企業檔案室管理規定辦法
企業檔案室管理規定【1】
1.總則
為加強企業檔案管理,逐步實現規范化、標準化、制度化,更好地為企業經營生產服務,根據《檔案法》及總公司有關檔案工作的規定,結合公司實際制定本制度。
2.檔案歸檔制度
2.1.適用范圍
公司檔案主要包括:1.黨群工作;2.行政管理;3.經營管理類;4.生產技術管理類;5.產品檔案;6.科學技術研究檔案;7.基建檔案;8.設備儀器;9.會計檔案;10.干部職工檔案等十類檔案管理。
2.2.文件資料的形成和歸檔。
2.2.1.公司生產經營活動中形成的各種文件資料,由部門指定專人負責日常積累、整理和歸檔;各項管理工作中形成的文件資料,由各職能部門的兼職檔案員分門別類做好日常積累、整理和歸檔工作。
2.2.1.1.公司黨群工作檔案、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進行整理,以上資料于第二年六月底前移交到檔案室進行分類、整理、立卷歸檔。
2.2.1.2.經營管理類包括經營部分包合同、分包結算、分包商評價表(包括供應商評價表);生產部的生產計劃、統計(表)報表、設備報表、設備檢查計劃報告等按年度整理、組卷,于第二年六月底前移交檔案室歸檔。
2.2.1.3.生產技術管理類檔案由質量部專人按年度負責整理,于第二年六月底前移交檔案室進行分類、整理、立卷歸檔。
2.2.1.4.產品檔案涉及到的資料由各個部門按《分類規則》11.5進行收集整理,以承接項目全部完工后進行整理,以產品入庫時間為準兩個月內整理、立卷移交檔案室歸檔。
2.2.1.5.科學技術研究檔案,由技術部在完成每一項科技成果之后兩個月內,按《分類規則》11.6進行整理、組卷,并向檔案室移交歸檔。
2.2.1.6基建檔案,在基建項目竣工驗收質保期后兩個月內,由基建領導小組按《檔案分類規則》11.7進行整理、組卷、排列、編號,并移交檔案室歸檔。
2.2.1.7.設備儀器檔案及新購進設備隨機資料,由生產設備部按《分類規則》11.8進行整理、組卷,并在兩個月內移交檔案室保管。
2.2.1.8.會計檔案,由財務部按《分類規則》11.9整理裝訂成冊,排列編號并編制分類目錄。在會計年度終了后在本部門保存一年后移到檔案室保管。
2.2.2.資料歸檔的基本要求
2.2.2.1.文件資料必須保持成套性和完整性。
2.2.2.2.歸檔的文件資料必須準確反映各項活動的真實內容。
2.2.2.3.在一個年度或一個項目結束后,由檔案員按照文件的特點,系統整理組成一個或若干個保管單位(卷、冊、袋、盒),經主管負責人審查簽字之后,按移交歸檔程序和時間要求,向檔案室移交歸檔。
2.2.2.4.每一個保管單位都要填寫案卷封面(包括:單位名稱、項目名稱、保管單位名稱、編制日期、張數、保管期限、檔案號等)卷內目錄和備考表。
2.2.2.5.歸檔的文件資料必須符合國家規定的文件種類、文件格式等有關要求,書寫工整清楚,不準使用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水書寫。
2.2.3.歸檔份數
2.2.3.1.各類檔案歸檔一份。
2.2.3.2.聲像、電子版檔案歸檔二份。
2.2.4.歸檔案卷的交接
2.2.4.1.公司各部門形成的技術文件,由資料員按照《分類規則》進行整理,填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份),由部門經理審核后移交檔案室。
2.2.4.2.公司技術部、質量部形成的技術文件,包括經營管理、產品、基建、科研類等文件,由資料員按照《分類規則》進行整理、組卷,并編寫技術文件歸檔說明書,填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)。
2.2.4.3.確定檔案保管期限的原則:
a.凡記述和反映公司重要活動和歷史面貌,對企業有長遠利用價值的檔案,列為永久保存。
b.凡在較長時期內需要查考利用的檔案列為長期保存(30年)。
c.凡在短時期內需要查考利用的檔案列為短期保存(10年)。
d.介于兩者之間的檔案,一律從長保存。
3.檔案接收制度
3.1.接收檔案必須認真驗收,并辦理接交手續。
3.2.存放檔案必須有專用柜,排列方法一律從左向右自上而下。
3.3.底圖存放要扎邊平放。藍圖按四號大小琴式折疊。
3.4.借閱檔案必須按借閱制度辦理。
3.5.每年12月31日前對庫房檔案進行一次清點、核對,做到賬物相符。
4.檔案保管制度
4.1.檔案庫房應具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等設施條件。
4.2.檔案室每月進行一次安全檢查,檢查情況應登記,發現問題當即處理或向領導反映解決。
4.3.非庫房管理人員,不得進入庫房。如因工作需要進入庫房的,應由管理人員陪同。
5.檔案登記統計制度
5.1.檔案統計主要包括:檔案管理基本情況、檔案數量、檔案利用效果。
5.2.嚴格履行借閱手續,如實填寫《借閱檔案登記表》,并妥善保存,作為積累檔案利用的依據。
5.3.檔案員要主動與利用者聯系,請利用者協助填寫“檔案利用效果登記表”并將利用效果實例匯編成冊。
5.4.檔案統計報表每年年底報總公司檔案室和唐山市檔案局一份,檔案室留兩份。
6.檔案的保密制度
6.1.檔案管理人員必須貫徹執行國家保密制度及公司的檔案保密規定,確保檔案的安全。
