檢疫局辦公自動化系統使用及管理辦法
檢驗檢疫局辦公自動化系統使用及管理辦法
第一章 總則
第一條 為進一步加強對*檢驗檢疫辦公自動化系統(以下簡稱oa系統)的管理,打造安全快捷的網絡辦公平臺,充分發揮oa系統作用,切實提高工作質量和工作效率,根據有關規定并結合本局工作實際,制定本《辦法》。
第二條 oa系統主要分為公文處理、政務管理、個人事務、歷史數據、快捷操作等五大功能區,包括局發文、收文管理、內部簽報、信息宣傳、督查督辦、休假管理、公告板、內部資料、電子郵件、文檔查詢、個人設置、外出授權、常用工具下載等20個功能模塊。
第三條 所有非涉密公文無特殊情況均應使用oa系統進行辦理。
第二章 系統的管理
第四條 oa系統的管理和維護工作由*局辦公室和信息化處共同負責。
(一)*局辦公室主要職責:
1、負責oa系統總體管理與協調工作;
2、負責oa系統的規劃、構建、優化、完善工作;
3、負責制定相關管理規定和辦法,并監督執行;
4、負責oa系統各模塊工作流程的設計、審核等工作;
5、負責oa系統培訓和使用指導工作。
(二)*局信息化處主要職責:
1、保障oa系統設備正常運轉;
2、負責oa系統人員調整、權限變更及日常維護工作,并解決系統運行中的各種問題;
3、負責oa系統數據清理、備份工作,確保系統效能及數據安全;
4、負責oa系統網絡技術支持及網絡安全工作。
第五條 *局所屬各單位為oa系統的使用單位,各單位須明確一名分管領導,指定一名綜合人員(文書),負責公文處理和日常工作。
第六條 除休假管理模塊由人事處負責日常使用管理外,系統其他模塊均由辦公室負責日常使用管理。
第七條 未經許可或授權,任何人不得以任何方式以他人名義登陸oa系統進行任何操作,對盜用他人密碼冒名使用者,*局將給予嚴肅處理,冒名使用人將承擔一切后果。
第三章 系統的使用
第八條 為保證oa系統切實發揮作用,各單位綜合人員至少保證在每天的8:30-9:30、10:30-11:30、13:30-14:30、15:30-16:30 這四個時段登陸到oa系統,嚴格按照規定時限處理公文及其它待辦事項,確保政令暢通。
其他工作人員至少每天上、下午各登陸一次oa系統,接收、處理各類文件,處理待辦事項。
第九條 各單位應嚴格執行外出授權制度,人員外出前應明確外出時分管工作的委托授權人,做好外出授權工作,并在回崗后第一時間收回授權,確保各項工作正常運轉。
第十條 各單位人員調動、工作調整由本單位綜合人員負責提出申請,按要求填寫《*出入境檢驗檢疫局辦公自動化系統事項變更申請表》(詳見附件,以下簡稱《申請表》)后,向*局信息化處提出申請,由信息化處統一進行調整。
各單位綜合人員發生變動時,除按規定填寫《申請表》外,必須同時報*局辦公室備案。
第十一條 為保障系統運行穩定,oa系統中電子郵件功能僅限于進行工作交流使用,任何與工作無關的內容禁止使用oa系統電子郵件進行發送。
第十二條 系統運行出現問題,應及時報*局辦公室及信息化管理處進行處理。
第四章 系統的安全及保密
第十三條 oa系統上以任何形式傳遞、刊載、發布的公文、信息、公告等各種資料應符合國家有關法律、法規及*檢驗檢疫局有關規定的要求,不得在oa系統上傳遞違背國家法律、法規的任何信息、資料,違者將嚴肅處理。
第十四條 凡涉及國家秘密的文件、信息等資料一律不得在連接oa系統的計算機上處理、存儲、傳遞,以確保國家秘密安全,防止網上泄密事件發生。
第十五條 各單位使用oa系統的計算機不得使用調制解調器等工具登錄互聯網。
第十六條 所有使用人員應不定期修改密碼,密碼應設6位以上字符,由于個人原因致使密碼信息泄漏,造成的任何后果由泄密者本人承擔。
第十七條 嚴禁向外單位提供我局oa系統辦公軟件、技術文檔、操作手冊等相關資料。
第十八條 各單位的電子印章應等同于實物印章管理,由負責保密工作的部門指定專人保管及使用。
第五章 電子公文的處理
第十九條 oa系統中的公文也稱電子公文,與紙質公文具有同等效力。
第二十條 *局電子公文處理工作由*局辦公室歸口管理,各類電子公文處理程序和時限應按照《*檢驗檢疫局公文處理辦法》的有關規定辦理。
如承辦單位對公文辦理有不同意見,應及時向主管局領導報告,并同時將相關情況電話反饋辦公室。
第二十一條 接收電子公文前,各單位綜合人員應對公文正文、格式等進行認真核對,確認無誤后方可進行打印、接收,并負責本部門公文的催辦;接收失敗的,應及時與發文單位聯系。
第二十二條 *局處(室)函的使用范圍為,在本部門工作職責權限內與各部門、各分支機構就具體行政和業務問題進行商洽、征詢和答復意見,要求上報情況、材料、數據以及聯系工作,辦理一般性事項時使用。涉密文件及轉發文件不可使用處(室)函。
第二十三條 公告板用于向其他單位或部門發布公示及一般告知性通知,其他如會議通知、轉發文件、上報材料、聯系工作等事項要求一律使用辦公室文件或局發函下發。
各單位發布公告時應準確選擇發布范圍,除特殊情況外,禁止向*局全體人員發布公告;重要公告由局領導審批,一般性公告由本部門主要領導審批。
為減少系統占用空間,每年年底將對所有公告進行清理,重要內容請及時自行保存。
第六章 附則
第二十四條 本《辦法》由*局辦公室負責解釋。
第二十五條 本《辦法》自發布之日起實施并生效。原《*檢驗檢疫局辦公自動化系統使用及管理辦法》(遼檢辦〔2007〕62號)同時廢止。
