藥業企業文件管理制度
xx藥業文件管理制度
1.目 的:為確保文件收發等事務正常、順利進行,規范文件管理,特制定本規定。
2.適用范圍:本制度適用于總公司,各分子公司應根據本制度制定細則并報總公司批準后執行。
3.權責說明:總經辦管理公司的收發文工作,各部門負責本部門相關文件的管理。4.公司發文
4.1公司發文由公司總經理(或其授權人)簽發,加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發布的文件。
4.2公司發文程序
4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件,必須經分管領導同意后起草,交總經辦核稿后呈送總經理簽發。
4.2.2總經理簽發后由總經辦制作文件,并將總經理簽發原件一起送印鑒管理員蓋章。
4.2.3蓋章完畢后,由總經辦辦理發、送、呈、存檔事宜。
4.2.4未簽發的文件,總經辦按收文分類登記;簽發后的文件按發文分類登記。總經辦需做好收文及發、送、呈登記,并將有總經理簽字的原件存檔。
4.3公司發文分類、編號:西藏藥業〔2006〕××號。
4.4對外文件必須做成紅頭,以示嚴肅和正規,格式附后。
4.5無總經理或總經理授權人簽字的文稿一律不得加蓋公章。
5.公司部門發文
5.1公司部門在內部行文一律以部門第一負責人、部門分管領導同時簽署生效,不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。
5.2公司部門發文主要分為總經辦發文和其他部門發文。
5.2.1總經辦發文:在管理制度內制訂的實施細則,以及不必對子公司及公司外的其他單位發布的文件,原則上可由總經辦制訂、分管領導簽發生效。
5.2.2其他部門發文。其他部門可在其部門職權范圍內對公司內部部門行文,經部門經理、部門分管領導簽發后,在公司內部有效。
5.3公司部門發文格式附后。
5.4部門發文超出部門職權范圍,又不應由公司發文的,須由相關部門共同簽發,經分管領導批準后行文。
5.5公司內部發文按以下辦法分類、編號:
西藏藥業(總經辦、信息部、***)發〔20××〕××號
6.收文
6.1公司以外單位送、發給我公司的文件由收文單位簽收,包括:政府職能部門行文、業務管理部門行文、合作、協作單位行文等,同時填寫《收發文登記表》,格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當日立即填寫《收文處理表》報送有關部門和有關人員,不得積壓延誤;屬于急件的,應在接件后立即報送。
6.2各部門應指定專人辦理收文事宜。
6.3各部門應將處理完后的來文、處理過程和處理結果一并交總經辦存檔,同時,每半年清理一次,沒有及時存檔的全部存檔,并將填寫的《收發文登記表》一起存檔。
7.其他
7.1文件的發文、收文部門負責人應注明文件密級或者'不得復印'、'不得攜出'字樣。
7.1.1絕密:絕密檔案涉及公司重大決策的核心機密,如董事會、公司經營體制度改革、財務制度改革、兼并關聯企業等文件,公司項目招投標文件、財務賬冊、營銷策劃方案、項目設計方案等文件。
7.1.2機密:機密檔案為公司重要證件批文、合同協議、技術資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3 秘密:秘密檔案為僅可內部公開的一般文件資料。
7.2各部門對各類文件必須嚴格分類、專人管理并妥善保管。
7.3單位、個人調、借閱文件或部門間借閱文件,必須按規定填寫文件借閱登記表,屬秘密級以上的文件需分管領導以上人員批準。
7.4文件及有關資料的打印、復印、簽章,必須按規定嚴格辦理,并做好登記,嚴禁未經同意私自處理。
7.5收發文處理不當或不及時造成損失的,由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規定處理,沒有或不及時歸檔的,每次貢獻50元愛心基金。
8.附則
8.1 本制度由總經辦負責解釋。
8.2本制度施行后,凡既有的類似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。
8.3 本制度經總經理批準后自頒布之日起執行。修改時亦同。
附:
