公共環境安全管理辦法
第一章 總則
第1條 為規范集團公共環境與安全管理,保持環境的整潔、清新、怡人和安全文明,提高全員安全意識,維護良好的企業形象,特制定本辦法。
第2條 本辦法適用于集團總部的公共環境和安全管理工作,各區域公司參照執行。
第3條 主要職責。
1.集團領導:負責環境與安全器具、花木等物品購置和勞務外包協議的審批;負責重大安全事故調查與處置等。
2.行政管理中心:全面負責公共環境與安全管理;建立健全環境與安全管理制度并督促各部門遵照執行;與保安公司、保潔公司等洽談、簽約勞務外包協議,并監督勞務人員工作;定期檢查環境與安全問題,提出整改建議。
3.集團各部門:負責本部門范圍內的環境與安全管理,并遵守公共區域的環境與安全管理制度。
第二章 公共環境管理
第4條 公共環境指辦公大樓的大廳、樓梯、電梯、走廊、墻面、地面、門窗、會議室、洗漱間、食堂以及燈具、窗簾、桌、椅等公共區域的環境及物品。
第5條 公共區域管理。
1.辦公大樓公共區域由專職保潔員負責清潔。
2.禁止在公共場地傾倒、堆放垃圾,禁止將衛生責任區內的垃圾掃入公共場地,禁止隨地吐痰和亂扔果皮、紙屑、煙頭及各種廢棄物。
3.公共走道至少每日清掃兩次,并須采用適當方法減少灰塵的飛揚,做到無垃圾、無積水、無死角。
第6條 辦公環境管理。
1.公共區域辦公環境管理:
①行政管理中心負責組織清潔和管理,公共區域應隨時保持環境的干凈、整潔、整齊、辦公通道的暢通和物品的完好、美觀。
②公共辦公區域各辦公場所的劃分、布局由行政管理中心負責提出統一的安排方案并報行政副總批準后實施,任何人不得隨意改變辦公場所的布局及辦公設備設施的調動和擺放。
③嚴禁在辦公區域內隨意張貼圖片字畫、亂堆亂放物品。
④公共辦公區域內嚴禁吸煙。
⑤損壞辦公區域公共設施、植物、裝飾品的應照價賠償。
2.個人區域辦公環境管理:
①個人區域辦公環境指個人辦公桌面的清理和使用物品的擺放,由個人負責整理。
②個人使用或保管的電風扇、辦公設備(包括打印機、復印機、傳真機等),由使用人或保管人負責外表的清潔。
③辦公桌面只能擺放電腦、資料夾、電話、水杯、筆筒、臺歷和少量材料,下班時應對辦公桌面的物品進行清理,保持整潔,并將座椅推入辦公桌下。
④文件柜內的文件資料應擺放整齊,隨時關閉柜鎖,柜子上方不得擺放其他物品。
⑤各部門人員外出辦事或下班時,應關閉個人辦公設備的電源,最后離開的人員應關閉辦公室門窗和其他電源。
第7條 會議室管理。
1.會議室由公司前臺負責管理。
2.會議室內的衛生每周至少要清潔一次,遇有會議時,會前會后均要清潔。
3.每次會議之前,會議服務人員應進行電源核查、配備飲用水、水果(必要時)等工作。
4.會議服務人員要嚴格室內物品的管理和維護(含花木等),做到會散、人走、電源關、門合閉。
5.與會人員要愛護會議室內的公用財物,不許將室內物品移作他用。
第8條 洗漱間管理。洗漱間由物業保潔,公司后勤管理員(保潔員)負責添加用品。為保證洗漱間衛生,員工應自覺遵守如下規定:
1.注意節約用水,接完水隨手關閥,杜絕長流水等浪費現象。
2.不準在墻上亂涂亂畫,亂貼標識,不得擺放個人物品
3.茶葉應倒到洗漱室的指定籃筐內,紙巾等應扔在垃圾桶內,嚴禁將茶葉、紙巾及其他雜物直接丟棄到洗手池內。
第9條 綠化管理。
1.綠化管理的區域包括前臺、公共辦公區域、各領導辦公室、會議室以及各辦公室有綠化布置的地方。
2.花木公司每周要對集團所有擺放花木進行一次護理,及時適量為植物補充水分,保證所有植物生長狀況良好,對于生病或枯萎的植物要及時救治或更換。
3.未經允許,不得隨意移動植物的現有擺放位置;如因護理原因必須移動,則必須在完成護理后移回原位。
