房地產新項目部財務管理制度
房地產新項目部財務管理制度
一、財務計劃管理:
1、嚴格執行資金收支兩條線制度,貫徹資金支出'先計劃后使用'的原則。
2、公司財務部門應按照公司股東會議的決定,依據公司經營目標編制年度財務計劃、月度財務計劃。
3、財務計劃的內容包括:資金籌集計劃、項目成本計劃、項目稅費支出計劃、銷售收入計劃、利潤計劃。
(1)資金籌集計劃:按照資金籌集的渠道編制。分為公司投入計劃、銀行抵押貸款、商品房按揭貸款、預售訂金及其他資金來源計劃。
(2)項目成本計劃包括:土地受讓金、前期工程費、建筑安裝工程費、市政設施費、公共配套設施費、開發間接費計劃。
(3)銷售收入計劃包括:住宅銷售收入、商鋪銷售收入、其他銷售收入計劃。
4、財務計劃編制程序:首先由公司各部門編報本部門的收支計劃交財務部匯總,財務總監簽字,交公司總經理審批,公司以文件形式下發到各有關部門。財務部及其他有關部門應嚴格執行公司財務計劃,財務部有計劃控制權。在執行過程中若出現不可預見的費用支出需調整原計劃,必須報總經理審批或通過股東會議決定。
二、資金管理制度
1、銀行資金管理:公司在銀行開設基本帳戶和一般帳戶,根據項目部業務需要資金分別存入各帳戶。銀行資金和銀行票據統一由出納員保管,銀行資金存取由出納員執行。財務印鑒公章、法人私章由出納負責保管。銀行日記帳由出納員登記和保管,但出納員不得保管記帳憑證。嚴禁任何人公款私存或挪用資金。
2、現金管理:(1)公司現金統一由出納員管理,出納員每天除預留限額(叁萬元)備用金外多余現金必須在下午4:30之前存入銀行。出納員對現金的安全負完全責任,嚴禁白條抵現金及挪用公司現金。現金日記帳和銀行存款日記帳由出納員登記保管。(2)項目支付定在每星期二、五兩天,其他時間出納一般不受理報銷和現金支付業務。
(3)支票的使用必須填寫支票領用單,由經辦人簽字、部門經理審核簽字、財務總監審核簽字、主管財務(或行政部)副總審核簽字、總經理(計劃外部分)簽字后出納方可開出。所開出支票必須封填收款單位名稱,由收取方在支票頭上簽收或蓋章。
(4)出納員在每周完成出納工作后,應將庫存現金、銀行存款的上存、收入、支出、結存情況,編制出納報告表,并對由出納保管的庫存現金,由財務負責人于每周五下午及每月終了進行定期對賬盤查,其它時間進行抽查。
(5)現金出納員必須嚴格遵守執行上述各條規定。
3、備用金管理:公司員工因業務需要借支備用金,應填寫借款申請單,必須經公司財務總監審核簽字,主管財務(或行政部)副總審核簽字,公司總經理批準同意。借支備用金必須在業務辦完后七個工作日內到財務部報帳,繳回多余現金,否則以挪用公款論處。特殊崗位人員因工作需要借用周轉金,應由財務部核定限額,報公司總經理審批。
4、往來資金管理:公司與其他單位的往來款項,財務部必須做到及時清理及時對帳,防止發生死帳呆帳。商品房銷售資金銷售部必須按照公司有關售房規定即時收回,不得拖欠。財務部支付施工單位的工程款必須嚴格按照有關合同和資金狀況合理安排,嚴格履行審批手續。對相關財務支出,如土建施工、水電、材料采購、管理費等必須分類單獨建帳。
三、資產管理制度
1、固定資產管理
(1)固定資產購置由使用部門提出申請,部門經理審核,分管副總簽字報總經理批準。
(2)購置的固定資產由財務部、行政部、使用部門三方負責驗收。使用部門必須辦好領用手續并負責保管和維護,若出現損壞和丟失由責任人賠償。
(3)固定資產由財務部登記入帳并建立臺帳,財務部負責組織定期盤點。
2、流動資產管理
(1)材料、設備等物資的采購由施工方于每月25日前報下月的采購計劃,經工程部經理、財務總監審核后報總經理批準,財務部根據審批的采購計劃做出貨款支付計劃。
