工程管理信息溝通管理制度
第一章 總則
第1條 為了促進工程管理信息在集團工程管理中心、區(qū)域公司、項目部以及集團總部各職能部門之間的溝通交流,同時加強與外部相關(guān)方的溝通,制定本辦法。
第2條 本程序適用于工程管理方面信息的溝通與交流。
第3條 本辦法主要依據(jù)《信息、溝通、協(xié)商控制程序》(出自五洋《管理體系程序匯編》)。
第4條 主要職責(zé)。
1.集團工程管理中心:負責(zé)收集國家有關(guān)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等,負責(zé)與集團公司領(lǐng)導(dǎo)、主管部門、甲方、各職能部門、區(qū)域公司之間的有效溝通。
2.區(qū)域公司:負責(zé)收集地方有關(guān)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)等,負責(zé)與集團工程管理中心、地方主管部門、甲方、項目部之間的有效溝通。
3.項目部:負責(zé)收集與工程相關(guān)的信息,負責(zé)與區(qū)域公司、甲方、監(jiān)理之間的有效溝通。
第二章 外部溝通
第5條 外部主管部門。溝通的內(nèi)容包括:
1.國家頒布的關(guān)于工程質(zhì)量、環(huán)境保護、職業(yè)健康安全方面的法律、法規(guī)、各類標(biāo)準(zhǔn)等。
2.安全標(biāo)化工地、創(chuàng)優(yōu)工程等創(chuàng)優(yōu)指標(biāo)的申報。
3.施工許可證、質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)等手續(xù)辦理。
4.協(xié)助做好上級的專項檢查、臨時檢查等迎檢工作。
第6條 行業(yè)協(xié)會。溝通的內(nèi)容包括行業(yè)主管部門(地方政府)關(guān)于工程質(zhì)量、環(huán)境保護、職業(yè)健康安全方面的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)文件及各種活動信息和通知等。
第7條 客戶。溝通的內(nèi)容包括客戶回訪、顧客投訴等。經(jīng)營管理中心負責(zé)客戶回訪,顧客投訴可參看《客戶投訴管理辦法》。
第8條 監(jiān)理。溝通的內(nèi)容包括工程進度、質(zhì)量、安全等。
第三章 內(nèi)部溝通
第9條 與上級溝通。溝通的內(nèi)容包括上級下達的指令、通知、文件等。
第10條 與下級單位溝通。溝通的內(nèi)容包括下達的計劃、任務(wù)、安排等。
第11條 與平級溝通。溝通的內(nèi)容包括協(xié)作的方案、事項、雜務(wù)等。
第12條 單位內(nèi)部溝通。溝通的內(nèi)容包括工作的安排、組織、協(xié)調(diào)等。
第四章 溝通方式
第13條 會議。包括定期會議和不定期會議,會議要做好會議記錄。
1.定期會議。包括年度質(zhì)安會議、季度檢查總結(jié)會議、區(qū)域公司月度檢查會議、定期培訓(xùn)會、項目部周例會等。
2.不定期會議。包括專項檢查會議、臨時協(xié)調(diào)會等。
第14條 文字形式。包括制度文件、通知、報表、報告等。填寫《文件發(fā)放登記表》。
第15條 通訊工具。包括信息平臺、網(wǎng)絡(luò)、電話、傳真、快遞等。
第16條 走訪。包括定期走訪和不定期走訪。
1.定期走訪。包括客戶回訪、例行檢查等。
2.不定期走訪。包括客戶投訴調(diào)解、關(guān)系協(xié)調(diào)等。
第五章 工作方法
第17條 信息溝通專員。集團公司與區(qū)域公司應(yīng)落實信息溝通專員,促進建立信息溝通網(wǎng)絡(luò)。
第18條 信息收集。由專人負責(zé)收集信息,填寫《文件收集列表》。集團工程管理中心負責(zé)收集國家、行業(yè)的法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)等,區(qū)域公司負責(zé)收集地方的相關(guān)規(guī)定,項目部負責(zé)收集與工程相關(guān)的信息。區(qū)域公司與項目部將收集的內(nèi)容定期上報到集團工程管理中心匯總存檔。
第19條 信息分類。收集到的信息按照質(zhì)量、安全、設(shè)備等進行分類,分發(fā)到各職能模塊,以便信息能得到及時的處理與執(zhí)行,填寫《文件發(fā)放列表》,發(fā)放文件的同時填寫《文件發(fā)放登記表》。
第20條 信息溝通。部門領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)信息的溝通順暢,包括外部、內(nèi)部的信息,建立信息發(fā)布、共享平臺,由專人負責(zé)信息的發(fā)布,確保發(fā)布的及時、準(zhǔn)確性。
第21條 信息反饋。信息接收方由專人負責(zé)確認信息的收到和反饋,反饋的信息由專人負責(zé)傳遞到相關(guān)職能人員,以便能得到及時的處理。
第22條 信息存檔。由專人負責(zé)信息的整理和存檔,編訂成冊,制成統(tǒng)一目錄,以便查閱。
第六章 附則
第23條 本辦法由集團工程管理中心負責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第24條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過,自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第25條 附件:(1)文件收集列表;(2)文件發(fā)放列表;(3)文件發(fā)放登記表。
