z大學物業合同檔案管理辦法
n大學物業公司合同檔案管理辦法
為進一步規范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學化,特制定本辦法。
一、本辦法所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種協議、合同文本(不包含勞動合同)。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實行公司辦公室集中統一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室應指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負責監督指導各部門的合同管理工作。
3、需以公司名義訂立各種履約性質的協議、文件的部門,為合同承辦部門,承辦部門應根據合同項目需要指定承辦人,試用期內員工不得作承辦人。
三、合同文檔的管理辦法
1、合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。
2、合同編號規則:承辦部門名稱首字母-合同簽署年、月份(六位)-順序號(三位)。示例:jykfb-202206-001(經營開發部2023年6月份第1號合同)
3、合同管理實行承辦部門負責制度,承辦部門對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門負責人為第一責任人,承辦人為直接責任人。
4、公司分管領導對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監督。
5、公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發出要約,作出承諾,簽訂合同或具有履約性質的書面文件。
6、合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬,實行履行跟蹤報告責任制,合同履行及原始資料必須由辦公室保管,承辦部門只留存復印件。
7、保存的合同文檔每年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關人員責任;對超過兩年以上(包含本數)的已履行完畢的合同協議,由辦公室、財務部甄別并予以歸案。
8、辦公室要加強對合同檔案的統計工作,要以原始記錄為依據,編制合同統計清單,以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。
9、各部門員工可到辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須進行登記,由辦公室辦理相關借閱手續,以復印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。
11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節予以處罰。
12、合同文檔的密級為機密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視情節予以處罰。
13、已簽署的合同應明確支付方式及付款時間,并交予財務部及時催、付款。
四、合同文檔的移交
1、各部門在正式簽署合同后,須在一周內將合同正本原件移交辦公室存檔。
2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規律。倘若合同發生變更,則合同編號不予改變。
3、合同文檔移交時,必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續。
五、合同臺賬管理
1、凡以公司名義簽訂的合同,均應由合同經辦部門建立合同臺賬,并同時向辦公室備案,涉及到款項收付的還應同時向財務部備案。
備案是指合同經辦人將合同臺賬、經辦人簽字確認無誤的合同提交相關部門。
2、合同經辦人員及部門應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬并按規定履行備案、移交手續。
3、合同臺賬采用表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。
4合同臺帳應包括以下內容:
1)、合同名稱;
2)、合同主體;
3)、合同內容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責任、糾紛解決方式、對方聯系人及聯系方式及其他須注明的事項);
4)、合同履行情況(合同履行的進度、合同履行完畢的時間);
5)、備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)
6)、其他應當記載的重要內容。
5、合同臺賬應附以下資料:
1)、合同文本;
2)、對方加蓋公章的企業法人營業執照等對方應提供的資料的復印件;自然人身份證復印件;
3)、對方委托代理人授權委托書及代理人身份證明;
4)、補充合同、會議紀要、往來函電;
5)、其他與合同有關的重要資料。
6、合同履行過程中發生變更、中止等情形的,合同經辦人應及時在合同臺賬表備注欄中予以注明,并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更(包括付款金額、付款時間、付款條件等情形)的,同時報財務部備案。
7、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務人員,有權對備案合同及所附資料進行審查,發現程序不符、內容有誤或資料不全等問題時,應及時要求合同經辦人員采取措施予以糾正或補充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。
六、本辦法由公司辦公室負責解釋。
本辦法自頒布之日起執行。
