某機械公司員工出差管理辦法
機械公司員工出差管理辦法
一、原則
1、適用人員:上海**機械有限公司全體員工。
2、適用范圍:從事與工作內容相關聯的出差事宜。
3、出差標準:劃分塊區、設定費用、憑證報支、超出自負。
4、管理原則:明確批準權限,提供適度工作環境,合理控制費用支出。
二、出差類別
1、當日出差:出差當日往返的。
2、短期出差:出差當日不能往返、且一次出差時間沒有超過10天。
3、長期出差:一次出差時間連續超過10天以上。
4、國外、港澳臺。
本條規定中的出差天數,以員工打卡時間為準;不能以打卡確認時間的,以交通工具時間為準。中午12時以前離開的,界定為一天,以后為半天;中午12時以前返回的,界定為半天,以后為一天。
三、出差批準
1、員工出差需填寫《出差派遣(申請)單》,經批準后方可出差(表一中不需要的除外)。
員工出差“申請”或“派遣”可以由本人填寫、也可以由部門主管填寫。
《出差派遣(申請)單》存放在內部局域網上,可自行下載;也可向前臺或銷售部文員處領取。
出差批準流程:本人填單(一式二份:一份部門留存、一份交前臺記作考勤。前臺每月匯總后交檔案室)、合適主管(組長)批準、行政人事部備案后交前臺
2、出差員工因特殊情況需要延遲天數,可以采用即時通信方式,按層級事先報告并履行批準程序(事后,仍然需要履行出差表的書面批準)。
3、各級主管(組長)須對員工出差事由、出差時間進行嚴格審定并安排好代理人員。
4、出差申請的批準權限見下表一。
序號 職級 當日出差 短期出差 長期出差 國外出差
表一中,最終審批人不是直接主管的,最終審批人之前的各級主管均應審核簽字。若時間緊急,可以直接取得最終審批人的審批,但事后應補全手續。
部門經理、主管、組長:是經部門提名、總經理批準任命的職務。
塊長:是經行政人事部任命、總經理批準的職務。
四、暫支款辦理
1、員工憑《出差派遣(申請)單》可以向財務部借款。
-----借款前應完成《出差派遣(申請)單》的審批
-----出差人員必須借款的,應在《出差派遣(申請)單》中說明,經審批的《出差派遣(申請)單》是辦理借款的依據
------前款未還清,或沒有合理理由經常逾期的,財務部可以拒絕暫支借款。拖欠暫支借款的辦法依照財務部有關規定執行
2、員工出差結束須在返廠后的三天內結清出差費用(遇節假日順延)并履行主管(組長)簽批、行政人事部審核、財務部經理批準程序。
3、各部門依照層級對《差旅費報銷單》進行特定審核。
-----申請部門主管審核內容:員工出差的相應差旅費是否超支,如果超支,應注明
------行政人事部審核內容:乘坐的交通工具、住宿是否符合公司規定
五、出差與補貼標準見下表二
1、一般情況下,員工出差的住宿、補貼報銷標準如下表。
標準 人員
食宿:a類城市 b類城市 c類城市
往返交通
補貼
備注:
1、a類城市:包括直轄市、省會城市以及深圳、青島、寧波、廈門、大連
2、b類城市:包括沿海地區的非省會城市
3、c類城市:除a和b之外的其它縣市
4、長途車費:是指從上海行政區域出差到異地的車費
5、火車以最快到達時間
2、往返火車站/機場以及在出差地點使用的交通方式
員工出差以乘坐公共汽車、軌道交通為主
員工攜帶配件出差、且重量達到20公斤及以上,須在《出差派遣(申請)單》上注明,可以乘坐出租汽車
城市公交結束,可以乘坐出租汽車
特殊情況產生,經合適主管批準可以乘坐出租汽車
3、同行住宿
兩人或以上同行,如果是同性,應當入住標準房。
六、差旅費報銷
1、員工憑住宿發票、火車票(飛機票)以及交通車票報銷。
2、員工憑開具的就餐發票、收據按照規定給予補貼。
3、由對方提供住宿,公司不再報銷住宿費用。
七、其它
1、售后員工出差每天須以一定方式向合適主管匯報。
2、售后員工出差結束須將測評的《客戶滿意度調查表》交銷售部文員。銷售部文員須將每次售后情況向銷售部經理報告。
銷售部文員須對《客戶滿意度調查表》以電子版作好匯總、保存,同時在每季度末將《客戶滿意度調查表》裝訂成冊交檔案室。
《客戶滿意度調查表》可向銷售部文員處領取。
3、員工出差結束由合適主管簽署考勤。
4、公司按標準給予出差員工補貼,不再另行支付加班費。
5、員工出差發票報銷有弄虛作假行為按規定處理。
6、本規定解釋權歸屬行政人事部。
本辦法已在2023年6月8日交由各部門充分討論、2023年6月28 日再次征集各部門意見,經總經理批準,2023年7月1日起實施。
