某物業財務管理運作制度

發布時間：2023-11-15 07:00:25 查看人數：78

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某物業財務管理運作制度

一、管理方案

財務系統的設置按深圳花園具體情況劃分核算單元,每個核算單元為一個成本中心,由各成本中心,由各成本中心及共同成本中心構成物業管理核算體系。

二、管理原則

嚴格監管各管理單元,主要側重于現金收支情況的監督及費用的控制、出包合同及物資采購的監督控制,確保各項費用能控制在預算之內。

三、財務會計制度

總體遵循《中華人民共和國會計法》,《中華人民共和國外商投資企業財務管理規定》、《中華人民共和國外商投資企業會計制度》,國家有關的稅收規定,及物業管理有關規定,具體按財政部《房地產開發企業會計制度》及《物業管理企業會計核算補充規定》執行。

四、財產管理制度

(1)財產管理包括財產的保管、保養、使用、維修及支付保養、維修的各種支出。

(2)財產實行分級管理。所有財產由財務部列帳記載,其中工程、機電、設備類物資由工程部管理,及各使用部門保管;其他物資由辦公室管理,[[及各使用部門保管。

(3)財產物資分固定資產、低值易耗品、辦公用消耗性物品及其它消耗性物品。

(4)所有固定資產和非消耗性物品按使用部門設卡登記;屬個人使用、保管的非消耗性物品按使用人設卡登記。

(5)各種物資應設倉庫保管,各倉庫應分品種、規格和型號設賬記錄各種物品的收、發、存情況,并按月向管理處主任、主管部門和財務部報送月報表。

(6)各種物品必須按規定定期進行檢修。由使用部門提出檢修計劃,經批準后,由對口部門安排維修。

(7)固定資產發生損壞時,使用部門應立即報告管理部門。損壞嚴重時,必須報告管理處主任。屬責任事故者,對當事人予以嚴肅處理。

(8)低值易耗品和非消耗性物資發生損壞時,由使用部門或使用人向有關管理部門辦理交舊領新。屬人為損壞者(包括需維修的)。由責任者進行賠償。

(9)固定資產或低值易耗品報廢時,由使用部門填寫報廢表,經倉管主管部門鑒定并經總物業經理批準后廢發。由歸口主管部門進行處理。所有物品進行檢修、報廢時均需報財務部備案。

(10)固定資產的折舊年限按國家的規定每一固定資產預計殘值率10%,確定其殘值后,按直線法計提折舊,從投入使用月份的次月起,按月計提;停止使用的,自停用月份的次月起,停止計算折舊。固定資產提足折舊后,仍可繼續使用的,不再計提折舊;提前報廢的,不補提折舊。

(11)各種低值易耗品在領用后,原則上一次性攤銷。但數額較大的,按使用時間攤銷。

(12)購置各種物品必須辦理進倉驗收手續;領用各種物品,必須填寫領料單,經部門主管簽批后辦理領用。庫存物品每月至少盤點一次,發生盤盈、盤虧或變質,應立即查清原因,報告主管領導。情況嚴重的,應報告總物業經理。

(13)各部門所有的收支結算一律通過財務部辦理。

(14)庫存現金必須嚴格執行國家關于現金管理的有關規定。當日發生的收入一律送入銀行,一般不得坐支。每日結出余額,每周填制現金收支報表,做到賬款相符。發現現金短缺或溢余,應立即向財務經理報告,并查明原因。重大事故應立即報告總物業經理。

(15)銀行存款的收支應每天結出余額并每周填制銀行存款報表。月結時,應取得銀行對賬單,填制銀行存款調節表。

(16)對外簽訂的各種合同,均應送財務部,由財務部監督和配合合同的執行。

(17)銀行的結算憑證、發票、有價證券等統一由財務部管理。

五、物資管理制度

(1) 物資分類:

i)固定資產:單位價值在1000元以上(含1000元),使用時間在1年以上(含1年)。

ii) 低值易耗品:單位價值在100元以上-1000元以下,使用時間不足1年或超過1年的物品。

iii)辦公用品:辦公用消耗性物品。

iv)物料用品:管理所需的消耗性物品。

(2) 物資采購(工程)申請審批程序

a 所有采購須先由各所在物業管理處填寫'采購單/工程承包確認單',由物業管理處主任簽批后報物業管理公司審批:

a) 總額在500元以上、1000元以下者,采購部門須提供1-2份報價單,由物業管理處主任審批后報物業管理公司審批;

b) 總額在1000元至10000元以下者,采購部門須提供不少于2份的報價單;由所在物業管理處主任審批后報物業管理公司審批;

c) 總額在人民幣1萬元至2萬元以下者,采購部門提供3份報價單,由所在物業管理處主任審批后報物業管理公司審批;

d) 總額在人民幣2萬元至5萬元以下者,采購部門提供4份以上報價單,由所在物業管理處主任審批,報物業管理公司審批;

