投資公司檔案管理規定辦法
投資公司檔案管理規定
外商投資企業檔案管理暫行規定
(生效日期:1995.12.29--失效日期:)
第一條 為加強外商投資企業(包括中外合資經營企業、中外合作經營企業、外資企業)的檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護企業的合法權益,根據《中華人民共和國檔案法》和國家有關外商投資企業的法律、法規,特制定本規定。
第二條 外商投資企業檔案是指外商投資企業籌建以來的各項活動中形成的對本企業以及對國家、社會具有利用、保存價值的各種文件材料(包括不同載體形式)。
第三條 外商投資企業檔案屬企業所有,受國家法律保護。企業承擔保護檔案的義務。
第四條 外商投資企業檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分,是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作,是國家全部檔案工作的組成部分。其主要任務是貫徹執行國家檔案工作的有關法律、法規,建立健全本企業檔案管理規章制度;統一管理本企業的檔案,并對本企業所屬單位的檔案工作進行監督和指導。
第五條 外商投資企業應當加強對其檔案工作的領導,把企業檔案工作列入企業管理計劃,并確定管理檔案的部門和人員負責本企業的檔案工作。
負責管理檔案的人員應有檔案專業知識、技能和企業管理知識。
各級政府檔案行政管理部門和上級主管部門,有權對本級行政區域內或本系統、本行業的下屬外商投資企業的檔案工作進行監督和檢查,承擔有關服務工作。
第六條 外商投資企業文件材料的歸檔范圍主要包括:
1.外商投資企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投資企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.董事會或聯合管理機構形成的文件材料;
3.財務、會計及其管理方面的文件材料;
4.勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料;
5.經營管理方面的文件材料;
6.生產技術管理方面的文件材料;
7.產品生產方面的文件材料;
8.儀器、設備方面的文件材料;
9.基本建設方面的文件材料;
10.科學技術研究、技術引進、技術轉讓方面的文件材料;
11.教育培訓方面的文件材料;
12.情報信息方面的文件材料;
13.*黨組織和工會組織的文件材料;
14.其它具有利用和保存價值的文件材料。
第七條 外商投資企業各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,按本企業的規定,定期向檔案部門或指定的部門移交,任何個人不得據為已有。
第八條 外商投資企業所形成的檔案參照國家標準、規范和國際先進方法,進行科學分類和整理。
第九條 外商投資企業應當有庫房和必要的設施及保護設備保管檔案,確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件的企業,可委托主管部門或當地國家檔案館代為保管。檔案代管單位必須保障代管檔案的安全,做好代管檔案的所有者利用檔案的各項服務工作。
第十條 外商投資企業應當根據檔案的實際價值和國家有關規定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。具有長遠查考利用及研究價值的永久保存;在一定時期內有查考利用價值的長期或短期保存;凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限從長。
第十一條 外商投資企業對保管到期的檔案應當進行鑒定。鑒定工作由企業負責人、專業人員和檔案人員組成的鑒定小組負責,直接對檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案列出銷毀清單,報經董事會審批后銷毀,銷毀清單永久保存。其中,會計檔案按《中華人民共和國會計法》的有關規定執行。
第十二條 外商投資企業的中外各方都有利用檔案的權利,應當建立健全并嚴格執行檔案利用制度,防止失密和泄密。
中國政府有關部門依法執行公務需要查閱企業檔案時,企業應予提供。
第十三條 外商投資企業終止、解散后,中外合資經營企業、中外合作經營企業的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存,或向當地國家檔案館移交。外資企業的檔案按以下情況,分別處理:
1.外資企業延長期限、分立、合并或其它事項變更的,該企業的檔案向變更后的企業移交。
2.外資企業期滿或依法宣告破產的,該企業的檔案按第十一條規定執行。
3.外資企業因違反法律、行政規章被依法責令關閉的,按照有關機關的決定處理。
4.原企業根據需要可保存有關檔案的復制件。
第十四條 有下列行為之一的,根據情節輕重,給予行政處分或處罰;造成損失的,根據檔案的價值和數量,責令賠償;構成犯罪的,應當依法追究當事人的責任:
1.損毀、丟失或擅自銷毀應當歸檔保存的文件材料和檔案的;
2.涂改、偽造檔案的;
3.私自出賣、倒賣檔案的;
4.擅自占有和非法攜帶檔案出境的;
5.檔案工作人員玩忽職守造成損失的。
第十五條 香港、澳門、臺灣地區的公司、企業和其它經濟組織或者個人在中國大陸舉辦的企業比照本規定執行。
第十六條 本規定由國家檔案局負責解釋。
第十七條 本規定自發布之日起施行。