(2)工程部必須設有倉庫保管員(未設立的由材料員負責),保管員對采購人員采購的物資必須嚴格把關,對物資的品種、質量、數量等仔細核對,若有不符應拒絕入庫,并通知采購員進行處理。保管員對驗收入庫的物資負完全責任,必須建立物資保管明細帳,對入庫的物資須填制'入庫單',采購員、保管員簽字確認,對領用的物資需填制'領料單',領料單必須有部門經理、倉庫保管員簽字。各部門領料必須填寫領料用途、數量、品名、規格等,多余的物資應及時交回辦理退庫手續。保管員每月必須對庫存物資進行盤點,盤點由財務部負責監督,對報廢物資應及時提出處理意見,報公司經理審批。
(3)完工驗收的產品由銷售部及物管公司負責保管,若出現人為損壞應追究銷售部有關人員責任。若因工程質量、產品功能等方面的原因需要返工,應辦理移交手續。
(4)在建開發產品由承包商施工的,由承包商負責保管,由項目部自建的由工程部負責保管。
(5)低值易耗品、辦公用品由行管部統一采購,行政部應在每月25日前集中各部門的采購申請并做出計劃,計劃由公司總經理批準。行管部采購物品應盡量定點采購,有利于貨款支付安排和獲得價格優惠。
(6)行管部應配備專人進行物品的收、發、存管理,并建立物品領用臺帳。
四、費用管理制度
1、員工工資待遇
(1)員工工資由基本工資和崗位工資兩大塊構成,其中基本工資包括:生活保障工資和公司工齡補貼,崗位工資包括:社保統籌補貼、醫療保險補貼、工地津貼及獎金。公司高層職員的工資及福利待遇不在其范圍內,由公司股東會議決定并以文件形式保存。
(2)公司實行每月26天工作日制,日工資按26天計算,公司按月發放的月工資含加班工資,不再發放除法定節假日外的任何加班工資。
(3)公司發放工資時間為每月十日(發放上月工資)。
2、差旅費標準
(1)住宿費:省內地市級以上城市,部門主管(含)以上職員120元/天單人,其它職員100元/天單人,地級市以下地區,部門主管(含)以上職員100元/天單人,其它職員80元/天單人,省外非沿海經濟發達地區地級以上城市,部門主管(含)以上職員200元/天單人,其他職員120元/天單人;地級以下城市,部門主管(含)以上職員200元/天單人,其他職員120元/天單人,省外沿海經濟發達區地區,部門主管(含)以上280元/天單人,其他職員180元/天單人(以上標準按標間計算)。
(2)伙食費補貼:省內地區每人50元/天;省外非沿海經濟發達地區每人80元/天,沿海經濟發達地區每人100元/天。出差期間如報銷宴請,伙食費補貼相應扣除。
(3)交通費:省內地區出差只能報銷火車硬坐、
汽車票,省外地區出差只能報銷硬臥火車票、汽車票,特殊情況經項目負責人批準可以報銷火車軟臥票或飛機票。乘坐火車、汽車超過晚上12點補助半天伙食費。出差市內交通憑公交車票報銷,特殊原因乘坐的士必須說明理由,并寫清起止地點。
(4)員工參加培訓、學習、會議等,按要求已交會務費的,不再享受出差補助,超支部分自理。
3、業務費開支規定
(1)本著'節約、有效'的原則,在公司所在地招待客人用餐統一由總經辦安排,接待部門先向總經辦申請填寫《客人用餐表》,總經辦安排定點餐館用餐。
(2)由于聯系工作必須贈送禮品需事先請示公司總經理,接待用香煙統一由行政部購買,行政部應登記使用量,并嚴格控制。
(3)其他費用若一次或一件事情超過10000元,必須經總經理批準,超過50000元應向股東會議通報。
(4)通訊費開支標準:公司總經理每月通信費在300元之內按實報銷,副總經理在250元之內按實報銷,中層領導在200元以內據實報銷。
4、公司固定資產的購置五萬元以上,需向股東會議通報協商方可購入。
五、費用報銷制度:
1、票據的報銷要求:
(1)外部取得的原始發票:要求填寫齊全、字跡清晰,包括客戶名稱、服務項目、金額(大小寫應一致)、收款單位蓋章、日期。
(2)差旅費報銷單:此報銷單專為出差報銷使用,后附出差火車、飛機、汽車等票據、住宿發票、寫明出差天數、出差補貼、核出總報銷金額。票面不允許有任何涂改。
(3)支出證明單:此單有兩種用途:一:對于確實無法取得原始票據的情況,填寫此單據,經相關領導簽字后,可以報銷;二:對于一次報銷發票非常多的情況,使用此單進行票據匯總,此票面不允許有任何涂改。
(4)借款單:此單專為因出差或其它原因必須預支現金使用,由本部門負責人審批后,交由財務總監審批,經總經理簽字批準,方可支取現金。借款人要在出差回來后或借款一周內向出納還款或報銷。
(5)費用報銷單:此報銷單為報銷公司各種費用使用,
(6)付款申請單:此報銷單專為支付各種工程款項等使用,
(7)當事人應充分取得費用的相關單據,如:協議、合法的發票等,如因未能取得合法的發票及票據而遭受財務部剔除的部分支出,公司原則上不予以承擔,由當事人自行負責。
2、費用發生完畢后,當事人應及時將收集到的費用單據加以整理歸類,填寫費用報銷單,并規范粘貼票據,粘貼過程中應區別費用性質(如:交通費、住宿費、餐飲費、招待費、辦公費等)分類粘貼,便于歸類計算整理。
3、當事人填寫費用報銷單時,應將費用的發生原因、發生金額、發生時間等要素填寫齊全,并簽名。'費用報銷單'的填寫一律不允許涂改,尤其是費用金額,并要保證費用金額的大小寫一致,否則無效。
4、當事人將填寫完整,附件齊全的'費用報銷單'交本部門負責人進行審批,部門負責人應重點對費用發生的真實性、合理性進行審查,無異議后簽署審批意見并簽名。
5、當事人將取得經過本部門負責人審批后的'費用報銷單'送交財務總監進行審批,財務總監應重點對'費用報銷單'后所附的原始發票和單據進行合法性審查,對費用金額的計算進行復查,無異議后簽署審批意見并簽名,由分管財務(或行政部)副總審核簽字,再由當事人送公司總經理處,由總經理進行最后的審查和審批。總經理核查報銷審批程序和相關人員的簽字是否齊全,字跡是否真實。總經理審查無異議后,簽署審批意見并簽名。
6、當事人取得審批齊全的'費用報銷單'后,應在3天內送交財務部門的出納員手上領取資金,出納人員應對'費用報銷單'進行審查,重點看報銷單是否有涂改、費用的計算是否正確、后附的發票是否齊全合法,審批手續是否齊備。出納人員在審核無誤后方可付款。
7、收支單據辦理完畢后,出納需在審核無誤的收支憑單上簽章,并在原始單據上加蓋現金收、付訖章,防止重復報銷。
8、根據目前公司的機構設置,費用報銷金額在500元以下,由部門負責人財務部負責人簽批,500元以上1000元以下須有主管副總簽批財務負責人簽批,1000元以上由總經理簽批。
六、項目收入管理及帳務處理程序:
公司一切收入都必須登記入賬,納入公司財務部監督范圍,嚴禁收入不入帳、少入帳或設立帳外帳,并建立健全收入分類明細帳,加強對收入的分析、反映和監督,具體帳務處理程序如下:
(1)公司開票員填寫收款收據一式三份,一份存根、一份發票、一份記帳,并簽字確認。銷售開票前應核查合同無誤并將原始資料存檔一份后方可填寫收據。
(2)公司出納查收款項后在收款收據各聯次加蓋'現金(銀行)收訖'或'轉訖'章戳。
(3)收款收據'記帳聯'傳遞財務總監簽字審核(可集中每月審核一次)。
(4)公司會計根據財務總監審核后的收款收據'記帳聯'填制記帳憑證。
(5)根據記帳憑證登錄各收入分類明細帳。
七、項目支出管理及帳務處理程序:
加強項目支出計劃管理,壓縮計劃外開支,厲行節約是項目支出管理的一項基本原則。項目支出應貫徹'先計劃后使用'、'先審批后付款'的原則,具體帳務處理程序如下:
(1)報銷人填寫報銷單,注明費用名稱、報銷人姓名、單據張數、金額合計等項,并將發票依次整齊粘貼在'專用紙'上,部門經理審核簽字。
(2)報財務部總監簽字審核。
(3)報分管工程技術(或行政部)副總審核簽字。
(4)報分管財務副總審核簽字。
(5)報公司總經理審批。
(6)出納根據審批齊全的報銷單支付款項,由領款人在記賬憑證上簽字后,加蓋'現金(或銀行)付訖'章戳。支付日期為每星期二、五兩天,備用金未清算的不得支付。
(7)公司會計復核,填制'記帳憑證'。
(8)月(或旬)末,公司會計根據記帳憑證登錄各支出明細。
八、開發成本核算辦法
財務部門應加強開發成本的核算,結合實際,遵循'科目設置合理,前后連貫一致'的原則,在核算上將費用分為如下成本項目:
(1)土地出讓金:指因開發房地產而征用土地所發生的各項費用。
(2)前期工程費:指土地、房屋開發前發生的規劃、設計、可行性研究以及水文地質勘察、測繪、場地平整等費用。
(3)市政設施費:指土地、房屋開發過程中發生的供水、供電、排污、排洪、通訊、綠化、照明、環衛設施以及道路等基礎設施費用。
(4)建筑安裝工程費用:指在開發過程中按建筑安裝工程
施工圖施工所發生的各項建筑安裝工程費和設備費,包括土石方工程、磚石工程、鋼筋混凝土工程、鋼結構工程、木結構工程、水電工程、地面工程、屋面工程、裝飾工程等發生的費用,含材料費、人工費和設備購置費等,分各單項幢號工程獨立核算。
(5)公共配套設施費:指在開發小區內發生,計入土地、房屋開發成本的不能有償轉讓的公共配套設施費用,如鍋爐房、水塔、社區服務部、派出所、幼托機構、消防、自行車棚、公廁等設施支出。
(6)開發間接費:指為開發房地產而發生的各項間接費用,包括工資、福利費、折舊費、修理費、低值易耗品攤銷、辦公費(含郵電、差旅、交通、印刷等)、水電費、勞動保護費、利息支出等(開發完工以后的借款利息作為財務費用,計入當期損益)。
九、財務會計報告
財務部門必須按照現行會計制度的規定,按期(年、月)編制財務會計報表,主要有以下5種:
1、資產負債表(月報):反映某一日期資產、負債、所有者權益的全貌。
2、損益表(月報):反映一定時期(月、季、年)內利潤(虧損)形成情況。
3、現金流量表(年報):反映當年現金流入和流出總量。
4、利潤分配表(年報):反映企業利潤分配(虧損彌補)情況和年末未分配利潤(未彌補虧損)結余情況。
5、現金、銀行收支報告表(月報)。
一般情況下,年終財務部門編制年度財務情況說明書,對當年財務狀況和經營成果進行分析和總結。月報應對本月財務狀況進行分析,對變化較大的項目應分析原因并提出建議。
根據公司需要增設以下報表:(1)開發成本計算表;(2)開發間接費用計算表;(3)應收、應付款項明細表;(4)應交稅金明細表;(5)預付帳款明細表;(6)售房收入分析報告表等。銷售周報、現金日記帳應于每星期一前電郵或書面形式送交財務總監、分管副總及公司總經理,其它財務報表應于每月10日前電郵或書面形式送交財務總監、分管副總及公司總經理。
十、審計
項目財務審計每季進行一次。
十一、財務人員守則
1、遵守公司員工守則,強化業務學習,工作認真負責,確保不出差錯。
2、嚴格遵守財務制度,做好事前、事后、事中監督,凡未按制度規定的收支,一律追究財務相關人員的責任,每次扣罰年總收入的5%,違規三次以上解聘責任人。
3、財務人員違規造成的損失由本人承擔賠償責任,并依法追究其法律刑事責任。
具體如下:
(一)出現下列情況之一的,對賬務人員予與警告并扣發本人年總收入的5%:
(1)超出規定范圍、限額使用現金的或超出核定的庫存現金金額留存現金的;
(2)用不符合財務會計制度規定的憑證頂替銀行存款或庫存現金的;
(3)未經批準,擅自挪用或借用他人資金(包括現金)或支付款項的;
(4)利用賬戶替其它單位和個人套取現金的;
(5)未經批準坐支或未按批準的坐支范圍和限額坐支現金的;
(6)保留賬外款項或將公司款項以財務人員個人儲蓄方式存入銀行的;
(7)違反本規定條款認定應予處罰的。
(二)出現下列情況之一的,財務人員應予解聘,并追究其法律刑事責任:
(1)違反財務制度,造成財務工作嚴重混亂的;
(2)提供虛假的會計憑證、賬表、文件資料的;
(3)偽造、變造、謊報、毀滅、隱匿會計憑證、會計賬簿的;
(4)利用職務便利,非法占有或虛報冒領、騙取公司財物的;
(5)弄虛作假、營私舞弊,非法謀私,泄露秘密及貪污挪用公司款項的;
(6)在工作范圍內發生嚴重失誤或者由于玩忽職守致使公司利益遭受損失的;
(7)有其他瀆職行為和嚴重錯誤,應當予以辭退的。
