z園物業財務管理措施
雅園物業財務管理措施
一、費用開支標準及審批權限
1、費用管理原則
(1)堅持勤儉節約的原則,努力降低費用水平。交際、應酬費應根據需要,本著少花錢多辦事的原則,采取實報實銷的辦法(由經辦人事先闡明原因報總經理批準)。
(2)執行有關財務規定,嚴格遵守費用開支范圍。
(3)加強各項開支計劃管理,實行財務監督,財務部要行使好財權。
(4)嚴格控制各種費用,杜絕假發票、空白條,杜絕不合理、不合法的費用支出,一切付款票據,必須是合法的發票,白條不得作為報銷憑據。
(5)嚴格控制費用,嚴禁在使用中假公濟私。
(6)凡屬費用范圍開支,要按照管理公司報銷程序執行。
(7)物業管理公司發生的各種費用,應根據當月費用使用情況合理進入當期費用,按權責發出制的原則對管理公司發生的各種費用作預提費用和待攤費用。低值易耗品的攤銷原則是五五攤銷。低值易耗品購入后領用時要填制'低值易耗品領用登記表'。
2、費用開支標準
(1)交際應酬費:原則為每月不超過元人民幣,如有特殊情況需超出上述月標準的,必須于事前報總經理批準。
(2)通訊費:物業管理公司部門經理以上人員按每月300元人民幣報銷手機通話費,主管級人員按每月150元人民幣報銷手機通話費,其他員工無論手機費或bp機費一律不予報銷;物業管理公司的辦公用市話費、長話費可憑電話局的話費收據列支入賬。
(3)市內交通費:原則為每月不超過元人民幣;物業管理公司員工如因公外出必須事先征得總經理的同意后方可乘出租車。
(4)每月一次的員工生日會支出不超過元標準。
3、審批程序及權限(見附表)
程序執行人員負責內容
1項目用款申請人填寫用款申請(如支出證明、采購申請等)并由本部門經理簽字確認
2項目財務審核內容簽字確認
3項目經理簽字確認(預算內現金支出項目1000元以下款項)
4物業公司總經理簽字確認(采購、借款、合同付款,退各種押金、所有支票付款、限10000元以下支出)
5公司董事長10000元以上的大宗付款、預算外項目及固定資產的購置
6物業公司財務部在支票上加蓋銀行印件,交項目財務
7物業管理處出納、會計付款,收回相關的原始票據并記錄明細賬
二、物品的入庫、領用、保管及庫房安全、衛生制度
1、關于材料入庫
(1)采購員購置的材料到庫后,應放在待檢區并及時通知各使用部門專業人員及庫管員共同驗收,同時應認真填寫驗收單,經驗收合格后方可入庫。入庫時再由采購員和庫房同時作入庫記錄,要做到當天到貨當天清。
(2)材料入庫后,庫房管理人員應及時將所購材料分類上架,并及時粘貼貨號標簽,同時填制庫存材料卡。
(3)庫管人員根據收貨記錄填制四聯入庫單,并按月逐一編號。入庫單應按材料用途分類(電料、空調水暖料、土建維修料、清潔用品、辦公用品),以便于列明細賬。
(4)入庫單庫房留第一聯和第三聯據其登記庫存材料明細賬和存根。
2、關于材料領用:
(1)部門領用材料時,必須填寫三聯式'物品領料單',預算內的由部門經理批準,未申報預算的按批準的請示報告到庫房領料。
(2)工程部為客戶提供有償維修服務時,可憑'派工單'先到庫房領料,事后應及時補辦領料手續(遇緊急情況可特殊處理,例如:跑水、停電)。
(3)出庫前應認真核對出庫材料的名稱、規格、數量、并貼簽銷卡記錄。庫管人員在確認領料手續無誤后,應填制四聯出庫單,外包工程必須有施工單位人員簽字。出庫單按用途分類填制,類別劃分應與入庫時一致。
(4)材料出入庫記錄必須清楚完整,當天的賬項一定要在當天下班前完成,不得延誤。
(5)庫房發放材料應遵守以舊換新原則。各部門退回的無使用價值的舊料經總經理/項目經理批準后每月處理一次;經各專業部門主管鑒定,維修后仍能繼續使用的材料應妥善保管,待修理后備用;對已無修理價值,但有變賣價值的廢舊物資應集中存放,經批準后由保潔部統一變賣處理,相關費用交至財務部。
(6)各部門退回的廢舊材料按公司規定應貼有領料標簽(或標記),如所退回材料未貼標簽(或標記),待總經理批示后方可退庫。根據標簽的時間記錄,退庫材料在'三包'期內的應及時通知采購員與供貨商聯系更換。
(7)對于未使用的材料返庫,庫管人員應填制紅字出庫單,以沖減原出庫單內容。避免造成重復入庫或重復出庫;對于已使用過的仍有使用價值的舊料退庫,庫管人員應單獨填制'維修再用明細表',并按用途分類。
(8)庫房應于每月20日(原則上)盤點、結賬。庫管人員應將本月出入庫單全部登記入賬,并編制本月庫存材料盤存表(總表及各類物料明細表)及二裝供料明細表。報與總經理/項目經理。財務部留存經批示后的盤存表作為原始憑證計入成本費用賬中。
(9)施工多余材料需退回廠家的,按正常出庫手續辦理,由采購員辦理出庫并注明退回原因。
(10)退貨后,將廠家退回支票或現金送還財務部,并由采購員將財務收據送庫房與出庫單一起備案。
(11)庫房分機電話:353
3、關于庫存材料的保管:
(1)購入的庫存材料應分類保管,收發材料后應及時填寫庫存材料卡,以保證庫存資料與實際庫存數量準確無誤。對低于最低庫存量的材料及時通知使用部門及采購部。
(2)根據材料的不同保管要求,做好庫存材料的防火、防潮、防水、防塵、防蟲等保管工作。
(3)如庫存材料發生合理損耗,應及時填寫'庫存材料損耗報告',待總經理/項目經理批準后,財務部做賬處理。
(4)各部門退回的廢舊材料應集中保管,同時有關部門應將可再用的零件拆下退庫,做到物盡其用。
(5)庫管人員應認真做好本職工作,應做到心中有數,熟知庫存材料的存放位置及基本庫存量。
(6)每日將出、入庫單整理編制傳票,登記庫存材料明細賬。
(7)每月20日(原則上)庫房應根據庫存材料明細賬盤點庫存材料,必須做到賬、實物相符、賬卡相符,如發現問題應及時查賬處理。
(8)庫房盤點后,將盤點結果匯總編制庫存盤存表,及時交送有關部門審核。
(9)每月盤點結束后,庫房在填制庫存材料月補充前,與各部門協調各物品庫存量實際使用情況,并根據月底盤存
結果,填制庫存材料月補充計劃。
(10)工具的領用設有專人管理,對工具的收發應及時記錄變更。
4、關于安全制度:
(1)庫管人員應遵守各項安全管理制度,牢記消防中心火警電話(分機:119;直撥:),會使用滅火器。
(2)庫房嚴禁存放易燃、易爆等危險物品。如確需存放,可暫存放于工程部的油漆庫內。
(3)除庫管人員外,他人不能進入庫區。如因工作需要進入庫房,應由庫管人員陪同。
(4)庫管人員每天下班前必須檢查庫房的電源、開關、門鎖是否關好。鑰匙一份交由保安部保管。
(5)保持庫房內安全通道暢通,入庫后應盡快分類上架保管。
(6)對庫房內的貴重物品應加強管理,單獨保管。
5、關于衛生制度:
(1)庫存材料要經常檢查整理,碼放整齊。及時清理庫房內的雜物、包裝紙等易燃品,保持庫房清潔衛生,防止庫存材料蟲蛀、霉變。做到'五凈'(地面、墻面、門窗、貨架、貨物干凈),'五無'(無灰塵、無鼠害、無蛛網、無積水、無污垢)。
(2)要對庫存材料進行不定期整理,保持庫區整潔。
(3)對各部門退回的廢舊材料經批準后應及時清理,對還有使用價值的舊材料應單獨保管,可以變賣的材料應單獨存放。
6、關于個人保管物品
(1)工作崗位必須同時配備的計算器、小型工具等,由本部門負責人同意,在本部門當期限費用中開支,經財務部統一審核后退職可辦理領用手續。
(2)單位價值較大的物品必須經總經理批準方能配備。
(3)個人保管物品需建立保管檔案,辦公物品的申領及管理由辦公室負責。
(4)個人保管的物品屬于公司資產,保管者有義務妥善保管、合理使用,不得丟失或損壞,也不得隨意轉交他人。
(5)工作變動,不再使用所保管的物品時應辦理退庫手續。
(6)屬于正常磨損或工作中發生意外造成個人保管物品損壞,由保管者填寫報廢申請單,說明原因和理由。單位價值在200元以下的由項目經理簽批,200元以上的由總經理簽批后辦理報廢手續,進行賬務處理。
(7)因為使用者使用不當造成物品損壞,由使用人按物品的價值進行賠償。
