第1篇 員工外出管理規定辦法
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員工外出管理規定【1】
一. 目的
為了進一步規范員工外出流程及報銷,加強差旅費及有關費用的控制和管理,特制定本制度。
二. 范圍
適用于公司全體員工。
三. 定義
1. 員工外出分為外勤和出差二種。
2. 因公出差,于本市或本地區范圍內,當天往返的,視為外勤。
3. 因公出差,不能當天往返,且發生住宿的,視為出差。
四. 審批程序、權限和流程
1. 員工因工作需要出差時,填寫《出差申請單》。并交由廠長審批,總工批準。
2. 研發部人員因工作需要出差時,填寫《出差申請單》,由總工審批,并報請總經理批準。
3. 項目組人員因工作需要出差時,填寫《出差申請單》,報請總經理批準。
4. 公司總部人員因工作需要出差時,須填寫《出差申請單》,由人事部審批,報總經理批準。
5. 員工出差國外一律由總經理批準。
6. 工廠各部門將填寫好《出差申請單》交由前臺處,前臺確定簽批完整后,掃描電郵至相關人員,并第一時間通知到出納及人事行政部。(經電話申請總經理批準的,須注明。)
7. 出納收到《出差申請單》,根據出差日期及出差人員級別購買火車票/飛機票。若火車售票系統內車票不足或無票情況下,需要更換出差日期,應第一時間通知到相關部門負責人。
8. 員工外出時,必須嚴格按照上述流程操作。因特殊情況未能履行出差審批手續的,可由部門負責人或相關人員代為填寫或出差后補辦。否則,作曠工處理。
五. 外出人員管理原則
1.出差人員必須采用高效、經濟、安全、便捷的交通工具、路線和時間出行,反對浪費行為,提倡節約。
2.外出人員公干時,應隨時保持熱情、禮貌、友好,自覺維護公司形象。
六. 差旅費構成
1. 長途交通費:飛機 、火車、輪船、高鐵、長途大巴產生的費用
2. 市內交通費:公交、地鐵、出租車產生的費用。
3. 住宿費;異地出差因過夜住宿產生的費用。
4. 餐費補貼:按地區標準和職務,限額計發補貼。
5. 通訊費用:因工作需要電話溝通產生的費用
6. 其它費用:傳真、復印、郵寄等公共費用。
七. 具體規定如下:
1. 外勤人員外出時,須在《外勤人員登記表》上登記簽字即可。外勤人員報銷待定建議:公司這邊邊只報車費,工廠除了報車費,另外報銷餐費和住宿費。但是沒有出差補貼。外勤寫外出單,出差寫出差單。餐費按15元/餐補貼中/晚餐。
2. 出差人員選擇交通工具一般以火車/長途大巴為主,火車行駛6小時以內,乘坐硬座;6小時以上為硬臥。管理級人員或研發部人員可乘坐高鐵/飛機出行。特殊情況下,出差人員選擇飛機出行,必須由總經理批準后方可執行。出納也可綜合市場票價,擇優選擇交通工具。
3. 普通員工一線城市餐費補貼40元/天,二三線城市餐費補貼30元/天;主管級以上人員一線城市餐費補貼60元/天,二三線城市餐費補貼50元/天。另:早餐占日限額的20%,午晚餐占日限額的40%。(補貼標準待商議)
4. 部門負責人可根據出差具體情況(如工作量、工作環境等),為外出人員申請出差補貼,補貼標準為10-15元/天。
5. 因工作需要產生的通訊費,出差負責人每月可享受100元/月補貼,特殊情況,可酌情增加報銷費用。出差人員出差時間不足一個月情況下,也可按此標準執行。
6. 普通員工住宿費用報銷一般不超過120元/晚,管理人員不超過150元/晚。超出部分自理。由三霞根據一線城市和二三線城市來定具體標準。
7. 因特殊情況需要乘坐出租車的人員,須事前征得部門負責人同意后方可執行。否則不予報銷。