6.2.檔案管理人員對所保管的檔案內容不得泄露。
6.3.不得擅自翻印、復印、傳抄檔案、資料。
6.4.經鑒定批準銷毀的檔案、資料,必須送指定造紙廠銷毀,不準賣給廢品收購站。
6.5.發現檔案、資料丟失或下落不明,要立即報告保衛部門。
7.檔案借閱制度
7.1.借閱檔案應根據檔案的重要程度履行不同的借閱手續。
7.2.機關各部室因工作需要在檔案室查閱檔案者,須經部門經理簽字。調閱檔案且離開檔案室或復印案卷內容(不帶出機關)者,須經部門經理、經理辦公室主任簽字,方準予借閱或復印。
7.3.凡外單位借閱檔案或復印案卷內容并帶出機關者,必須持單位介紹信,經公司主管領導簽字,方可調閱或復印,“介紹信”留存檔案室。
7.4.借閱檔案,借出時間最長不超過15天。
7.5.借閱檔案的人員,必須保守檔案的機密,保證檔案的安全,不得涂改、勾劃、剪裁、拆散或擅自復印、轉借。
借出后歸還的檔案,檔案管理人員要認真核對、檢查,發現問題要向借閱人當面提出,查明情況報告領導。
8.檔案利用制度
8.1.黨群、行政、經營、生產技術管理檔案實行新規則的編制歸檔文件目錄;產品、基建、設備儀器、科技、會計檔案編制總目錄、分類目錄等。
8.2.生產經營和其他各項工作中形成的全部檔案為一個全宗。檔案室應在文書和業務部門立卷基礎上,按照“分類規則”進行分類、組卷、編目、排列、上架。
8.3.檔案室根據各類檔案的不同要求,分別按年度或項目編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具。
8.4.全宗內的案卷目錄,應依分類方案及時間順序排列并編號,專柜保存,并繪制案卷存放標識。
8.5.應用計算機存貯和檢索檔案。
9.檔案鑒定銷毀制度
9.1.檔案的鑒定,由檔案鑒定小組負責,檔案鑒定小組由公司主管領導、業務技術部門、經理辦和檔案室的負責人員組成。
9.2.鑒定工作每三至五年進行一次。
9.3.根據檔案保管期限規定,對超過保管期限的檔案由鑒定小組提出存毀意見。
9.4.銷毀的檔案登記造冊,報經公司主管領導批準后,由二人在指定地點監銷,監銷人在銷毀冊上簽字并注明年、月、日,銷毀清冊立卷歸檔長期保存。
10.違規處罰
對違反下列行為之一的直接責任人及主管領導人應視情節輕重給予不同程度的處罰,構成犯罪的依法追究刑事責任:
10.1.不按規定整理檔案,不按期向檔案室移交檔案的;
10.2.因保管不善,造成檔案損毀、丟失的;
10.3.偽造、涂改檔案的;
10.4.擅自銷毀、抄錄、復制檔案的;
10.5.泄露檔案內容,造成嚴重后果的。
11.分類規則
11.1.檔案分類
依據《工業企業檔案分類試行規則》要求,根據公司實際情況設置十個一級類目,即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。
11.2.檔號編制原則
11.2.1.唯一性原則:
檔案館內檔號應指代單一。不是編號對象應賦于不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。
11.2.2.合理性原則:檔號結構必須與館藏檔案的整理分類體系相適應。
11.2.3.穩定性原則:檔號一經確定,一般不應隨意改變。
11.2.4.擴充性原則;檔號必須留有適當的遞增容量,以便適應不斷擴充檔案的需要。
11.2.5.單性原則:檔號力求簡短明了,以便減少代碼差錯,節省存儲空間,提高處理效率。
11.3.檔號的結構
目錄號—類別號—案卷號—頁號
*—*·**—**—*
11.4.黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理檔案類目設置及編號
11.4.1.一級類目代號:0黨群工作類;1行政管理類;2經營管理類;3生產技術管理類
11.4.2.按二級類目組織案卷。
11.4.3.檔號的結構形式
上述四類檔案編號結構形式采用四段式,編號由左至右排列,格式如下:
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第一段為目錄號。
第二段為一級類目代號,用“0、1、2、3”表示。
第三段為部門代號(二級類目)。
第四段為案卷號,同一保管期限內流水編號。
11.4.4.案卷排列與編目
同一保管期限內按黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類的順序逐年編制流水卷號,分三種保管期限編制案卷目錄。
利用新規則進行文件級管理的,同一保管期限內同一年度按黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類順序編制流水件號,分三種保管期限編制歸檔文件目錄。
11.5.產品檔案類目設置及編號
產品生產檔案按所承接的工程項目----子項專業設置類目,按二級類目組織案卷。
11.5.1.檔號的結構形式
產品檔案結構形成采用四段式,編號由左至右排列,格式如下:。
*—4·**—**
第一段為目錄號。
第二段為一級類目,用“4”表示產品檔案。
第三段為二級類目,按產品種類或型號設置。
第四段為案卷號,同一類產品檔案的編號。
11.6.科學技術研究檔案
11.6.1.類目設置
科學技術研究檔案按科研課題設置類目,二級類目根據科研課題完成的時間順序編制,按二級類目組織案卷。
11.6.2.編號的結構形式
科學技術研究檔案編號的結構形式采用四段式,格式如下:
*—5·**—*
