大學外事接待管理辦法

大學外事接待管理辦法

大學外事接待管理暫行辦法

為了進一步加強和規范我校外事接待工作,提高辦事效率和服務質量,促進我校國際交流與合作,根據國家有關政策法規,結合我校實際,特制定本辦法。

第一條 外事接待原則

1.發揚愛國主義精神,維護國家主權和利益,維護民族尊嚴,嚴守外事紀律。

2.嚴格遵守國家有關部門的規定。

3.堅持一切從實際出發,堅持務實原則,堅持平等、對等原則,服務學校發展大局,維護學校利益,堅持勤儉辦外事。

4.參加外事接待人員應做到熱情、友好、不卑不亢。及時請示匯報工作。

第二條 外事接待審批程序

1.外事辦是學校外事工作的綜合歸口管理和協調部門。邀請各類國(境)外人員來校訪問的申報歸口單位為外事辦。各部門各單位進行外事接待要嚴格按照規定程序,遵守事前申報,事后報告原則。

2.凡屬學校邀請的國(境)外代表團、國際知名人士、校友等來華訪問,均由外事辦負責向上級有關部門申報。

3.學校各部門邀請國(境)外人士來校參觀、考察、訪問、講學、合作科研和參加會議等,應在外賓來校前一個月向外事辦提交申請,詳細說明來訪團組或個人來校目的、時間、費用來源等,并提供背景材料(姓名、性別、國籍、護照復印件、學歷與學位、專業職稱、工作單位、學術成果、聯系地址、電話、傳真、電子郵件等);先由部門或單位領導簽字同意,蓋章后交外事辦,并同時報保衛處備案經請示校領導同意,報上級主管部門審批。

1)擬邀請來校的外賓已辦理好來華簽證的,校內邀請單位需填報《z醫科大學國(境)外來賓外事接待工作信息表》(附件1);

2)擬邀請來校的外賓需我校出示相關文件辦理來華簽證的,校內邀請單位需提前一個半月向外事辦提供以下材料:姓名、性別、國籍、出生日期、護照復印件、學歷與學位、專業職稱、工作單位、學術成果、來訪事由、停留期限、聯系方式(地址、電話、傳真、電子信箱等);填報《z醫科大學國(境)外來賓外事接待工作信息表》(附件1)、《z醫科大學邀請國(境)外專家短期來訪申請表》(附件2)。

4.由校外單位接待,到我校順訪的外賓,則由學校相關部門或單位向學校請示,并附接待計劃或公函,交外事辦報校長審批后備案。

5.聘請海外人士為學校客座教授、名譽教授,由人事處行文,并附被聘用者的簡歷和背景資料,經外事辦會簽呈校長簽發報上級主管部門審批、備案。

第三條 外事接待工作程序

1.做好學校外事接待工作,對于拓展我校與國外相關院校的長期友好合作關系有著重大意義。各部門應給予大力支持,積極配合相關的學術交流及參觀、訪問活動。

2.外事辦負責安排外賓的食宿、與校領導會談、宴請、參觀游覽等。校際交流項目所在部門負責安排學術活動 (包括主持人、布置會場、組織與會人員、制作和張貼海報、翻譯、通知時間、地點等)。

3.各單位邀請國(境)外來校訪問、參觀、講學的專家學者,原則上由各部門自行接待,外事辦予以積極協作,需校領導出席的,要提前報請。各單位須做好以下工作:

1)擬出接待計劃,并提前交外事辦;

2)確定會談內容、方式、會談主持人和其他參加人員;

3)事先聯系、落實好參觀事項;

4)做好接待記錄;

5)專家離校后兩周內,將專家在校期間交流活動的圖片和文字材料送交外事辦。

第四條 接待規格和標準

外事接待要按照接待外賓的禮儀、規格和標準進行。我校外事接待原則上采取對等原則,外事辦根據來訪者的級別和重要性制定接待計劃,安排有關領導和人員參加,邀請單位應協助做好工作。由上級部門安排或學校邀請的國(境)外大學副校長及以上級別的外賓或代表團、國際知名人士、著名學者、杰出校友或我校名譽教授等來訪,可由校長或校長委托的副校長會見并宴請一次;院長、系主任級別或我校客座教授來訪,可由副校長會見并宴請一次;其他來訪外賓,原則上不安排校領導出面會見、宴請。

第五條 本辦法由校外事辦負責解釋,自發布之日起施行。

附件(詳見電子政務)

1、z醫科大學國外來賓外事接待工作信息表 2、z醫科大學邀請外國(境外)專家短期來訪申請表