房地產集團公司特種檔案管理辦法
房地產集團有限公司特種檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為保證* 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)特種檔案收集、歸檔、保管的有序、完整與安全,更好地利用特種檔案為公司管理與發展服務,特制定本辦法。
第二條 本辦法中的特種檔案,是指公司在經營管理活動中直接形成的,具 有保存價值的,一般以非紙質材料為信息載體的歷史資料。
第三條 本辦法中的特種檔案主要分為聲像檔案、電子檔案、實物檔案三大類。
第四條 綜合管理部為公司特種檔案的歸口管理部門。
第五條 本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業公司遵照執行,參股項目公司、專業公司參照執行。
第二章 檔案收集
第六條 特種檔案的內容與范圍
(一)聲像檔案
聲像檔案是指公司在經營活動中形成的,具有保存價值的以音響、影像等方式記錄,并輔以文字說明的歷史資料。包括照片、錄音帶、錄像帶等,其中照片檔案由底片、照片及文字說明構成。
具體收集范圍:(1)反映公司的主要職能活動和工作成果;(2)公司領導、各級黨政領導和著名人物參加的與公司有關的重大活動;(3)公司組織或參加的重要會議公司領導參與的外事活動等;(4)記錄公司重大事件和其他特殊現象;
(5)反映公司各樓盤建設的情況;(6)其他經典樓盤的調研資料;(7)公司廣告宣傳內容;(8)其他具有保存價值的聲像資料。
(二)電子檔案
電子檔案是指利用計算機技術形成的,以代碼形式存儲于特定介質上的檔案,其存儲介質主要有磁盤(硬盤、軟盤)、磁帶、光盤和 u 盤等。電子檔案一般要求紙質文件和電子文件雙套歸檔。
具體收集范圍(1)公司行政管理與業務管理活動中形成的各種文本文件(2)利用計算機輔助設計等技術形成的具有查考利用價值的圖形文件和模型文件;
(3)公司使用的各種數據文件;(4)設備運行所需要的操作系統。
(三)實物檔案
實物檔案是指公司在經營活動中,形成的一些反映公司工作史實的實物材料,如錦旗、獎杯、牌匾及其他具有歷史和紀念意義或保存價值的實物材料。
第七條 綜合管理部負責公司特種檔案的收集工作,公司其他職能部應配合做好特種文件的整理、收集工作。
公司聲像資料的形成主要由策劃部負責,包括各種范圍內聲像資料的拍攝、制作、整理和提供工作。
第八條 收集時間
(一)綜合管理部應隨時查詢、收集特種文件。
(二)職能部門應在工作完成后的一個月內將基礎材料整理成符合收集要求的特種資料,其中電子檔案需一式二份(一份供存檔,一份供調閱),相應的文字資料應同時交綜合管理部。
第九條 收集要求
(一)特種文件與相關的文字說明要收集齊全,及時歸檔。
照片檔案的文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等;磁帶(軟盤)盒上應標明軟件名稱、文件數、編制部門、編制日期、密級等;錄音帶盒上應標明講話人姓名、職務、主要內容、講話時間、錄制日期和密級等;
錄錄象帶盒上需標明攝制時間、攝制部門、規格、制式、密級等;獎杯、牌匾等應寫明背景情況。
(二)電子文件必須是可讀文件,若有加密,應告知密碼。
(三)所有準備歸檔的特種文件必須在有關的設備上演示檢測,運轉正常才能歸檔。
(四)資料提供部門應同時提供文件目錄清單。
(五)對重要聲像資料、電子文件,應盡可能采用存儲空間小、穩定性好,利于長久保存信息的特種載體形式,如光盤等。
(六)綜合管理部確認歸檔資料符合要求后,應填寫移交清單一式兩份,由雙方經辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部保存并作登記。
