會館辦公管理制度
休閑會館辦公管理制度
(一) 電腦
1.總經理辦公室文員根據公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統,同時遵守公司的相應保密制度,禁止非文秘管理人員接觸電腦,輸入電腦的信息屬公司機密,未經批準不準向任何人提供、泄露,違者視情節輕重給予處理。
2.辦公室文員必須按照要求和規定采集、輸入、輸出信息,為領導和有關部門決策提供信息資料。
3.根據保密原則需要,由總經理辦公室文員對行政、業務文件目錄設定統一管理的電腦密碼。
4.非文員及相關管理人員外任何人不得私設置、更改電腦密碼,不得私自拷貝電腦內部任何文件,不得私自瀏覽電腦內部任何與自己本身無關的文件,發現一律嚴肅處理。
5.愛護各種設備,降低消耗、費用。對各種設備應按規范要求操作、保養。發現故障,應及時報請維修,以免影響工作。
6.嚴禁將電腦用于私人學習或玩游戲。違犯者視情節輕重給予罰款處理或行政處分。
(二) 傳真機、復印機
1.由公司辦公室文員統一管理與使用。
2.建立嚴格的使用登記制度。
3.未經許可,個人不得自行操作使用。
4.所有復印的項目必須由營業經理簽字,注名頁數、用途等。
(三)打印
1.經理、各部門主任及相關人員交由文員打印之文函、文件,需填寫《文書委派單》,并標明文件之性質,由營業經理簽字。如傳真、公函、內部文件及保密級別,急迫性程度由行政文員根據其緩急確定先后秩序。
2.打印完畢后文員先行校核并于《文書委派單》上簽字,轉交委辦部門之經辦人
校核、簽字
3.傳真、公函行政文員須復印存檔(參見收發文流程)
4.文書處理過程中,未經同意行政文員不得將受托文書傳閱他人
(四)辦公用品領用規定
1.公司各部門所需的辦公用,由辦公室統一購置,各部門按實際需要領用。
2.各部門專用的表格,由各部門制度格式,由辦公室統一訂制。
3.辦公用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。
4.所有員工對辦公用品必須愛護,勤儉節約,杜絕浪費,禁止貪污,努力降低消耗、費用。
5.購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用,由辦公室主任審批,購置大宗、高級辦公用品,必須按財務管理規定報總經理批準后始得購置。
6.所有辦公室的紙張,必須雙面使用完畢后,才能作廢,特殊文件銷毀除外。
(五)電話使用規定
1.電話為辦公配備、使用。不得因私事接打電話,不得妨礙聯系公務。
2.禁止員工為私事掛發長途電話。違者除補交長途電話費外,給予罰款處理。確有急事者,應先請示部門領導同意,并按郵電部門規定交長途電話費。
3.聯系業務時應盡量減少掛發長途電話,降低費用。