8. 因公務出差,嚴格從事與工作無關的事項。因特殊情況,確實需要辦理私事時,應提前向廠長/總工申請,同意后方可辦理。否則按曠工處理。
9. 出差人員中途改變路線時,應提前向部門負責人申請,同意后方可執行。
10. 員工出差必須每天以郵件/電話形式向部門負責人匯報工作,不能以郵件形式匯報的,應每天記錄當天工作內容,并于返回后以電郵形式發放至相關人員。重要人員出差返回5天內應向總工和相關人員提交出差報告。
11. 出差人員需要借款時,填寫《借款單》,并經相關負責人簽字后方可領取。
12. 管理人員因個人原因需要參加會議、學習、培訓期間,公司提供有薪假,但每月不超過二次,每次不超過一天。公司不承擔任何食宿和交通費用。所產生的一切費用自理,
13. 員工因病、因事需要在當地請假,可由出差負責人批準,并知會相關人員。出現無出差負責人或請假超過二天以上者,須報請廠長/總工批準。
14. 因生病(需要住院)可按標準支付出差補貼,不報住宿費、餐費和市內交通費。住院期間出差補貼不超過10天。結果待討論
15. 出差中公休:出差過程中,若遇公休日,應以公務為重,繼續執行出差任務;若遇到出差單位公休無法辦公,可安排休息。
16. 超期停留:出差過程中,因生病(未住院)交通中斷或其它不可抗力因素造成超過預定期限停留的,在核清事實基礎上,按實際差旅費報銷。
17. 出差結束后回深圳(公司)的交通費用,實報實銷;出差地請事假/病假,不直接回深圳的,按出差地到深圳的交通費用(火車硬座/硬臥)報銷;出差時遇法定節假日放假,不直接回深圳的,不矛報銷。
18. 員工出差期間因工作需要加班按國家規定加班費計算。出差在途遇周六日可計作加班或安排調休。銷售人員/技術人員/研發人員/管理人員出差期間的加班費和休息時間怎么定
19. 外出時借道探親訪友須經部門負責人批準方可,相關費用不予報銷,探親訪友期間公司不予發放任何補貼。
八. 出差費用報銷審核
1. 出差人員按相關標準范圍內實報實銷,超支自理。
2. 出差住宿費用的審核以實際過夜天數和限額標準確定,并附有出差時間、出差地點一致的有效住宿憑證發票,超過限額標準部分,個人自理。住宿一般由出納負責預訂,相關出差人員離開入住酒店后,領取并保管好發票。待出差返回公司后上交至出納處即可。
3. 同性人員一起出差的,應以標準間為主,且報銷費用只允許一人報銷。嚴禁重復報銷。
4. 外勤人員無特殊情況,一律不準報銷住宿費用;外勤人員外出范圍包括深圳市內、廣州、惠州、東莞、珠海等深圳周邊城市和地區。因特殊情況需要住宿的人員必須經總工批準。
5. 乘坐火車以硬座或硬臥為原則;高鐵以二等票為原則;輪船以三等倉為原則;乘坐飛機以經濟倉為原則,總經理級以上可乘坐商務倉。
6. 外出人員返回后應于一周內辦理報銷手續,并交到財務部。報銷人員應填寫《出差報銷單》按財務要求粘貼好票據,否則財務部可以不予辦理。出差報銷單應由部門負責人審批,由總經理批準。
7. 財務應遵循“前帳不清,后帳不借”原則辦理報銷手續。
8. 外出報銷盡可能提供正規發票。住宿費用100元以上或乘坐長途大巴時,必須提供正規發票,否則不予報銷。結果待商議,建議遇到特殊情況將情況進行書面說明。
9. 出差人員負責保管好各項票據,若有遺失,財務不予報銷。嚴禁借/買其它日期相關票據代替。
10. 由接待單位免費提供食宿和交通工具的,公司一律不予報銷任何費用和發放餐費補貼。
11. 搭乘公司提供交通工具者,不再報銷交通費用。
12. 出差人員在外有酗酒導致斗歐,或其它與公司無關事件發生意外傷害的,公司不承擔任何費用。
