食品銷售省級辦事處管理辦法
食品銷售公司省級辦事處管理辦法
總則
辦事處是銷售公司在各省區市場設立的辦公事務地點,負責協調公司對所管省區的事務管理。加強并規范省級辦事處管理,是公司提高工作效率和管理水平,實現公司管理科學化的途徑,加強對各省辦事處的規范管理,對公司的發展將起積極的促進作用。
選址及變更事項管理
2.辦事處的選擇要遵循科學原則,綜合考慮各因素,經過認真分析篩選后在確定。
1)、辦事處的選址設計活動地域、社會公共設施、經濟基礎設施、地點知名度、可供擴展空間、成本以及其他因素,需要根據公司要求對各因素做出評估。
2)、辦事處基本選定以后,由省級經理簽字并上報公司,經過公司統一后方可簽訂租用合同。
3)、所簽訂的合同必須符合法律文本格式,手續完成后,辦事處必須在三日之內將各法律文件以及稅票上報公司備案。
3.辦事處一旦選定后,如無其他客觀因素,原則上不允許經常遷移。
1)、因主觀因素需要遷移辦公地點,該辦事處必須提前三天上報公司,闡明變動原因。
2)、在上報公司變動原因之時,以必須及時考察選擇新的辦公地點,一般要求同時考察三處或以上地點,經所比較后在決定。
3)、新的辦事處地址變換后,各項手續及要求同第2條。
人員配置管理
4.人員的配置、招聘、錄用以及培訓,遵循公司的有關規定,結合市場的具體實際,做到不缺不濫。
1)、辦事處的人員配置要遵循公司'因需設崗'的原則設置崗位并配備人員。
2)、辦事處的人員招聘需求必須經過省級主管上報公司同意,由公司指派或經公司同意后由辦事處在當地招聘。
3)、新錄用人員要按照正常規定將其檔案資料保送公司及人力資源部備案,同時各辦事處留存一份備檔。
4)、新招的人員培訓工作由公司負責,或由公司委托各辦事處完成,經考核合格,即可正式錄用。
辦公消耗品管理
5.省級辦事處的辦公消耗品的訂購、采購、分發等工作均由省辦事處內務助理統一負責。
1)、一般情況下,一季度采購消耗品一次,若出現特殊情況必須經省級經理簽字同意主可提前采購。
2)、訂購物品送到后,負責人要核對、規格、數量和質量,確保沒有存在問題后,簽字驗收。
6、消耗品的使用要盡可能節儉,同時要加以妥善保管。
1)、所以購入的用品,都必須一一填寫清單。
2)、必須清楚地掌握辦公用品上庫存情況,經常整理,必要時實行防蟲防潮等措施。
3)、每年6月和12月要對各區域辦事處的使用情況進行檢查統計,若存在問題應該及時指出并相應地整改。
文書管理
7.各省辦事處需要負責管理相應的文書,加強保密制度的規范實施。
1)、所有文書包括經銷商業務統計、會議決議、通報、合同或協議、廣告投放調查表、各種帳本、統計圖表等一切業務相關的用書或公文。
2)、全部文書歸公司所有并收藏,任何個人不得私自占有,任何人都必須嚴格遵守公司的保密制度。
3)、文書的收發、領取與寄送,原則上由各辦事處內務助理負責。
4)、文書負責人必須按照公司的要注對其按照密級分類,并按照保密制度處理。
5)、文書按照內容進行整理后,按尚未完成的文書和可以歸檔的文書二類進行管理,全部完結的文書,分別按照所屬部門、機密程度、整理編號保存年限進行整理與編輯,做好登記并且歸檔保存。
會議管理制度
8.辦事處的會議包括例會以及因特殊情況需要臨時召開的會議。
1)、省級主管將會議相關文件內容通知內務助理后,內務助理應該及時組織會議地點,材料等,并及時準備通知每一位出席人員。
2)、每一次會議,內務助理或主管都必須做好會議記錄。會議記錄要盡可能詳盡,能反映當時的真實情況。
3)、對于因故缺席人員,內務助理要正確了解原因,做好記錄,按照公司相關規定給予處罰,對于無故缺席者,要及時向省級主管報告上報公司備檔。
4)、會議要求講究效率,杜絕'文山會海'現象。
出差考勤管理
9、省級辦事處所負責所在區域各業務員的出差考勤管理,對業務員的考勤要不時抽查,做好出差費用報銷工作。
1)、省級辦事處接到公司通知相關業務員回杭州開會的文件后,應該及時通知各人員并做好記錄。
2)、回總部出差的各業務員應到辦事處辦理出差手續,包括從總部出差歸來后的報銷手續等等。
3)、到各地市、縣出差的業務員,辦事處要做好記錄,了解每位業務員的出勤情況。
4)|出差費用報銷,嚴格遵守《銷售公司銷售人員出差費用報銷的規定》。
10、由于銷售工作的特殊性,各辦事處應該不定期抽查所屬業務員的業務考勤情況。要求區域經理考核一月二次,客戶經理一月四次,銷售代表及及跑單員一月至少一次,同時要求客戶經理配合對銷售代表以及跑單員的抽查。
安全、衛生制度
11、集團公司的安全保衛制度同樣適用于各辦事處。
1)、由于各辦事處未配備門衛保安人員,故應該加強安全工作,每天下班時都要鎖好門窗。若上半時發現異常及時報告處理。
2)、各業務員不得帶無關人員進入辦事處,若因需要則必須做出口頭說明并做好登記。
3)、由于各辦事處所在地域氣候以及周圍環境的特殊性,因此必須謹防火災等情況發生。
12、各辦事處要切實搞好衛生,維護員工健康以及工作場所環境衛生。
1)、辦事處的工作場所,至少每日清掃一次,并采用適當方法減少灰塵的飛揚,不得亂堆放垃圾或亂扔紙屑。
2)、工作場所內,嚴禁隨地吐痰。
3)、飲水機必須保持清潔。
4)、各辦事處應定期對公共場所進行大掃除,確保光線明亮、空氣流通,保證工作人員的健康。