e) 總額在人民幣5萬元至10萬元及以上者,采購部門須提供5份以上的報價單,由所在物業管理處主任初審,報物業公司審批。

b.'采購單/工程承包確認單'一式五聯,分別為:-

第一聯(白色)- - - - - - - - - - - - 承包商/供應商留存

第二聯(紅色)- - - - - - - - - - - - 所在物業管理處經理留存

第三聯(綠色)- - - - - - - - - - - - 物業管理部會計處留存

第四聯(黃色)- - - - - - - - - - - - 采購人員在申請付款時作附件給會計部

第五聯(藍色)- - - - - - - - - - - - 存檔于物業管理公司

c.所有采購及工程項目對外須簽定正式合同,備合同原件或復印伯睛份給會計存檔;

d.所有采購及工程項目完成并經有關部門驗收合格后,會計部門才能予以付款。

e.對辦公用品及其它低值易耗的物品及維修材料等的收、發各物業管理處須指定專人進行登記。

(3) 物資的領用、使用、保管制度

a) 專人使用之固定資產及及低值易耗品,由使用人辦理領用登記手續,并負有保管責任;公司及部門共用物品,必須指定專人保管,保管人履行領用手續并負有保管責任。員工離職或調離必須辦理物品交接手續。

b) 日常物品的出入庫須填寫出入庫單。倉庫管理人員在物品領用時必須憑有關人員的簽名的領料單辦理出庫手續。

c) 各部門領用物品須填寫領料單,由部門主管及有關部門人員簽名后方可到倉庫辦理領用手續。

d) 各部門領用之物品,須建立部門領用物品使用登記薄,包括領用時間、領用人、領用數量及用途。

e) 倉管人員應及時將出入庫單送至財務以便入賬。財務應定期匯同倉管員對庫存物資進行盤點。并對物資的采購、消耗、使用情況匯總分析,形成分析報告。

六、成本控制

(1) 嚴格按預算對各單元進行控制;

(2) 嚴格按規定審查各種財產物資的申購程序及合同報價等;

(3)員工借款必須嚴格執行審批制度。借款人先填寫

借款申請單,經部門主管、財務主管及管理處主任審批后,由財務部辦理借款。所有借款除零星采購可使用現金外,均采用支票或匯票結算。現金借款不得超過rmb1000元,申請人必須還清舊款方可申請新的借款。

(4) 有關部門費用報銷規定

a)管理處必須嚴格遵守有關審批程序,凡需購買之物品,要先填寫'采購/工程承包確認單',由管理處管理處主任簽名,呈物業管理公司審批后方可履行采購。所有'采購/工程承包確認單'由各部門填寫所購物品清單交管理處出納,由出納統一填寫并編號。要求所填內容、金額必須齊全。

b)所有報銷須取得正式的發票、單據,并有經辦人的簽名(全名);

-市內交通費:外出辦事非緊急情況不得搭乘的士,特殊情況除外,但事先須征得管理處管理處主任同意。報銷時,報銷人必須在的士車票背面注明**年**月**日,由**地方到**地方辦理**事情,并簽名(全名)。

-辦公用品:各部門若需購買辦公用品,每月初須填寫'辦公用品申請單'交由行政文員匯總后統一申請,并按規定程序填寫'采購/工程承包確認單'經管理處主任簽名呈物業管理公司審批后方可履行購買。臨時急需要的零星辦公用品必須填寫'零星物品申購單'(附后)向管理處主任申請,經同意后由行政文員臨時購買。其他人員不得隨意購買辦公用品,否則不予報銷。任何人不得擅自購買任何收據,如有需要應到物業管理部會計處領取。

-工程部使用的工具用具及維修用品必須按月預算,統一申請并按本規定之'一'項的要求操作。臨時急用之維修用品須填寫'零星物品申購單'向物業管理公司申請,經同意后,方可購買,并及時將該筆報銷單據傳真至物業管理公司按規定程序審批。

-通訊費用:

① 管理處管理處主任之手機費用按500元/月標準報銷,超過部分自理,如實際費用不足報銷標準,按實際發生數據實報銷。但不再報銷call機臺費。

② 管理處主管及以上級員工按規定每月憑據報銷call機臺費(數字機)。

③ 其余員工call機臺費一律不得報銷,特殊情況需報銷call機臺費者須由管理處管理處主任單獨書面申請,須詳細說明被申請報銷人員報銷該費用之必要性,經物業管理公司審批后從審批當月開始按審批標準執行。

④ 報銷人取得通訊費報銷單據后應及時按月報銷,下列情況不予報銷:

●所取得之原始憑據之客戶名稱與報銷人不相符者,不予報銷;

●用其他月份之原始憑據代替當月憑證報銷者,或擅自修改原始憑證者,不予報銷;

⑤ 所有購買之辦公用品及維修用品報銷時須附清單于發票后,否則不予報銷。

(5) 報銷程序:

●經辦人員在報銷單據背后簽名后,填寫'費用報銷單'并在'報銷人'處簽名,并將發票單據整齊粘貼于'費用報銷單'之后;出納審核'費用報銷單'所填數據與其附件發票單據的數據是否相符;所填單據內容是否符合有關財務規定;

●管理處主任簽名。