13. 外出人員應嚴格遵守國家法律法規和公司規章制度,如發現從事違反法律法規規定的其它情形,一經發現,立即按相關規定解除勞動關系,并不予經濟補償。
九. 差旅費報銷違規追究
1. 出差人員應實事求是原則,嚴禁虛報!一經查出,責令退回虛報金額,并以虛報額三至五倍金額,貢獻員工成長基金。虛報金額,一次超出500元,或年終累計超2000元以上者,公司根據相關規定,解除勞動關系,并不予經濟補償,并向其追究公司損失。
2. 各級審簽人員把關不嚴而失職,使弄虛作假的票據得以報銷,后經查實收回的,審簽人員須貢獻50元員工成長基金,當月考核扣5分,年終考核扣1分。情節嚴重的,貢獻員工成長基金100元,當月考核扣10分,年終考核扣5分。經查實無法收回的,給公司造成經濟損失的,由各級審簽人員承擔相應連帶責任,并由各級審簽人員負責賠償相應損失。
3. 部門負責人或直接分管領導,如有故意包庇、縱容員工弄虛作假的違規行為,一經查實,按虛報額三至五倍金額,貢獻至員工成長基金,并取消年終獎金。情節嚴重者,公司將根據相關規定以降職或解除勞動關系。
十. 相關文件
1. 《外勤人員登記表》
2. 《出差申請單》
3. 《考勤管理規定》
十一. 附則
1. 本管理辦法如有與之前所擬定的相關規定產生沖突之處,以本管理辦法為準。
2. 以上規定自發布之日起生效!
員工外出學習(培訓)管理規定【2】
一、 員工外出學習(培訓)的類型:
1 外出學習(培訓)分
第2篇 員工外出工作管理規定
員工外出工作管理規定
1 目的
為規范員工外出工作,明確責任,保證工作質量、效率和安全,特制定本規定。
2 適用范圍
適用于所有員工外出(本市范圍內)從事公司工作或執行任務的過程,如外場測試、試驗、展覽、售前售后為客戶上門服務等。
3 定義
無。
4 職責
4.1 外出工作派出部門或負責人:負責人員安排,兩人及以上外出工作,必須指定一名臨時負責人,明確任務和完成時間,并負責檢查任務完成情況。
4.2 臨時負責人:負責外出工作中的一切事務,包括外出工作申請、交通工具協調、交通安全、食宿協調、任務完成情況總結和匯報等;
4.3 主管副總:負責審批所屬部門的多人或部門負責人的外出申請,監督檢查任務完成情況。
5 工作程序
5.1 外出工作的內容
員工需外出工作執行的任務主要有產品外場測試、試驗、展覽、拜訪客戶、上門售后服務、到外協廠送料、協調生產進度、返修、監督檢查等及其他需外出的情況。
5.2 外出工作要求
5.2.1 外出執行任務必須填寫《員工外出工作申請單》,申請單經部門負責人審核、主管副總批準生效。
5.2.2 外出執行任務完成后,臨時負責人需在《員工外出工作申請單》中“完成情況”一欄寫明任務的完成情況、遇到的問題及采取的措施等(可另附頁說明)由部門負責人審核確認后交于行政人事部前臺處存檔。
5.2.3 未按5.2.1、5.2.2 條款執行的外出員工,行政人事部按實際打卡記錄以“遲到/早退/曠工”處理。
5.3 外出交通工具選擇
5.3.1 員工外出盡量選擇綠色出行,可在公司前臺借用公用的公交一卡通。
5.3.2 需要使用公司車輛外出時,需按要求填寫《派車單》,具體按照公司《公司車輛司機管理規定》執行。
5.3.3 特殊情況下需要乘坐出租車時,需要主管副總同意后方可。
5.3.4 去本市以外的地方出差時,填寫《出差申請單》,具體按照《員工出差管理規定》執行。
6 記錄與報告
《員工外出工作申請單》
《派車單》
《出差申請單》
7 相關/支持性文件
《公司車輛司機管理規定》
《員工出差管理規定》
8 更改記錄
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