(業主