第三章 檔案整理
第十條 特種檔案的整理包括分類編號、組合排列和編目立檔。
第十一條 檔案人員在將特種文件歸檔前,應首先填寫《特種文件目錄清單》登記并驗收合格后,在錄音、錄像帶、磁盤、光盤以及實物等形式的檔案上貼上標簽,按照年代――問題分類,按內容編號(同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷,編同一案卷號,然后每盤再依次編排序號),寫明相關內容;最后將具有共同主題內容的特種文件組成案卷,集中編放。
第十二條 錄音、錄像等聲像檔案應有相應的文字說明,主要項目包括編號、收到日期、錄制日期、內容、責任者、錄制單位、錄制地點、放送時間、技術狀況、數量、備注等。實物檔案的標簽上應寫明編號、實物名稱、數量、
特征、來源、獲得者以及必要的說明。
第十三條 照片一般將一項內容整理為一卷,內容相近的也可組成一卷。
照片的編號,應先編每卷的卷號,再編每卷的頁號,再編卷內照片的序號。照片的分類號、底片號、參見號應在文字說明欄中寫清。
底片要先進行分類,再編號登入目錄登記簿中。一張底片或一組密不可分的底片為一個保管單位,編一個底片號。底片號按收到的先后次序編號登記保管。底片目錄登記簿包括如下項目:分類號、底片號、簡要內容、拍攝者、拍攝地點、拍攝時間、底片數量、技術狀況、底片來源、收到日期、備考。其中底片號是上述項目中最重要的一項,編寫在乳劑面的右上角,同時在保存的紙袋外面打上底片號。
第十四條 電子文件按其形成規律和自身特點可劃分為文本文件、圖像(紙)文件、數據文件和命令文件四部分。
文本文件應分門別類加以管理,可建立子目錄系統加以分類;圖像(紙)
文件、命令文件應根據成套性原則按項目加以整理;數據文件根據其相關性加以整理。
第十五條 特種檔案根據涉及公司商業秘密情況分為“秘密”、機密,絕密”三級。檔案人員在編目立檔時應標明密級,并妥善保管好檔案資料,嚴防外泄。
第四章 檔案保管
第十六條 特種檔案的保存應保證通風,避免高溫潮濕,注意防火、防塵、防污染。 第十七條 照片檔案的保管形式區別于一般的紙質文書檔案,應采用規格統一的專用保存相冊。大張照片檔案可單獨存放,但需在卷內目錄的備注欄中注明“大張照片”。底片應存放在特制的底片袋內。
第十八條 錄音帶、錄像帶、攝像帶應立放在專用的磁帶架上,磁帶庫必須避免強日光照射,避免放在磁場附近。
第十九條 歸檔的兩套電子檔案應分別存放,一套封存,一套提供利用。
電子檔案按保管單位順序號加以排列,每一盤、帶都應貼上標有盤帶號、保管單位名稱的標簽,便于存取。磁帶和光盤都應垂直存放。磁帶存放應避免使用鐵
皮柜。
第二十條 電子檔案應建立磁性載體檔案檢測、保養卡,定期記錄維護情況。
第二十一條 實物檔案作為特殊的載體,應有專門的陳列器具,不同的實物材料可采用不同的排列與存放方法。
第二十二條 特種檔案的銷毀必須經過鑒定,報主管領導審批后,由綜合管理部負責登記、銷毀。
第五章 檔案利用
第二十三條 公司應建立特種檔案借閱、利用制度,嚴格審批手續。并根據檔案的機密程度,確定利用范圍。一般的特種檔案借閱需填寫((調閱檔案審批單)),經綜合管理部負責人同意后方可辦理;密級檔案見《保密管理制度》。
第二十四條 特種檔案原版原則上不得借離檔案室。如有特殊需要,經綜合管理部負責人批準后,方可限期外借。
利用率高的特種檔案可將復制件外借。
外單位借用或復制特種檔案,由檔案室負責有償辦理。如在借用中造成損壞,由借用單位負責賠償。
第二十五條 歸檔保存的特種檔案,任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。
第六章 附則
第二十六條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。
