萬科物業綠化物資采購管理辦法
vk物業綠化物資采購管理辦法
1.目的
為了加強綠化工程部物資采購的管理和監控,確保綠化工程的順利開展。
2.范圍
適用于公司綠化工程部
3.職責
部門/崗位工作內容
總經理/分管領導負責權限內的物資審核、審批
相關職能部門負責權限內的物資審核、審批,采購行為監控。
參與現場議價。
部門經理負責權限內的物資審核、審批
負責對部門物資采購的監控
工程主管負責對工程用物資采購的審核
養護項目負責人負責對綠化養護類物資采購的申請、審核
工程項目負責人負責對工程用物資的申請、驗收、領用控制與監督
部門采購員負責物資的采(訂)購
苗木(物資)驗收人負責部門工程(苗木)物資的驗收,獨立于采購員。
4.方法與過程控制
4.1中標工程的物資采購申請
項 目操作辦法
合同評審評審時,須附《綠化苗木采購申請單》。
物資申請根據《綠化苗木采購申請單》費用按審批權限分批借款采購,每張《綠化苗木采購申請單》對應一家供應商。
報銷時附填寫完整的《綠化苗木采購申請單》按權限審批后進行報銷。
合同簽訂按地產公司的合同文本簽訂工程合同
4.2 地產公司指定的零星工程物資或甲供物資采購申請
項 目操作辦法
物資申請根據《綠化苗木采購申請單》費用按審批權限分批借款,每張《綠化苗木采購申請單》對應一家供應商。
報銷時附填寫完整的《綠化苗木采購申請單》按權限審批后報銷。
甲供物資附發票、按地產相關部門要求到地產報銷
合同如地產公司事后要求補簽合同時,按合同管理程序進行
資料部門保存簽證單、業務指令單等記錄
4.3物業服務中心補苗及部門工具用品的采購申請
項 目操作辦法
苗木類申請人填寫《綠化苗木采購申請單》,每張《綠化苗木采購申請單》對應一家供應商。 非苗木類填寫物資申請,按權限審批后采購。
4.4采購行為、資金的管理辦法
項 目操作辦法
常用綠化苗木采購應建立部門供應商名錄(填寫《合格物資供方(品牌)一覽表》)及價格清單,并掛部門內部網頁,長期合作的應每年簽訂框架協議,每次采購時可不簽訂采購協議。
市外苗木采購市外采購要求有兩人同時在場,并選擇在有正規發票的供應商購買。
單宗采購金額在50000元以上及單宗人工服務外包額在10000元以上的須有公司職能部門人員參與現場議價,填寫《供方現場(約見)評審記錄表》(人工外包的單獨簽訂施工協議)。
結賬應以轉賬方式進行。特殊情況下需使用現金付款超過5000(含)元以上,必須事前經分管領導審批,支付時,金額在10000元以上的必須兩人以上前往結賬;金額在30000元以上的必須由公司財務人員陪同結賬。
不簽訂采購協議的,須提供供應商的電話、姓名、地址等相關資料。
甲供物資在地產相關部門參與及授權下進行,并由參與人員及授權人簽字確認。
市內苗木采購在價格、質量同等條件下,應選擇在合格供應商采購。
結賬以轉賬方式,可采取月、季等期限定期付款。
合格供應商無需要的苗木或價格不合理時,經部門經理同意后可以在其它苗場采購。
如不能進行支票交易,按市外采購規定執行或供應商直接到財務管理部結賬。
不簽訂采購協議的,須提供供應商的電話、姓名、地址等相關資料。
其他物資采購按《采購管理程序》要求執行
4.5驗收入庫及報銷辦法
項 目操作辦法
養護綠化苗木項目負責人負責驗收,核對實數,并在供應商送貨單收貨人處簽名、填寫《綠化部苗木(物資)采購驗收單》。現場領用物資。不再填寫《進倉單》和《物資領(借)用單》。
憑送貨單、發票、《綠化苗木采購申請單》、《綠化部苗木(物資)采購驗收單》等資料報銷。
工程綠化苗木
設備工具、藥品、肥料等備用品由專人驗收入庫,倉管員填寫《進倉單》、入賬。
物資領借用按《物資存儲及管理程序》執行。
憑《進倉單》、發票等報銷。
土方、陶粒、一次性消耗品工程項目負責人負責驗收,核對實數,并在《物資申請單》'備注'欄中簽名,現場領用。不再填寫《進倉單》和《物資領(借)用單》。
采購憑送貨單、發票、《物資申請單》復印件等資料報銷。
4.6 本辦法中未明確規定的內容,按公司《采購管理程序》執行。
5.相關文件
vkwy7.4-z01 《采購管理程序》
vkwy7.5.5-z01《物資存儲及管理程序》
6.記錄表格
vkwy7.4-z01-f1《物資申購單》
vkwy7.4-z01-f3《物資/服務申請報告》
vkwy7.5.5-z01-f1《進倉單》
vkwy7.5.5-z01-f2 《物資領(借)用單》
vkwy7.5.1-j01-06-f1 《綠化苗木采購申請單》
vkwy7.5.1-j01-06-f2 《供方現場(約見)評審記錄表》
vkwy7.5.1-j01-06-f3 《綠化部苗木(物資)采購驗收單》