第10條 節約用電。
1.空調與新風系統:
①中央空調根據物業安排,統一開放和關閉。
②各辦公室人員外出時,應隨手關閉本辦公室的空調和新風系統。
2.照明及其他辦公用電:
①各辦公室的照明及其他用電,由各辦公室自行管理,辦公人員應養成節約用電的習慣。
②自然光線充足時,盡量不使用人工照明。
③人員外出、中午休息及下班后應關閉照明及其他電器的電源。
第三章 安全管理
第11條 當有外來人員到訪公司,前臺文員應判別來訪者身份,保險員、推銷員不得進入。明確訪客身份后,由前臺文員安排等候及會面,并作來訪登記;未經許可不允許直接進入辦公區域。
第12條 消防安全。
1.各部門負責人為防火安全負責人,其主要職責是:落實執行有關消防安全的規章制度;檢查本辦公室的消防安全情況;糾正違章行為,及時發現消除消防安全隱患。
2.公共區域須張貼消防疏散示意圖,并且物品擺放有序,嚴禁堵塞消防通道。集團的消防安全工作,要本著以“預防為主,防消結合”原則,防患于未然。
3.集團辦公區域須配備充足的消防器材,并定期檢查器材的狀態,做到三定(定點、定型號和用量、定專人維護管理),保證各項防火設施安全有效。
4.行政管理中心應建立安全檢查制度,并嚴格執行定期安全檢查,以便及時發現安全漏洞和消防安全隱患。
5.公共環境不得存放易燃易爆危險物品,包括廢棄的易燃物品。
6.公共環境內的各用電設備要正確使用,電源插頭應使用合格產品,不得亂拉臨時電線;嚴禁將無插頭電器電線直接引入插座進行電路聯接。
7.各崗位員工每天下班前要關好門窗、關閉個人電腦以及斷開其他相關電源設施,確保安全。消防通道要保持暢通,不得堆放任何雜物。
8.任何人發現火險,都要及時、準確地向保衛部門或消防機關報警(火警電話119),并積極投入參加撲救。集團接到火災報警后,應及時組織力量配合消防機關進行撲救。
9.各崗位員工按使用說明書定期檢查消防器材。發現消防器材失效時要及時報告,由行政管理中心組織進行維修及更換工作,并做好記錄。
第13條 財產安全。
1.各中心負責人每日下班后,須檢查辦公室門、窗、電器的關閉情況;負責人如果出差,則須指定本中心其他人員做好該項檢查工作。
2.員工私人貴重物品,應妥善保管。辦公室抽屜在人離開后要及時落鎖,做好個人物品的防盜工作。
3.一旦發現失盜事件,應先聯系行政管理中心,并封鎖現場。執法人員到現場后,須協助其工作,為執法人員提供資料影印副本,以做好內部調查。
第14條 保險柜的管理。
1.集團保險柜管理主要責任在行政管理中心、財務管理中心。
2.重要文件、重要印章、重要鑰匙、重要合同等統一存放于行政管理中心檔案室的保險柜中,保險柜由行政管理中心主任或指定專職的主管負責保管。
3.財務印章、現金、發票等存放于財務管理中心保險柜中,保險柜由出納負責具體保管。
4.保管人應審慎保管保險柜鑰匙,并嚴守密碼。
5.保險柜內物件如有遺失或失竊,應即呈報領導處理。
第15條 鑰匙管理。
1.集團所有鑰匙由行政管理中心統籌管理、復制;部門的鑰匙由部門自行管理。
2.部門負責人負責管理本部門鑰匙的使用,不得任意復制或允許借予他人使用。
3.集團鑰匙的配置,至少在行政管理中心保留一套,以備急需。
4.鑰匙保管人應遵守下列條件:
①員工離職時應將鑰匙繳交行政管理中心。
②鑰匙遺失時,應立即向行政管理中心報備。
③鑰匙不能任意借予外人使用。
第四章 附則
第16條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。
第17條 本辦法經集團高層經營班子會議審議通過,自下發之日起執行。
