集團企業禮贈品管理制度
集團公司禮贈品管理制度
第一章總則
第一條為規范公司禮(贈)品的管理,特制訂本制度。
第二條本制度適用于江蘇xx實業集團有限公司。
第二章管理條例
第三條禮品采購
(一)行政部負責人根據禮品的日常用量,確定各類禮品的最高、最低庫存量。
(二)行政部庫房管理員負責定期清點各類禮品的庫存量,當庫存接近最低庫存量時,應及時將請購計劃報行政部負責人審批。
(三)每逢春節、中秋、'十一'等重大節假日,各相關部門須提前一個月向行政部上報禮品計劃,由行政部負責人根據計劃確定采購量。
(四)禮品采購由行政部負責人統一安排,視實際情況由供應部或相關人員辦理采購。
第四條禮(贈)品的繳庫
(一)禮品入庫:庫房管理員必須查點禮品的數量、標識等項目,如發現禮品數量、單據等不齊全、標識不清或質量有問題時,不得辦理入庫手續。
(二)贈品入庫:所有因工作關系獲贈的總價值超過30元(含)的禮品均應按公司規定,上繳至行政部統一管理。
(三)公司采購或員工獲贈的禮品繳庫時,應填寫繳庫單。贈品繳庫時須備注贈送方或贈送事由。
(四)繳庫單填寫要求:對繳庫部門或個人、時間、禮品名稱及規格、單位、價格、數量逐項填寫。驗收人、繳庫人、繳庫部門及行政部負責人簽字有效。
第五條禮品庫管理
(一)禮品庫由庫房管理員負責管理,由保安協助管理。
(二)由當值保安負責對當日煙、酒等禮品領用進行登記,由庫房管理員于每日上班后及每日下班前對庫房禮品數進行清點并登記臺帳,當值保安于每日下班前對庫房禮品數進行清點并登記臺帳,嚴禁漏盤、少盤、錯盤現象。
(三)查點中發現問題和差錯,應及時查明原因,并進行相應處理。
(四)庫房鑰匙由庫房管理員負責保管。庫房管理員不在崗時,鑰匙由當值保安負責人負責保管。未經行政部負責人批準,任何人不得將庫房鑰匙帶出公司,更不得將庫房鑰匙轉交他人使用或代為保管。
(五)煙、酒、茶葉、食品等要分類存放,做到標識清楚、擺放整齊;禮品在存放時應擺放合理,搬運時應小心輕放,避免發生破損。禮品如有破損,庫房管理員應及時上報行政部負責人,由行政部負責人根據破損原因進行處理。
(六)庫房管理員必須定期對禮品進行分類整理,對存放期限較長,逾期失效等不良存貨,要以書面形式報至行政部負責人處,由行政部負責人提出處理意見,處理結果須報送財務部門。
第六條禮(贈)品領用
(一)禮品出庫必須遵循先進先出原則。
(二)各部門如需領用禮品必須填寫《禮品領用申請單》,對領用部門、領用事由、禮品名稱及規格、單位、要數、所送單位及人員姓名逐項填寫,由領用部門負責人簽字后交行政部負責人審核簽字。
(三)《禮品領用申請單》經行政部負責人簽字同意后,領用部門方可填寫出庫單辦理禮品領用。
(四)庫房管理員見出庫單方可為領用部門領用禮品。出庫單填寫要求:對領用部門、禮品名稱及規格、單位、要數逐項填寫,由領用部門經辦人、負責人簽字,行政部負責人審核簽字、發貨人簽字。庫房保管員在單據不符合要求或沒有出庫單的情況下發貨,責任由保管員承擔。
第七條禮品退庫
(一)對沒有用完的禮品,原出庫部門或出庫經辦人要立即辦理退庫手續,如因特殊原因禮品未能及時用完,超過二天時間必須辦理退庫,杜絕自行存放。
(二)退庫時,驗收人員應認真點驗,并準確、逐項填寫繳庫單,要求使用紅色復寫紙、紅色水筆,經領用部門經辦人、負責人及行政部驗收人、負責人簽字生效。
第八條禮品臺帳處理
(一)禮品臺帳由庫房保管員負責建立,按品名分頁建立數量、金額多欄式臺帳,臺帳建立應將禮品與贈品分開入帳。
(二)行政部負責根據相關繳庫單和出庫單進行不定期核查,發現問題及時上報。
(三)各類單據不得隨意涂改,發生涂改的單據視為作廢。
第三章考核辦法
第九條采購人、保管員、領用經辦人如有作假或偷竊行為,一經查出,十倍賠償經濟損失并開除。
第十條出現禮品丟失,相關責任人將按禮品進價進行賠償。
第十一條因擺放或搬運不當造成禮品損壞的,相關責任人將按禮品進價賠償。
第十二條出現下列情形的,將根據情節扣除責任人相應績效分數
(一)因庫存不足影響使用的;
(二)禮品的繳、領、退等手續不清的;
(三)臺帳混亂不清,無日報表和庫存清單的;單據保管不善造成破損或遺失的;
(四)未實施監督與定期盤存的;
(五)未按要求領、退禮品的。
第四章附則
第十三條本制度解釋權歸行政部,監督執行權歸總經辦。
第十四條本制度自頒布之日起正式執行。
