第1篇 大廈客戶檔案管理制度4
大廈客戶檔案管理制度(四)
1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。
2.客戶資料按單元號一戶一檔建立,按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內。
3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成,退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4.每個客戶檔案均按日期順序排列,將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的標牌須與檔案內現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。
6.客務部每年整理一次退租客戶檔案,對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。
7.客戶檔案查閱可向客務主管借出,經客務部經理批準后在客務部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改,客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。
9.客務部檔案應積極推行計算機管理,由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng),將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中,進行資料分析、整理和信息傳遞。
第2篇 某辦公大廈客戶檔案管理制度
辦公大廈客戶檔案管理制度
a.物業(yè)部客戶管理的日常工作包括:
1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真登記并制作各種表格,發(fā)給相關客戶的文件應做到誰接收誰簽字,誰放放誰簽字,并做好歸檔整理工作。
2]協(xié)調與客戶之間的關系,加強橫向溝通;
3]做好與客戶有關各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4]接聽客戶投訴,做好相關記錄,并及時解決投訴問題;
5]聽客戶工程報修電話,認真填寫維修單,及時聯(lián)系修復。
b.客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料:
1]收集客戶公司資料
2]客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3]客戶裝修工程文件
4]客戶遷入時填具之資料
5]客戶資料補充:
'客戶聯(lián)絡資料,客戶相關負責人身份證復印件
'客戶緊急聯(lián)絡人的資料
'客戶日常工作聯(lián)系人的人事變遷資料
'客戶申請銘牌資料
'客戶公司營業(yè)執(zhí)照副本復印件及年審資料
6]客戶與管理中心往來文件
7]客戶違規(guī)事項與欠費記錄
8]客戶請修記錄
9]客戶投訴記錄
10]客戶拜訪、回訪記錄
11]客戶單位有關的工程檔案及施工方的相關資料(二次裝修工程有關資料)
c.歸檔要求
1]歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。
2]歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確、真實。
3]所有同租戶有關的各種事項均應填寫清楚,存入租戶檔案內。
4]所有文件資料必須及時歸檔。
5]檔案內文件按簽發(fā)日期的先后順序保存,并建立詳細目錄,以便日后查閱。
6]所有租戶(企業(yè)資料)與管理公司及相關單位書面往來文件均需存入租戶檔案,不得遺漏。
7]檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續(xù),借出檔案須在規(guī)定時間內歸還。
d.檔案銷毀
1]如有任何文件無需繼續(xù)存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。
2]保密文件(如租戶檔案等)應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。
3]所有存檔的文件均應定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。