第一段為目錄號
第二段為一級類目(科學技術研究檔案)代號,用“5”表示。
第三段為課題代號,根據科研項目排序編號。
第三段為案卷號,按項目流水編號。
11.6.3.案卷排列按二級類目順序排列。
11.7.基本建設檔案類目設置及編號
11.7.1.類目設置
基本建設檔案按建設項目設置類目,二級類目根據基建項目完成的時間順序編制,按二級類目組織案卷。
11.7.2.編號的結構形式
基建檔案編號的結構形式采用五段式,格式如下:
*—6·**·**—*
第一段為目錄號
第二段為一級類目(基本建設檔案)代號,用“6”表示。
第三段為建設項目代號,根據項目排序編號。
第四段為三級類目代號,用01-11表示。
第五段為案卷號,按項目流水編號。
11.7.3.案卷排列按二級類目順序排列。
11.8.設備儀器檔案類目設置及編號
11.8.1.類目設置.設備儀器檔案按設備種類(用途)設置類目,設備儀器類設置八個二級類目(見類目代號表),按單位設備組織案卷。
11.8.2.編號的結構形式
設備儀器檔案的編號結構形式采用五段式,格式如下:
*—7·**·**—*
第一段為目錄號。
第一段為一級類目(設備儀器檔案)代號,用“7“表示。
第二段為二級類目代號,用01-08表示。
第三段為三級類目,根據實有設備食品情況設備。
第四段為案卷號,按二級類目流水編號。
11.8.3.案卷排列:按二級類目順序排列。
11.9.會計檔案分類、編號、排架細則
11.9.1.類目設置會計檔案按文件形式(名稱)設置類目,會計檔案類設置四個二級類目(見類目代號表)。
11.9.2.會計檔案結構形成采用五段式,格式如下:
*—8·**·**—*
第一段為目錄號。
第二段為一級類目(會計檔案)代號,用“8'表示。
第三段為二級類目代號,用01-04表示。
第四段為三級類目代號,用二位自然數表示。
第五段為案卷號,按二級類目流水編號。
11.9.3.案卷排架(憑證、報表、其他)按二級類目從1起流水排列、編號,賬簿類按三級類目流水排列編號。
11.10.干部職工檔案類目設置及編號
11.10.1.類目設置
干部職工檔案設置管理人員檔案、員工檔案、死亡職工檔案三個二級類目
11.10.2. 編號的結構形式
干部職工檔案的結構采用四段式,格式如下:
*—9·**—*
第一段為目錄號
第二段為一級類目(干部職工類檔案)代號,用“9”表示。
第三段為二級類目代號。
第四段為案卷號。
11.10.3.案卷排列按二級類目順序排列。
企業檔案室管理規定【2】
一、總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內部發文(包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時,要嚴格履行移交手續,按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(1)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
四、檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議,行政人事部經理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復制時,需經辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經辦公室主任(集團行政人事部經理)及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要,借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
6、借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料,在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經集團總裁批準后,方可銷毀。
4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監銷,監銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經發現,限期上交,經催交仍拖延不交的,除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元-500元,并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經辦公室主任(集團行政部經理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人各罰款500元-1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規定存放電腦檔案,不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20**年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度,結合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
4、以往的相關規定與本辦法不一致的,以本制度為準。
