第1篇 某某山莊檔案管理制度
某山莊檔案管理制度
1.各部門辦理完畢的文件,要及時移交行政辦公室,并按'條款類目'分別存放,三個月后,經檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.每天及時將文件歸檔,以免散失和積壓;嚴格執行檔案清理和整理制度,實行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借閱檔案催要不及時與遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。
3.準確做好檔案索引,以便于查找。
4.歸檔前要做好文件資料的歸卷和立卷工作,使所有資料和文件可隨查隨得,避免盲目查找。
5.卷內文件包括正文和底稿、文件和附件、請示和批復,頁號一律在右下角,案卷目錄打印四份,卷內目錄打印五份。
6.案卷的厚度一般1.5一2cm,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對破損或褪色的材料要進行修補和復制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以辨認的材料要附上抄件;卷宗標題要標明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。
7.根據卷內文件之聯系,進行系統排列、編張號、抄寫案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷目錄等。檔案目錄包括封面、全卷說明、案卷目錄和卷內目錄。
8.案卷按年代、部門排列,永久與長期、短期案卷分開保管。
9.行政辦公室的門窗要堅固,做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強光和防高溫。
10.每季度對檔案材料的數量和保管情況進行一次檢查,發現問題及時補救,確保檔案的安全。
11.對于失效的檔案要進行銷毀,銷毀檔案前,要認真鑒定,并且登記造冊,并經行政辦公室主任審批后方可銷毀。
12.秘密級或以上密級檔案銷毀時,必須派專人監銷,防止失密,嚴禁將檔案作為廢品直接處理。
第2篇 八達嶺山莊業主委員會檔案管理制度
北京八達嶺山莊業主委員會檔案管理制度
(20**年*月*日業委會會議通過)
第一條 所有檔案資料,由業主委員會指定專人負責保管。
第二條 各種檔案資料應分類進行登記、編號,妥善保管。
第三條 檔案室設在物業樓二層。
第四條 檔案資料主要包括:
(一)各類會議記錄、紀要;
(二)業主大會、業主委員會作出的決議、決定等書面材料;
(三)各屆業主委員會產生、備案的材料;
(四)山莊內所有建筑物產權清冊及業主聯系方式;
(五)訂立的物業管理服務合同;
(六)山莊標識,有關法律、法規和業務往來文件;
(七)業主和使用人的書面意見、建議書;
(八)維修資金收支情況清冊;
(九)會議錄音、錄像、照片等;
(十)竣工總平面圖,單體建筑、結構、設備竣工圖,配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;
(十一)設施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料;
(十二)物業工程驗收和質量保修文件,物業使用說明文件;
(十三)物業管理所必需的其他資料,包括物業交費統計表、物業經營開支統計表、物業服務人員花名冊等;
(十四)其它有關材料。
第五條 委員因工作需要須查閱檔案資料,并認真填寫檔案查閱單,不得將資料帶出檔案室。
第六條 業主查閱檔案資料,須經兩名業委會委員簽字同意,并辦理查閱手續,不得將資料帶出檔案室。
第七條 查閱檔案的委員和業主應尊重業主的隱私權,依法保守秘密,若泄密依法承擔全部責任。
第八條 因管理不當,發生檔案資料遺失或殘缺,檔案管理人員的應承擔相應責任并賠償由此產生的損失。
第九條 本制度經業主委員會會議通過,按照《議事規則》第二十六條公示后生效。
