房地產集團簽訂年度協議地區公司簽訂合同采購供應材料物資管理辦法
地產集團簽訂年度協議、地區公司簽訂合同采購供應材料物資管理辦法
根據集團材料物資采購供應模式,為規范集團簽訂年度框架協議、地區公司簽訂合同采購供應材料物資的管理,制訂本辦法。
第一條操作模式:集團統一招標、結同戰略合作關系,由招投標中心、材料設備公司簽訂年度框架協議,確定廠家、品牌、規格型號和價格,地區公司負責簽訂合同采購供應并代付代扣的材料物資。
第二條材料物資種類:
1、集團簽訂框架協議后,地區公司可簽訂年度供貨合同的有:鋼塑復合管及管件、給水閥門、智能化產品(含停車收費系統、監控系統、可視對講系統、數字硬盤錄像機)、戶內配電箱、弱電箱箱體、園林座椅及垃圾桶、淋浴間隔、公共區配電柜。
2、集團簽訂框架協議后,地區公司可簽訂單項供貨合同的有:鋁合金門窗、變頻供水設備、空調機組、風機盤管、發電機組、電梯、小型中央空調、變壓器、低壓母線槽、高壓電纜、高低壓開關柜。
3、以上材料類別由集團招標中心簽訂框架協議的為鋁合金門窗、公共區配電柜、變頻供水設備、空調機組、風機盤管、發電機組、電梯、小型中央空調、變壓器、低壓母線槽、高低壓開關柜;由材料設備公司簽訂框架協議的為高壓電纜、鋼塑復合管及管件、給水閥門、智能化產品(含停車收費系統、監控系統、可視對講系統、數字硬盤錄像機)、戶內配電箱、弱電箱箱體、園林座椅及垃圾桶、淋浴間隔。
4、材料種類如有調整,集團另行發文通知。
第三條地區公司簽訂年度供貨合同的采購供應流程:
1、合同簽訂:地區公司招投標部或采購部根據集團簽訂的框架協議簽訂年度供貨合同,并按權限報批。
2、計劃申報:地區公司工程部每月根據供貨周期每月1日前將材料計劃提交工程技術部,工程技術部4天內審核完畢,報主管工程公司領導審批后交采購部,采購部3天內下發《地區公司訂貨清單》給供貨單位。
3、材料驗收:貨到現場后由地區公司工程部、施工單位、供貨單位共同按板驗收;工程部開具《地區公司工地收貨單》,經工程部、采購部、施工單位、供貨單位共同簽字確認。
4、款項結算:
(1)結算依據:《地區公司工地收貨單》是地區公司與供貨單位、地區公司與施工單位結算支付的唯一依據。
(2)付款周期:上月26日至本月25日到貨的材料物資,必須在下月25日前支付給供貨單位。
(3)代付代扣:每月9-15日,地區公司采購部根據《地區公司工地收貨單》與供貨單位對帳,并在《對帳單》上簽名確認,對帳完畢后提交預決算部;每月16-20日,預決算部完成審核及申請使用資金審批手續后提交財務部;每月21-25日,財務部按已報批的《申請使用資金審批表》代付材料款給供貨單位。預決算部負責從施工單位工程進度款或結算款中代扣其當月所用的材料款,因特殊情況,地區公司如需暫時在當月少扣、緩扣或暫時不扣施工單位材料款時,須由地區公司董事長/總經理審批。
5、樣板管理:歸檔原始樣板由集團統一封存,集團招投標中心和材料設備公司負責各自簽訂框架協議驗收原始樣板的發放,使用部門負責管理。
6、單據管理:《地區公司工地收貨單》由材料設備公司統一印刷并發放各地區公司使用。
第四條地區公司簽訂單項供貨合同的采購供應流程:
1、合同簽訂:地區公司工程部根據現場施工進度提交立項報告,經地區公司主管領導審核、地區公司負責人審批后交招投標部,招投標部簽訂單項合同,并按照權限報批。
2、材料驗收:貨到工地后,由工程部組織卸貨工作,地區公司工程部、供貨單位、施工單位共同驗收,工程部辦理驗收手續,并組織各方在工地收貨單上簽字確認。
3、款項支付:地區公司工程部收到供貨單位請款申請后,
2天內確認完畢并提交預決算部,預決算部3天內完成審核及申請使用資金審批手續后提交財務部,財務部按已報批的《申請使用資金審批表》付款結算。
第五條三方協議及供貨合同:
地區公司需簽訂三方協議及供貨合同,由供貨單位開具發票給施工單位的材料種類有:淋浴間隔、戶內配電箱、弱電箱、給水閥門、鋼塑復合管及管件、低壓母線槽、高壓電纜、鋁合金門窗。
(1)地區公司在簽訂施工合同時,須同時簽訂三方協議及供貨合同。地區公司合同管理部于每月10日前將未簽訂“三方協議和供貨合同”施工單位的名單提交財務部,財務部必須停止該單位的工程進度款,直至其簽訂為止。
(2)三方協議由地區公司自行審批。
第六條地區公司直接簽訂設備類物資采購合同,由供貨單位開具發票給地區公司相應項目公司的有:智能化產品(含停車收費系統、監控系統、可視對講系統、數字硬盤錄像機)、小型中央空調、空調機組、風機盤管、發電機組、電梯、變頻供水設備、變壓器、公共區配電柜、高低壓開關柜、垃圾桶及園林休閑椅,其他屬于所在省地稅局明確建筑安裝工程計稅營業額可減除其價值的名單的設備。
第七條集團招投標中心、材料設備公司每月將價格調整情況及時通知地區公司合同管理部、招投標部、采購部。
第八條集團招投標中心、材料設備公司對各自簽訂框架協議的戰略合作單位材料物資的品質、款項支付情況進行監督管理。
第九條材料物資樣板管理、合同管理、計劃管理、驗收管理、單據管理、結算管理等相關工作流程參照《全國性材料物資采購供應管理制度》執行。
第十條考核:地區公司相關部門未按照時間節點完成、工作達不到要求的,每次扣罰責任部門負責人100元,情節嚴重的予以失職問責處理。地區公司綜合計劃部負責考核,集團管理中心負責監督檢查。
第十一條本辦法自發文之日起實施,由管理中心及材料設備公司共同負責解釋。
