健升房地產資料文件管理辦法
1.人員安排
指定專人負責資料文件管理工作,負責公司下達的文件命令、指示,并督促經辦人員執行。
2.文件收發基本要求
a、建立收發文登記簿,收發文時填寫'文件日期'、'文件編號'、'文件內容'、'收發文單位'。
b、發文必須及時準確,并要求收文人簽收。
c、發出文件必須留底,分類存檔。
d、收到文件后,要做好登記,并及時轉發有關人員。需要傳閱的,采用發給甲--收回--再發給乙--……的方法,并要求閱后簽名。
e、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復印件存檔。
3.資料文件保管要求
做到資料齊全,便于查詢。
a、文件的分類:
資料分類的目的是為了便于使用。不同時期不同的工作重點,相應文件的分類也會有所變化。基本分類原則如下:
⑴公司內部:
①公司文件;
②地產部內部文件;
③公司各部門往來文件;
⑵往來文件:
①與物業公司往來文件;
②與業主或客戶往來文件;
③其他往來文件。
⑶樓宇資料:
①基礎數據文件;
②有關設計文件;
③報建批文文件;
④銷售有關文件;
⑤市場調查文件;
⑥其他文件。
b、根據以上分類標準將文件分門別類,隨時編制目錄。
c、按時間分類將資料文件裝訂成冊,統一制作封面、目錄,進行妥善保管。
4.資料查詢
a、非本部門人員要查閱有關資料,必須獲得本部門經理許可后方可查閱。
b、查閱人僅限查閱許可的資料。
c、借閱文件資料時,需經部門經理批準,登記后方可借閱,時間不得超過7天。
d、如需復印,應經部門經理許可,并由資料管理人員復印并進行登記。
